Il processo tributario telematico
05 Novembre 2019
Il quadro normativo
Le premesse normative per una progressiva digitalizzazione del processo tributario sono state poste nel 2011: in particolare, l'articolo 39, comma 8, del decreto legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito in legge 15 luglio 2011, n. 111, ha introdotto specifiche disposizioni per una completa informatizzazione del processo tributario telematico (PTT), anche in attuazione dei principi previsti dal codice dell'amministrazione digitale, con l'obiettivo di conseguire maggiore efficienza e celerità nella definizione dei giudizi e risparmi gestionali per gli operatori del settore. L'attuazione di tale obiettivo è stata affidata all'adozione di un Regolamento ai sensi dell'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, emanato nel 2013 con il d.m. 23 dicembre 2013, n. 163. Il predetto Regolamento affidava la concreta attuazione della digitalizzazione delle varie fasi del processo ai decreti attuativi delle regole tecniche definite con il decreto del Direttore Generale delle finanze del 4 agosto 2015, con la specifica dei formati gestiti, della tipologia di firma digitale ammessa e della procedura da seguire per la registrazione al PTT e per il deposito degli atti e documenti. In seguito, il processo telematico è stato gradualmente esteso sul territorio nazionale, in base all'adozione di appositi decreti direttoriali e, dal 15 luglio 2017, è divenuto operativo in tutte le Commissioni tributarie provinciali e regionali. Occorre, tuttavia, precisare che, ad oggi, le fasi processuali interamente telematizzate sono quelle della notifica, della costituzione in giudizio e del deposito degli atti processuali, oltre che della consultazione del fascicolo processuale. Restano, invece, da digitalizzare i provvedimenti adottati dal giudice tributario ed il verbale d'udienza. Si tratta di atti formati in originale analogico che sono scansionati e firmati digitalmente dal personale dell'Ufficio di segreteria delle Commissioni tributarie per poi essere inseriti nel fascicolo informatico. Il Processo Tributario Telematico (PTT) dal 1° luglio 2019, dopo una fase in regime di facoltatività, diviene uno strumento obbligatorio per i giudizi instaurati, in primo e secondo grado, con ricorso/appello notificato a partire dalla predetta data. Le novità giungono a seguito della modifica all'art. 16-bis del d.lgs. n. 546/1992 da parte del d.l. n. 119/2018 (conv. in l. n. 136/2018) che ha stabilito che la notifica ed il deposito degli atti processuali presso le segreterie delle Commissioni tributarie siano eseguiti esclusivamente in modalità telematica. Il regime cartaceo, tuttavia, non scompare del tutto: la vigenza dei depositi cartacei, infatti, rimane facoltativa nei processi in cui i contribuenti stanno in giudizio senza difensore e fino a 3.000 euro di valore della controversia. Gli atti processuali da depositare con modalità telematiche devono essere redatti secondo le regole tecniche previste dall'art. 10 del d.m. 4 agosto 2015, come novellato dal decreto del Direttore Generale delle Finanze del 28 novembre 2017. Occorre, tuttavia, distinguere le modalità di predisposizione degli atti digitali tra:
Quanto agli atti principali, gli stessi devono essere nativi digitali, redatti con un programma di videoscrittura, senza procedere a stampa o scansione, e devono avere i seguenti requisiti:
Si sottolinea, relativamente all'utilizzo delle firme digitali nei vari processi telematici, che la Suprema Corte di cassazione, in applicazione dei principi comunitari, ha equiparato la valenza giuridica delle firme PADES e CADES, ritenute entrambe valide ed efficaci (cfr. Cass., sez. un.,n. 10266 del 2018). Pertanto, dal 6 luglio 2019, il sistema informativo della giustizia tributaria (SIGIT) consente anche il deposito di file sottoscritti con firma PADES (PDF Advanced Electronic Signature), che non aggiunge alcuna estensione al nome del file ma consente di firmare digitalmente esclusivamente file in formato “.pdf”. Infatti, il documento con la firma PADES può essere visualizzato nel formato originale utilizzando il software libero di “Adobe Acrobat Reader”. Quanto, invece, ai documenti informatici allegati all'atto principale, per i quali è ammessa anche la scansione in formato immagine di documenti analogici, i relativi file devono avere le seguenti caratteristiche:
Nel caso in cui si debbano depositare file in numero maggiore di 50, dopo aver trasmesso l'atto principale (ricorso/appello, controdeduzioni, ecc.) si potrà provvedere a successivi depositi tramite la funzione “altri atti e documenti”. L'Ufficio di Segreteria della Commissione provvederà poi a inserire tali atti nel relativo fascicolo informatico, previa conferma dell'abbinamento. La notifica degli atti digitali
Il nuovo articolo 16-bis del d.lgs. n. 546/1992 prevede che le notifiche ed il deposito degli atti del processo tributario debbano avvenire esclusivamente con modalità telematiche. Tale regime di obbligatorietà, come anticipato, si applica dal 1° luglio 2019 e riguarda i giudizi instaurati, in primo e secondo grado, a decorrere da tale data. Dal 1° luglio 2019, quindi, gli atti introduttivi del giudizio devono essere notificati alla controparte tramite la posta elettronica certificata (PEC) e, nel termine dei successivi 30 giorni, depositati in Commissione tributaria con modalità telematiche (sistema di Upload). Qualora la notifica degli atti non vada a buon fine per mancata indicazione della PEC, per non reperibilità della PEC dai pubblici elenchi o per cause imputabili al destinatario, il soggetto notificante ha l'obbligo di effettuare la notifica secondo le procedure previste dall'art. 16 del d.lgs. n. 546/92. Si ricorre in via residuale al deposito della notifica presso la segreteria della Commissione tributaria nel caso in cui il destinatario non abbia eletto domicilio, o non abbia dichiarato la residenza ovvero vi sia incertezza assoluta sul luogo da utilizzare per la notifica. L'indicazione dell'indirizzo di PEC valevole per le comunicazioni e le notificazioni equivale all'indicazione del domicilio digitale eletto (cfr. art. 6 del regolamento n. 163/2013 e art. 16-bis, comma 4, del d.lgs. n. 546/92). La mancata indicazione dell'indirizzo PEC da parte dei soggetti obbligati nei ricorsi depositati in Commissione tributaria, comporta la sanzione del raddoppio del contributo unificato tributario. Il ricorso/appello e gli altri atti possono essere notificati all'Ente impositore tramite PEC, anche nel caso in cui il valore sia ricompreso nel limite del reclamo/mediazione (attualmente 50.000 euro). La PEC/domicilio digitale utilizzabile è quella presente negli elenchi pubblici INI-PEC (professionisti e imprese) e IndicePA (pubbliche amministrazioni). Si ricorda che la disciplina delle notifiche a mezzo PEC è contenuta nel decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, recante il “Regolamento sulla disciplina dell'uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario”. In particolare, il comma 2 dell'art. 5 del suddetto Regolamento stabilisce che il perfezionamento della notifica telematica si realizza al momento in cui viene generata, da parte del gestore PEC del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna (RAC). Tuttavia, ai fini della decorrenza dei termini processuali il comma 1 dell'articolo 8 del citato Regolamento differenzia gli effetti per il mittente e per il destinatario della notifica PEC andata a buon fine. Infatti, dette notificazioni, per il mittente si intendono eseguite al momento dell'invio del documento al proprio gestore PEC, attestato dalla ricevuta di accettazione (RdAC) rilasciata al medesimo gestore del sistema; invece, per il destinatario occorre far riferimento al momento in cui il documento informatico è reso disponibile nella casella PEC dal suo gestore. Si evidenzia, quindi, che, per il mittente, ai fini del corretto perfezionamento della notifica risulta indifferente che il destinatario visualizzi o meno il contenuto della PEC ricevuta. Affinché la notifica si ritenga perfezionata è sufficiente che il gestore del sistema di trasporto delle informazioni renda accessibile l'atto al destinatario. In sostanza, è sufficiente che il messaggio di PEC venga consegnato al gestore del servizio del destinatario, che ne rilascia immediata ed automatica ricevuta (RAC). Le notifiche degli atti del processo tributario alla controparte tramite PEC possono essere effettuate 24 ore su 24, tutti i giorni dell'anno inclusi i festivi. Sul punto, si ricorda che la Corte costituzionale, con la sentenza n. 75/2019, ha dichiarato l'illegittimità costituzionale dell'art. 16-septies del d.l. n. 179/2012 nella parte in cui, richiamando le disposizioni dell'art. 147 c.p.c., stabiliva che «le notificazione degli atti non possono farsi prima delle ore 7 e dopo le ore 21.00». In particolare, la Corte costituzionale ha ritenuto incostituzionale la norma «nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta». Tali principi devono ritenersi applicabili anche al processo tributario, con la conseguenza che la notifica eseguita tra le ore 21 e le ore 24 del giorno di scadenza si perfeziona e si considera, dunque, tempestiva, per il notificante, se entro le ore 23.59 di quel giorno è generata la ricevuta di accettazione, mentre per il destinatario opera il differimento al giorno successivo del momento perfezionativo della notifica. Quanto alle modalità operative di notifica degli atti tramite PEC, occorre precisare che al processo tributario non si applica la legge 21 gennaio 1994, n. 53, che disciplina le notifiche da parte degli avvocati, in quanto, ai sensi dell'art. 1 della predetta legge, l'ambito di applicazione di tale normativa è limitata agli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale (cfr. Cass. civ., sent.,n. 17941/2016, n. 15109/2018 e ord., n. 8560/2019). Tuttavia, si ritiene opportuno evidenziare alcuni elementi da indicare nell'oggetto e nel messaggio di PEC al fine di consentire al destinatario la corretta individuazione dell'atto notificato (ricorso o provvedimento del giudice) per le conseguenti attività defensionali; di comprendere la finalità della notifica dell'atto e di permettere al notificante, una volta perfezionata la procedura di notifica, di ottenere ricevute PEC di accettazione e consegna complete di tutte le informazioni ed i dati riguardanti gli atti oggetto di notifica. In particolare, in caso di notifica di un atto introduttivo del giudizio è consigliabile inserire nell'oggetto la seguente dicitura «notificazione ai sensi dell'art. 16-bis, comma 3, d.lgs. n. 546/92» e nel corpo del messaggio, indicare:
Ove la notifica abbia ad oggetto la sentenza è opportuno indicare nell'oggetto la dicitura «notificazione ai sensi dell'art. 16-bis, comma 3, d.lgs. n. 546/92» e nel messaggio specificare che si tratta di notifica ai sensi dell'art. 38 del d.lgs. n. 546/92, ai fini della decorrenza del termine breve (cfr. Circolare MEF n. 1/DF del 4 luglio 2019). La prova delle notifiche PEC degli atti processuali digitali consiste nel depositare successivamente tramite il PTT i seguenti file originati dal sistema informatico del gestore della PEC:
Le suddette ricevute possono essere salvate con le seguenti modalità: a) senza modificare l'estensione del file “.eml” in quanto formato nativo digitale contenente i file digitali degli atti notificati; b) effettuando il salvataggio con il formato PDF/A 1a-1b e predisponendo, sullo stesso documento informatico o su atto separato, una attestazione di conformità ai sensi dell'articolo 23-bis, comma 2, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) – opzione riservata ai soli pubblici ufficiali – con l'obbligo di conservazione dell'originale informatico, ove previsto; c) effettuando esclusivamente il salvataggio con il formato PDF/A 1a-1b, tenuto conto che anche senza una espressa dichiarazione di conformità, ai sensi dello stesso articolo 23 bis, comma 2, del CAD, tale copia informatica ha la stessa efficacia probatoria dell'originale se la sua conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico. Le suddette ricevute e l'attestazione di conformità devono essere firmate digitalmente. Si fa presente che i formati conformi agli standard tecnici ed acquisiti a sistema sono sottoposti alle procedure di conservazione sostitutiva del documento informatico. Nel caso in cui non risulti possibile il deposito telematico delle ricevute PEC ovvero non si possa fornire la prova della notifica delle stesse, in base a quanto previsto dall'art. 16, comma 3, del d.l. n. 119/2018, si applicano le modalità di cui all'art. 9, commi 1-bis e 1-ter, della l. n. 53/1994. In particolare, i difensori della parte privata, ivi compresi i dipendenti degli enti impositori e della riscossione, possono estrarre copia su supporto analogico dell'originale messaggio di PEC inviato, dei suoi allegati, della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, attestandone la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte, ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del CAD. La disposizione in esame riguarda, ad esempio, la prova delle notifiche a mezzo PEC in giudizi non interamente digitalizzati, come quello innanzi alla Corte di cassazione, in cui è ammessa la notifica PEC del ricorso ma non il successivo deposito telematico. Il deposito telematico e la creazione del fascicolo informatico
Particolare importanza per il Processo Tributario Telematico riveste la piattaforma S.I.GI.T., che raccoglie tutte le risorse hardware e software per il trattamento in via telematica delle attività relative all'amministrazione della giustizia tributaria. Oltre all'applicativo per il deposito degli atti processuali, sulla piattaforma è presente anche il cd. Telecontenzioso per la ricerca e consultazione del fascicolo informatico. Per poter eseguire il deposito del ricorso/appello e degli altri atti processuali in modalità telematica è necessario registrarsi all'applicazione PTT del Sistema informativo della Giustizia Tributaria (SIGIT). Per registrarsi al PTT, oltre ad una connessione internet, sarà necessario essere in possesso di firma digitale e di casella di Posta Elettronica Certificata (PEC). A seguito della registrazione, sarà possibile accedere al PTT per la trasmissione dei documenti/atti che andranno a formare il fascicolo processuale informatico, consultabile online dal giudice e dalle parti del processo (contribuenti, professionisti, enti impositori). Con la ricezione del ricorso/appello andata a buon fine e l'iscrizione della causa a ruolo, il SIGIT crea automaticamente il fascicolo processuale informatico e predispone le cartelle: Ricorrente; Resistente, Ufficio; Altre parti. Il fascicolo telematico contiene tutti i file relativi agli atti processuali, sia atti depositati dalle parti tramite il PTT che quelli redatti d'ufficio, nonché ricevute PEC e messaggi di sistema. Le parti ed i loro difensori potranno liberamente consultarlo, previa registrazione al sistema PTT, utilizzando il servizio "Telecontenzioso" ed accedendovi con le medesime credenziali. Il servizio può essere utilizzato sia per accedere al fascicolo, sia per estrarre copie di atti e documenti. I soggetti non registrati, invece, per avere copia degli atti dovranno recarsi in commissione, anche utilizzando il servizio di prenotazione on-line, e pagare i diritti di segreteria. Nel PTT, all'interno dell'area riservata, l'utente può fruire del servizio di accesso temporaneo al fascicolo informatico: il servizio consente alla parte non ancora costituita la visione dei ricorsi/appelli telematici iscritti a ruolo. L'accesso richiede preventivamente il deposito di una apposita istanza e della procura/nomina, entrambe firmate digitalmente. Per l'invio di ogni singolo documento informatico, la dimensione massima consentita per ciascun file è di 10 MB e, qualora il documento/atto sia superiore alla dimensione massima, sarà necessario suddividerlo in più file. Il nome del file è libero ma non può superare la lunghezza di 100 caratteri. Per ciascun invio è possibile inserire fino a 50 file, con una dimensione massima complessiva non superiore a 50 MB. È comunque possibile trasmettere ulteriore documentazione attraverso invii successivi. I formati gestiti dal SIGIT sono i seguenti: Bitmap Image - (BMP); Email Markup Language - (EML); eXtensible Markup Language - (XML); Graphics Interchange Format - (GIF); Joint Photographic Experts Group - (JPEG); Microsoft Office Excel - (XLS, XLSX); Microsoft Office Word - (DOC, DOCX); Open Document Format - (ODT); Portable Document Format - (PDF); Portable Network Graphics -(PNG); Tagged Image File Format (TIFF). Il SIGIT sugli atti e sui documenti trasmessi dal ricorrente e dal resistente procede al controllo antivirus dei file trasmessi, alla verifica della dimensione dei file trasmessi, alla verifica della validità della firma apposta sui file trasmessi, alla verifica dell'integrità dei file firmati ed al controllo del formato dei file trasmessi. Per la trasmissione degli atti e dei documenti allegati è consigliabile utilizzare il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, come già richiesto per il deposito dell'atto principale. Pertanto, prima di apporre la propria firma digitale sul documento informatico da trasmettere tramite il PTT, sarà necessario convertire e salvare ogni singolo documento nel formato PDF/A, fatta eccezione per le ricevute di PEC in formato EML, utilizzando l'apposita funzione presente nella maggior parte degli editori di testo in commercio. L'utilizzo del formato PDF/A permette di superare possibili anomalie che altrimenti verrebbero riscontrate nel corso della trasmissione e, inoltre, garantisce la completa gestione e successiva conservazione dei documenti informatici inviati. Una volta effettuata la validazione e trasmesso il ricorso con gli allegati, il sistema rilascia una ricevuta sincrona nella duplice modalità a video sulla postazione personale e tramite PEC. Successivamente, il sistema effettua i controlli automatici (presenza di virus, integrità dei file, ecc.) e ove non si riscontrino anomalie bloccanti iscrive la causa a ruolo comunicando l'esito (RGR/RGA/acquisizione controdeduzione ed altri atti) al ricorrente o al suo difensore, sia nell'area di lavoro personale sia tramite PEC. Nel caso in cui siano presenti difformità meno gravi (formati non conformi, ecc.) il ricorso viene comunque iscritto a ruolo e viene comunicata alla parte la difformità rilevata. In caso di positiva iscrizione a ruolo del ricorso, la data di deposito è quella certificata dalla ricevuta sincrona. Le controdeduzioni seguono la medesima procedura di deposito con la sola eccezione del mancato rilascio del numero di RGR/RGA. Una volta che l'ufficio associa la controdeduzione al ricorso/appello, il sistema comunica via PEC l'abbinamento con l'identificativo del numero di RGR/RGA.
Riferimenti
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