La convocazione e lo svolgimento delle assemblee 2020

Il decreto-legge n. 18/2020, c.d. Cura Italia (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 70 del 17 marzo 2020 ed entrato immediatamente in vigore), ha dettato all'art. 106 specifiche disposizioni relative alle assemblee e alle decisioni dei soci:

In particolare, il citato art. 106, come precisato nella nota dell'Assonime del 18 marzo 2020, al fine di ovviare alle restrizioni delle attività che comportano la presenza di più persone in un unico luogo adottate con DPCM 9 marzo 2020 con riferimento a tutto il territorio italiano, interviene su due profili:

a) i termini per la convocazione delle assemblee annuali di bilancio, che possono essere convocate nel termine più ampio di 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (in luogo del termine ordinario pari a 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, così come previsto dal secondo comma dell'art. 2364 c.c. e dal primo comma dell'art. 2478-bis c.c.); per le società quotate occorre invece fare riferimento all'art. 154-ter del d.lgs. n. 58 del 24 febbraio 1998;

b) le modalità di intervento ed esercizio del diritto di voto delle riunioni assembleari, sia ordinarie sia straordinarie, estendendo la possibilità di ricorrere a quegli strumenti, già previsti dal diritto societario, che consentono tali attività senza la presenza fisica in un unico luogo.

Le norme d'urgenza previste dal Governo si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020; qualora lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio da epidemia da COVID-19 dovesse perdurare dopo tale data, le norme speciali in esame manterrebbero vigore per lo stesso periodo temporale.

Per quanto riguarda i termini per la convocazione delle assemblee per l'approvazione del bilancio si attribuisce alle società la facoltà di convocare le stesse entro il termine più ampio di 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale.

La nuova previsione deroga pertanto al termine ordinario per la convocazione dell'assemblea prevista dagli artt. 2364, comma 2, e 2478-bis, c.c. (che invece prevedono, come termine ordinario, il termine di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio per l'assemblea annuale di bilancio, consentendo la proroga fino ai 180 giorni solo in presenza di previsione statutaria e al ricorrere delle ulteriori condizioni dettate dall'art. 2364, comma 2, c.c.) quanto ad eventuali diverse previsioni statutarie.

L'art. 154-ter del TUF dispone che le società quotate sono tenute a mettere a disposizione del pubblico la relazione finanziaria annuale, comprendente il progetto di bilancio di esercizio o, per le società che abbiano adottato il sistema di amministrazione e controllo dualistico, il bilancio di esercizio, nonché il bilancio consolidato, ove redatto, la relazione sulla gestione e l'attestazione prevista ai sensi dell'art. 154-bis, comma 5, del TUF (attestazione resa dagli amministratori e dal dirigente preposto sui bilanci). Lo stesso art. 154-ter del TUF, richiamando, al comma 1, l'art. 2364, comma 2, c.c., consente alle società di fruire della dilazione temporale per l'approvazione dei bilanci in presenza delle condizioni ivi indicate.

Per quanto attiene, invece, alle modalità di svolgimento delle assemblee ordinare e straordinarie, il decreto-legge consente alle società di prevedere, negli avvisi di convocazione, anche in deroga alle disposizioni statutarie, il ricorso a quegli strumenti che consentono l'intervento in assemblea e l'espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo rappresentati da:

- il voto per corrispondenza;

- il voto elettronico;

- la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione.

In particolare, tutte le società di capitali, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono utilizzare le modalità di voto a distanza (voto per corrispondenza e voto elettronico) e la partecipazione in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche in deroga a diverse disposizioni statutarie. Pertanto, le società che non hanno previsto l'utilizzo di tali strumenti nei loro statuti, potranno farvi ricorso – senza bisogno di alcuna modifica statutaria – prevedendole nell'avviso di convocazione. Le stesse società possono anche prevedere che l'assemblea si svolga esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 2370, comma 4, 2479-bis, comma 4, e 2538, comma 6, c.c.

L'Assonime nel proprio documento del 18 marzo 2020 precisa che, in linea con una recente massima del Consiglio Notarile di Milano (n. 187 dell'11 marzo 2020), il decreto-legge in commento dispone che nelle assemblee “virtuali”, non è necessaria la presenza nel medesimo luogo, ove previsti, del presidente, del segretario o del notaio. La massima n. 187 ha inoltre chiarito che la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, compreso il presidente, essendo sufficiente che nel luogo indicato nell'avviso di convocazione si trovi il segretario verbalizzante o il notaio. Non si ritengono quindi vincolanti eventuali clausole statutarie che impongano la contemporanea presenza di presidente e segretario nel luogo di convocazione dell'assemblea.

Limitatamente alle società a responsabilità limitata, il terzo comma dell'art. 106 del decreto-legge consente – da ultimo - che l'espressione del voto possa essere fornita attraverso consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, in deroga ad eventuali previsioni di statuto e alla regola generale di cui all'art. 2479, comma 4, c.c. (che disciplina l'assunzione delle decisioni tramite deliberazione assembleare). Questo significa che le s.r.l., in alternativa alla deliberazione assembleare, per le decisioni adottate entro il 31 luglio 2020, potranno decidere di utilizzare la consultazione scritta o il consenso espresso per iscritto anche quando: a) non siano previsti dall'atto costitutivo; b) la decisione riguardi modifiche dell'atto costitutivo oppure decisioni relative a operazioni che comportano una sostanziale modifica dell'oggetto sociale o una rilevante modifica dei diritti dei soci o sia relativa a perdite del capitale superiore a un terzo; c) vi sia una richiesta di utilizzare il meccanismo della deliberazione da parte di un numero qualificato di amministratori o soci una delibera assembleare.

Le società con azioni quotate possono utilizzare – in deroga allo statuto – le modalità di voto a distanza (per corrispondenza e in via elettronica) e le modalità di partecipazione all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione così come previsto per la generalità delle società dall'art. 106, comma 2, del decreto-legge in commento.

La scelta di avvalersi di tali strumenti deve essere indicata nell'avviso di convocazione. Potranno altresì prevedere che l'assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

Le modalità di esercizio del voto per corrispondenza e in via elettronica e della partecipazione all'assemblea con mezzi elettronici sono disciplinati dal Regolamento Emittenti agli artt. 140-143- ter attualmente vigenti.

Ulteriormente, il comma 4 dell'art. 106 del decreto-legge, anche se non previsto dallo statuto, le società quotate possono ricorrere all'istituto del rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undeciesdel TUF.

Al rappresentante designato i soci possono conferire, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea, anche in convocazione successiva alla prima, una delega con le istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno. In tal caso, la delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto.

La delega deve essere conferita mediante la sottoscrizione di un modulo di delega; la delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea.

Della nomina del rappresentante designato deve essere data indicazione nell'avviso di convocazione, insieme alle informazioni relative alle modalità di conferimento della delega di voto. Le società quotate possono altresì prevedere, nell'avviso di convocazione, che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato. La norma consente dunque di derogare alle disposizioni vigenti che riconoscono al socio la mera facoltà di conferire la delega al rappresentante designato. Per facilitare il ricorso a tale strumento, il decreto prevede inoltre che al rappresentante designato possano essere conferite – in deroga all'art. 135-undecies TUF comma 4 – anche deleghe e sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies TUF, derogando dunque al divieto contenuto in tal senso al citato art. 135-undecies TUF e quindi anche all'obbligo di utilizzare il modulo di cui all'Allegato 5 al Regolamento Emittenti. Ne consegue, che il rappresentante designato dalla società potrà raccogliere le deleghe pervenutegli, nei termini previsti dall'art. 135-undecies, comma 1, TUF, sia tramite il modulo di delega contenuto nell'Allegato 5A del Regolamento Emittenti sia tramite delega e sub-delega “ordinaria”. Questa maggiore flessibilità è funzionale, in particolare, a consentire la partecipazione al voto da parte degli investitori istituzionali esteri che normalmente delegano un rappresentante che a sua volta potrà delegare il rappresentante designato.

Al rappresentante designato potrà essere consentito in esclusiva l'intervento in assemblea (impedendo, in tal modo l'accesso agli azionisti), e potranno essergli conferite deleghe o subdeleghe anche in deroga a quanto previsto nel summenzionato art. 135-undecies del TUF.

L'art. 35 del d.l. in commento dispone che per l'anno 2020:

- le organizzazioni non lucrative di utilità sociale di cui all'art. 10, d.lgs. 4 dicembre 1997, n. 460 iscritte negli appositi registri;

- le organizzazioni di volontariato iscritte nei registri regionali e delle province autonome di cui alla legge 11 agosto 1991, n. 266;

- le associazioni di promozione sociale iscritte nei registri nazionale, regionali e delle province autonome di Trento e Bolzano di cui all'art. 7 della legge 7 dicembre 2000, n. 383

per le quali la scadenza del termine di approvazione dei bilanci ricade all'interno del periodo emergenziale, come stabilito dalla delibera del Consiglio dei ministri del 31 gennaio 2020, possono approvare i propri bilanci entro il 31 ottobre 2020, anche in deroga alle previsioni di legge, regolamento o statuto.

Il documento dell'Assonime, richiamando i contenuti della massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano, precisa che sono da ritenere applicabili alle riunioni di tutti gli organi sociali. Le riunioni del consiglio di amministrazione, dei comitati consiliari e del collegio sindacale possono quindi svolgersi da remoto, secondo le modalità della massima n. 187, anche in assenza di apposita previsione statutaria o autoregolamentare.