Il differimento del termine di approvazione del bilancio di esercizio

Come noto, l'art. 2364, comma 2, c.c. (applicabile alle s.r.l. in forza del rinvio contenuto nell'art. 2478-bis, comma 1, c.c.)impone la convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci chiamata a discutere e deliberare sull'approvazione del bilancio entro il termine previsto dallo statuto, in ogni caso non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Tale articolo consente altresì di prevedere statutariamente, per le società che redigono il bilancio consolidato ovvero in presenza di particolari esigenze legate alla struttura e all'oggetto sociale, un termine maggiore, non superiore comunque a centottanta giorni (sull'argomento v., tra gli altri, G.E. Colombo, Il bilancio d'esercizio, in Trattato delle società per azioni, diretto da G.E. Colombo - G.B. Portale, Torino, vol. 7, 1994, 391 e ss.; L. Salvato, L'incerta sorte della clausola statutaria di proroga del termine di convocazione dell'assemblea di bilancio, in Riv. not., 1995, II, 1016 e ss.; F. Tassinari, La proroga del termine di convocazione dell'assemblea di bilancio tra prassi statutaria e giurisprudenza onoraria, commento a App. Bologna, 8 gennaio 1996, in Notariato, 1996, 450; B. Acquas, Brevi riflessi sulla differita approvazione del bilancio ex art. 2364, secondo comma, codice civile, in Dir. fall., 1995, I, 991 e ss.).

L'art. 2364, comma 2, c.c. se, da un lato, stabilisce che l'assemblea ordinaria deve essere convocata come minimo una volta l'anno nel termine di centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale - termine prorogabile fino a centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio limitatamente alle società che redigono il bilancio consolidato o quando lo richiedano particolari esigenze legate alla struttura ed all'oggetto della società, dall'altro indica tra i compiti dell'organo assembleare quello di approvare il bilancio.

Il predetto articolo prevede, pertanto, una duplice regola: la prima attiene la durata dell'esercizio sociale oggetto del bilancio, durata che è di un anno. Trattasi di una regola rigida; la chiusura dell'esercizio sociale, infatti, deve avvenire sempre necessariamente alla stessa data. Il bilancio, rectius la relativa delibera di approvazione, che riguarda l'attività sociale per un periodo superiore ad un anno è da considerarsi nullo, in considerazione del fatto che la regola dell'annualità ha natura imperativa essendo posta a tutela di un interesse generale.

Unica eccezione a quanto affermato si ha nell'ipotesi in cui l'epoca di costituzione della società preceda di pochi mesi la chiusura statutaria dell'esercizio con conseguente redazione del primo bilancio non alla prima scadenza della data di chiusura, ma a quella successiva. Da ciò discende che la medesima viene ad estendersi oltre l'anno. Questo vale altresì qualora con modifica statutaria si sposti la chiusura dell'esercizio sociale.

La seconda regola concerne, invece, il momento della convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio che, di norma, non può essere superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Il legislatore, tuttavia, ha previsto la possibilità di prorogare il termine ordinario dei centoventi giorni in presenza di un'esplicita previsione statutaria e di situazioni rappresentate dall'obbligo di redazione del bilancio consolidato ovvero dalla esistenza di particolari esigenze concernenti la struttura e l'oggetto sociale.

Pertanto, a differenza della normativa ante riforma, in virtù della quale la proroga era concessa in presenza di generiche “particolari esigenze”, il secondo comma dell'art. 2364 c.c. circoscrive le situazioni che consentono lo spostamento del termine all'obbligo di redazione del bilancio consolidato o a particolari esigenze inerenti alla struttura ed all'oggetto della società.

La prima delle due fattispecie, rappresenta il caso tipico di società capogruppo che per redigere e, quindi, approvare il proprio bilancio di esercizio, devono attendere l'acquisizione dei dati e informazioni contenute nei bilanci delle società controllate.

Con riferimento, invece, alla seconda fattispecie, è necessario distinguere le particolari esigenze legate alla struttura, da quelle concernenti l'oggetto sociale. Per struttura della società sembra doversi intendere più propriamente struttura dell'impresa, “dal momento che la vera e propria organizzazione societaria non può presentare in alcun caso particolarità che giustifichino il ritardo della convocazione assembleare” (così V. Salafia, L'assemblea della società per azioni secondo la recente riforma societaria, in Le Società, 2003, 1054). E' questo il caso, a titolo esemplificativo, della struttura industriale, commerciale o amministrativa, articolata in più sedi distaccate, ciascuna con contabilità autonoma e separata, dalle quali devono affluire al centro i dati inerenti al bilancio d'esercizio oggetto di approvazione (sul tema G. Verna, Termini per l'approvazione del bilancio: confronto fra nuova e previgente disciplina, in Le Società, 2004, 160).

L'ipotesi di particolari esigenze concernenti l'oggetto sociale, a sua volta, è relativa a società che, per la particolarità dell'attività svolta, necessitano di tempi lunghi per la disponibilità dei dati di bilancio. E' questo il caso, ad esempio, delle imprese edili nelle quali, per lavori particolarmente complessi, per la chiusura del bilancio d'esercizio è necessaria la conoscenza degli stati di avanzamento lavori.

Il differimento dell'assemblea ordinaria per l'approvazione del bilancio di esercizio costituisce, comunque, una norma di carattere eccezionale e non certo una norma di funzionamento ordinario della società, non potendo, infatti, rappresentare una regola di comportamento costante da parte dell'organo amministrativo

In altre parole, il differimento dell'anzidetto termine deve essere il frutto di una manovra “una tantum” dettata da fattori straordinari e non una mera abitudine tale da consentire all'organo amministrativo, a suo piacimento, di avere più tempo per redigere la bozza del bilancio.

Con specifico riferimento, poi, al contenuto della clausola statutaria, si è discusso, nel vigore del previgente art. 2364 c.c., in merito a se fosse sufficiente una clausola che riproducesse semplicemente il disposto dell'ultima parte del secondo comma dell'art. 2364 c.c. o se, al contrario, fosse necessaria l'indicazione analitica delle particolari esigenze.

Questo interrogativo era stato risolto nel senso di ritenere sufficiente una clausola meramente riproduttiva dell'art. 2364, ult. cpv., c.c., che, quindi, lasciasse ampi margini agli amministratori di individuare le ipotesi concrete che consigliano di avvalersi della facoltà prevista nell'ultima parte dell'articolo anzidetto, non essendo necessaria nello statuto l'indicazione predeterminata delle particolari esigenze, intendendosi con tale accezione tutte quelle situazioni contingenti, imprevedibili ed imponderabili e, di conseguenza, non a priori determinabili, che si verificano nel complesso del rapporto sociale e che concernono sia la funzionalità della struttura societaria che i soggetti preposti all'amministrazione.

Tale orientamento si contrapponeva all'opinione giurisprudenziale, ad onor del vero minoritaria, secondo la quale una clausola meramente riproduttiva del disposto dell'ultimo comma dell'art. 2364 c.c. avrebbe posto l'organo amministrativo nella comoda posizione di poter azionare a suo piacimento il differimento della convocazione dell'assemblea sia pure entro il maggior termine di due mesi (sessanta giorni con la nuova normativa). Secondo questa tesi, la omessa previsione nello statuto dei casi ricorrendo i quali fosse ammesso il differimento della convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio, avrebbe finito per rimettere all'organo amministrativo l'individuazione delle particolari esigenze. In tale circostanza, infatti, sarebbe stato compromesso il rispetto del principio della tempestività dell'informazione delle vicende della società volto a tutelare interessi generali e riconosciuto dalla prima parte dell'ultimo capoverso dell'art. 2364.

Nel caso di differimento del termine, l'organo amministrativo è comunque obbligato ad illustrarne i motivi nella relazione sulla gestione (art. 2364, comma 2, ult.cpv. c.c). Si può discutere, al riguardo, sulle modalità di comunicazione della dilazione del termine per le società che redigono il bilancio in forma abbreviata che, come noto, non sono obbligate alla redazione della relazione sulla gestione. A parere del sottoscritto, in assenza della relazione sulla gestione la illustrazione delle ragioni della proroga può essere fornita nella nota integrativa al bilancio.

In ogni caso, gli amministratori, nella determinazione delle particolari esigenze legate alla struttura ed all'oggetto sociale, sono comunque tenuti all'obbligo della buona amministrazione, della cui violazione essi sono responsabili. L'assemblea, dal canto suo, una volta convocata può valutare la sussistenza delle motivazioni addotte dall'organo amministrativo per derogare all'obbligo di convocazione nei centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio e, di conseguenza, ratificare l'operato di tale organo o adottare nei confronti di esso i più opportuni provvedimenti nel caso in cui ritenga pretestuosi o infondati i motivi addotti per la suddetta deroga.

La convocazione tardiva, seppur provocata da un utilizzo improprio del disposto dell'art. 2364, comma 2, c.c. non comporta tuttavia l'illegittimità della delibera di approvazione del bilancio di esercizio. Il termine previsto dal più volte menzionato art. 2364 c.c., infatti, ha quale scopo quello di fissare un limite alla situazione d'incertezza relativa alla determinazione del bilancio di ciascun esercizio di riferimento. La decorrenza del termine previsto non esonera certo gli amministratori dall'obbligo di redazione del bilancio. In altre parole, l'anzidetto termine non é né perentorio (previsto cioè a pena di decadenza), né dilatorio (che deve trascorrere prima che possa compiersi un determinato atto), bensì accelleratorio.

L'utilizzo illegittimo di quanto previsto dal secondo comma dell'art. 2364 c.c. e, più in generale, il mancato rispetto del termine suddetto, quindi, non fa venire meno l'obbligo di redazione del bilancio e di convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci da parte degli amministratori, né costituisce una violazione della funzione informativa del bilancio, originando, esclusivamente, un comportamento contra legem da parte dell'organo amministrativo (della stessa opinione G.E. Colombo, Il bilancio d'esercizio, cit., 392 e s.; L. Salvato, L'incerta sorte della clausola statutaria di proroga del termine di convocazione dell'assemblea di bilancio, cit., 1018; A. Serra, L'assemblea: procedimento, in Trattato delle società per azioni, cit., vol. 3, 1994, 83; G. Grippo, L'assemblea nella società per azioni, in Trattato di diritto privato, diretto da P. Rescigno, XVI, Torino, 1985, 366; D. Corrado, Commento sub art. 2434-bis c.c., in Commentario alla riforma delle società, diretto da P.G. Marchetti, L.A. Bianchi, F. Ghezzi, M. Notari, Obbligazioni e bilancio, a cura di M. Notari, L.A. Bianchi, Milano, 2006, 665 e s.).

Ciò trova giustificazione nella necessità di evitare il pregiudizio che discenderebbe ai soci ed ai terzi nel caso in cui restasse definitivamente precluso all'assemblea il potere di esaminare e di approvare il bilancio. La sanzione, in altri termini, finirebbe per impedire definitivamente il perseguimento dello scopo per il quale il termine é dettato dalla legge: fissare un limite alla situazione d'incertezza al fine di proteggere il diritto d'informazione di qualsiasi soggetto interessato alla conoscenza delle vicende patrimoniali, finanziarie ed economiche della società. D'altro canto il bilancio d'esercizio “é atto talmente importante nella vita di una società e per il regolare svolgimento della sua attività, che va comunque portato all'esame dell'assemblea dei soci, sia pure oltre il termine di legge o statutariamente previsto” (Cass. 14 agosto 1997, n. 7623, in Le Società, 1998, 33 e ss., con commento di D. Fico, Validità dell'approvazione tardiva del bilancio).

Il mancato rispetto del termine di convocazione dell'assemblea di approvazione del bilancio, come anche il ricorso illegittimo al differimento di tale termine, pertanto, non comportano la invalidità della delibera di approvazione del bilancio, ma soltanto una irregolarità degli amministratori che può dare origine ad una eventuale azione di responsabilità ex art. 2392 c.c. – qualora venga ravvisato un danno da tale omissione - o alla revoca degli stessi per giusta causa, ma non anche, a parere dello scrivente, il controllo giudiziale ex art. 2409 c.c. (di diverso avviso, in giurisprudenza, Trib. Novara 21 maggio 2012, in ilcaso.it; Trib. Milano 10 gennaio 1990, in Le Società, 1990, 791; in dottrina, D. Corrado, Commento sub art. 2435-bis c.c., cit. 666). Il mancato rispetto del termine di convocazione dell'assemblea, infatti, pur configurando un comportamento omissivo e quindi irregolare da parte dell'organo amministrativo, non pare costituire "grave irregolarità nella gestione" così come richiesto dall'anzidetto articolo.

Il differimento del termine di approvazione del bilancio di esercizio, rectius del termine entro il quale convocare l'assemblea dei soci per discutere e deliberare l'approvazione del bilancio, oltre alle ipotesi tassativamente previste dal sopra menzionato art. 2364 c.c., può essere altresì disposto dal legislatore con leggi speciali, come peraltro confermato con il D.L. 17 marzo 2020, n. 18 ("Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19", pubblicato nella G.U. n. 70 del 17 marzo e soprannominato "Cura Italia"), che all'art. 106 interviene sul fronte dei termini di approvazione dei bilanci 2019 e sulle modalità di svolgimento delle assemblee societarie.

Tale articolo stabilisce in primo luogo ed in via generale che, in deroga a quanto disposto dagli artt. 2364, comma 2, c.c. (per le società per azioni ed in accomandita per azioni) e 2478-bis c.c. (per le società a responsabilità limitata) o alle diverse disposizioni statutarie, l'assemblea ordinaria delle società – sia quotate, che non quotate - può (trattasi, infatti, di facoltà e non certo di obbligo) essere convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio.

L'intervento normativo, come si evince dalla relazione illustrativa, è finalizzato a consentire alle società di convocare l'assemblea ordinaria entro un termine più ampio rispetto a quello ordinario, nonché a facilitare lo svolgimento delle assemblee nel rispetto delle disposizioni volte a ridurre il rischio di contagio.