Consob risponde sulla conservazione di documentazione da parte dei consulenti finanziari

La Commissione, con comunicazione 1058752/20 del 23 ottobre 2020, ha risposto ad alcuni quesiti sulle disposizioni di cui agli artt. 153, comma 1, lettera a), e 160 del Regolamento intermediari (Ri), relativi agli obblighi concernenti la conservazione della documentazione da parte dei consulenti finanziari abilitati all'offerta fuori sede.

In particolare, riprendendo esattamente la citata comunicazione, è stato chiesto alla Consob di chiarire se quanto di seguito indicato assolva agli obblighi in capo ai consulenti finanziari abilitati all'offerta fuori sede prescritti dal vigente quadro normativo:

a) i documenti prodotti in formato digitale sono conservati dall'intermediario per conto del quale il consulente finanziario abilitato all'offerta fuori sede opera con modalità che consentano a quest'ultimo di accedere ad una copia semplice degli stessi attraverso un collegamento online;

b) i documenti prodotti in formato cartaceo sono consegnati dal consulente finanziario abilitato all'offerta fuori sede all'intermediario per conto del quale opera, il quale attraverso la scansione produce una copia per immagine degli stessi su supporto informatico che inserisce nell'archivio detenuto per conto del consulente finanziario stesso ed al quale questi può accedere online;

c) anche nell'ipotesi di cui al punto precedente nella quale i documenti siano prodotti in formato cartaceo e la loro copia informatica sia conservata dall'intermediario, il consulente finanziario abilitato all'offerta fuori sede comunica all'Organismo di tenuta dell'albo unico dei consulenti finanziari (Ocf) il luogo dove conserva la documentazione cartacea.

La Consob, dopo aver richiamato la propria comunicazione 0015155/2016 del 22.02.2016, relativa alla conservazione della documentazione nei casi di produzione della stessa in formato digitale, ha chiarito che l'esposto nel quesito può ritenersi conforme alle disposizioni del Regolamento intermediari in materia di conservazione della documentazione se, con riferimento alle fattispecie di cui ai punti a) e b) precedenti, i documenti conservati dall'intermediario siano accessibili al consulente finanziario abilitato all'offerta fuori sede attraverso un collegamento online. Con riferimento al punto c), il consulente finanziario deve comunicare all'Ocf un luogo di conservazione della documentazione di sua pertinenza, dal quale possa avere accesso online con proprie credenziali agli archivi informatici dell'intermediario, anche nell'ipotesi in cui i documenti prodotti in formato cartaceo siano trasformati in digitali dall'intermediario e dal medesimo conservati. Tale informazione è necessaria per l'Ocf per gli eventuali accertamenti di natura ispettiva nei confronti del consulente finanziario. Non può essere comunicato, come luogo di conservazione, la sede dell'intermediario, in quanto il consulente finanziario deve dichiarare un luogo dal quale accedere, per almeno 5 anni dalla formazione del documento stesso, alla documentazione digitale conservata dall'intermediario, a prescindere dalla circostanza che nel frattempo il consulente abbia eventualmente assunto l'incarico professionale per conto di altro intermediario. Il luogo di conservazione che il consulente è tenuto a comunicare all'Ocf sarà comunque unico, ossia dovrà coincidere con il singolo luogo nel quale è possibile reperire tutta la documentazione relativa all'attività dello stesso in qualsiasi forma conservata. Tale luogo deve coincidere con quello di conservazione della documentazione cartacea.