La previsione del regolamento di condominio circa la partecipazione dei condomini all'assemblea in modalità di videoconferenza

L'art. 66 disp. att. c.c. - norma che detta disposizioni in tema di assemblea condominiale - è stato recentemente modificato: la l. 13 ottobre 2020, n. 126 - in sede di conversione del d.l. 14 agosto 2020, n. 104 - ha previsto che a tale articolo siano apportate le seguenti modificazioni:

“a) al terzo comma, dopo le parole: “e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione” sono inserite le seguenti: “o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa”;

“b) dopo il quinto comma è aggiunto il seguente: “Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione”.

Successivamente, in sede di conversione del d.l. n. 125 del 7 ottobre 2020, la l. 27 novembre 2020, n. 159 ha modificato il comma 6 dell'art. 66 disp. att. c. c. come introdotto dalla norma che abbiamo ricordato: nel testo della norma che era stata appena introdotta sono state sostituite le parole “di tutti i condòmini” con le parole “della maggioranza dei condomini".

Ciò che emerge dalla norma così introdotta e così modificata è dunque che la partecipazione alle assemblee “in modalità di videoconferenza” è consentita qualora vi sia un'espressa previsione del regolamento condominiale oppure - nel caso in cui manchi una tale previsione - qualora vi sia il “previo consenso” della “maggioranza dei condomini”.

Nel fissare le condizioni per la partecipazione all'assemblea con modalità di videoconferenza la norma dispone dunque che l'ipotesi principale sia quella della presenza di una specifica previsione nel regolamento di condominio mentre l'ipotesi del consenso della maggioranza dei condomini è la scelta subordinata, la cui necessità deve riconoscersi solo in assenza di una previsione nel regolamento di condominio.

Per affrontare il tema in una prospettiva operativa proveremo ad ipotizzare qui di seguito i possibili contenuti concreti della clausola del regolamento di condominio indicata dalla norma.

La norma fa riferimento al regolamento di condominio, che è lo strumento previsto dall'art. 1138 c.c. per la disciplina dell'uso delle cose comuni, la ripartizione delle spese, la disciplina dell'amministrazione dell'edificio e la tutela del suo decoro.

Il regolamento (che deve avere la forma scritta ad substantiam: Cass. civ., sez. un., 30 dicembre 1999, n. 943; Cass. civ., sez. II, 16 settembre 2004, n. 18665) è obbligatorio nei condominii che abbiano più di dieci condomini e deve essere approvato dall'assemblea con una delibera che rispetti il quorum di cui al comma 2 dell'art. 1136 c.c. (e cioè “con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell'edificio”). Con la medesima maggioranza potrà essere adottata anche ogni delibera diretta alla “revisione” (e dunque anche alla modifica o all'integrazione) del regolamento esistente.

Da sottolineare che, con l'indicazione del regolamento quale sede per la disciplina della partecipazione all'assemblea in via telematica, la nuova previsione dell'art. 66 disp. att. c.c. chiarisce che tale materia deve ritenersi avere natura “regolamentare”, come tale soggetta alla decisione della maggioranza (pur qualificata) dei condomini sì che anche se la clausola relativa alla partecipazione all'assemblea in via telematica venisse inserita in un regolamento di condominio “contrattuale” (e cioè in un regolamento le cui disposizioni fossero “predisposte dall'unico originario proprietario dell'edificio ed accettate con i singoli atti di acquisto dai condomini ovvero adottate in sede assembleare con il consenso unanime di tutti i condomini”: Cass. civ., sez. II, 14 dicembre 2007, n. 26468), essa sarebbe sempre revocabile o modificabile con una delibera assembleare adottata con la maggioranza anzidetta (Cass. civ., sez. un., 30 dicembre 1999, n. 943; Cass. civ., sez. II, 15 novembre 2016, n. 23255).

Ciò posto, va notato dunque che perché nel regolamento di condominio possa essere presente la previsione di partecipazione dei condomini all'assemblea con modalità di videoconferenza sarà sufficiente appunto che questa sia disposta con una delibera dell'assemblea adottata con il voto favorevole della maggioranza dei condomini che corrisponda al quorum di cui al comma 2 dell'art. 1136 c.c.

Da osservare che la delibera diretta ad introdurre nel condominio la previsione della partecipazione all'assemblea secondo modalità a distanza potrà dunque, a seconda dei casi, consistere:

• nel caso in cui il regolamento di condominio manchi, nella delibera di approvazione di un regolamento da introdursi ex novo nel condominio, regolamento che contenga la clausola anzidetta;
• nel caso in cui invece nel condominio già esista il regolamento, nella delibera di sostituzione del regolamento già esistente con un nuovo regolamento che contenga la previsione della quale stiamo parlando oppure nella delibera di integrazione del regolamento già esistente con la previsione appunto della partecipazione all'assemblea secondo modalità a distanza.

In ogni caso, la delibera dovrà essere adottata con il voto favorevole di un numero di teste e di quote millesimali corrispondente al quorum che si è ricordato supra.

Prima di affrontare il tema in chiave operativa (prima di cercare di disegnare cioè la clausola anzidetta del regolamento condominiale) dobbiamo fare cenno ad un problema di fondo.

Vi è da chiedersi se la clausola anzidetta debba prevedere:

• lo svolgimento dell'assemblea con modalità esclusivamente in videoconferenza

oppure invece

• la possibilità della “partecipazione” dei singoli condomini all'assemblea in modalità di videoconferenza.

Le due opzioni sono distinte.

La previsione di un'assemblea che sia organizzata perché si svolga esclusivamente con modalità di videoconferenza senza possibilità di partecipazione di alcun condomino “in presenza” è previsione che limita la possibilità di partecipazione dei condomini all'assemblea penalizzando i condomini che non dispongano dei mezzi o delle conoscenze tecniche necessari per potere partecipare alla assemblea a distanza, che vengono così “tagliati fuori” dalla possibilità di partecipare all'assemblea.

Di contro, l'opzione volta a considerare la “partecipazione” dei condomini all'assemblea apre la strada all'assemblea “mista” e cioè a quell'assemblea che si svolga con modalità tradizionali, “in presenza”, ma con la possibilità della partecipazione da parte di chi lo desidera anche in videoconferenza: ipotesi che tutela i condomini poiché consente anche a coloro che fossero impossibilitati a partecipare all'assemblea “in presenza” (per ragione di salute, di distanza o per qualsiasi altra ragione) di intervenire all'assemblea.

Notato che il fatto che la norma faccia espresso riferimento alla “partecipazione” all'assemblea pare indicare appunto che sia a questa seconda ipotesi che debba guardarsi, la clausola del regolamento di condominio che stiamo considerando dovrebbe dunque essere incentrata sul concetto della partecipazione dei singoli condomini all'assemblea. Essa dovrebbe essere formulata in modo tale che sia contemplata la possibilità dello svolgimento dell'assemblea con le modalità proprie dell'assemblea mista.

Possiamo passare a questo punto ad ipotizzare il testo dell'articolo del regolamento di condominio. Proviamo, dunque, a farlo distinguendo tre diversi momenti: la fase della convocazione dell'assemblea, la fase del suo svolgimento ed infine la fase della chiusura dell'assemblea che si sia svolta con le modalità che stiamo considerando.

La convocazione dell'assemblea

La prima parte delle previsioni dell'articolo del regolamento che stiamo considerando dovrà riguardare la convocazione dell'assemblea: si tratterà di regolare gli aspetti peculiari della convocazione che derivano dalla necessità di assicurare a ciascuno dei condomini di essere notiziato dello svolgimento dell'assemblea e di potere partecipare alla stessa con le particolari modalità qui in esame.

• Il comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c. contiene una specifica previsione in tema di convocazione dell'assemblea che sia “prevista in modalità di videoconferenza”. Si dispone che in questo caso l'avviso di convocazione debba contenere (oltre all'indicazione dell'ordine del giorno volto a far conoscere ai convocati, in termini pur non analitici e minuziosi, l'oggetto essenziale dei temi da esaminare sì da consentire loro di partecipare consapevolmente alla riunione: Cass. civ., sez. II, 15 ottobre 2018, n. 25693) l'indicazione “della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa”.

Va detto subito che non è chiaro quale rapporto debba vedersi tra la previsione del comma 3 e la previsione del comma 6 dell'art. 66 disp. att. c.c.: vi è da chiedersi se le due previsioni considerino realtà pienamente e rigorosamente coincidenti.

In ogni caso, nulla osta a che nel testo dell'articolo del regolamento di condominio che stiamo considerando sia fatta menzione, ove si preveda la possibilità della partecipazione dei condomini in videoconferenza, della necessità che nell'avviso di convocazione sia indicata anche - come prevede appunto il comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c. - la piattaforma (che, se non sia scelta dall'assemblea, sarà scelta dall'amministratore) su cui avrà svolgimento la riunione.

Dovrà prevedersi anche che con l'avviso di convocazione siano fornite tutte le ulteriori indicazioni necessarie perché i condomini possano effettuare il collegamento (indicazione questa che la nuova norma non menziona in modo espresso ma che è comunque necessaria).

• Da ricordare che il mezzo attraverso cui l'avviso di convocazione dovrà essere comunicato a tutti i condomini sarà uno dei mezzi espressamente elencati nel comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c.: “posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano”.

Non sarà consentita, invece, la comunicazione dell'avviso di convocazione con semplice posta elettronica non certificata.

• Da segnalare che anche nel caso che stiamo considerando l'assemblea dovrà essere convocata in prima ed in seconda convocazione.

Le modalità di partecipazione all'assemblea - anche con riguardo all'ipotesi della teleconferenza - saranno le medesime nei due casi: l'amministratore del condominio dovrà pertanto organizzare e predisporre le cose perché l'assemblea possa svolgersi secondo le previsioni che stiamo considerando sia in prima sia in seconda convocazione.

Anche al fine di rendere più agevole l'organizzazione dell'assemblea è opportuno che i condomini che intendano partecipare all'assemblea in videoconferenza lo comunichino preventivamente all'amministratore.

Lo svolgimento dell'assemblea

Si tratterà, poi, di fissare le regole specifiche che consentano lo svolgimento dell'assemblea con le modalità previste.

• In sede di apertura dell'assemblea, dovrà procedersi alla verifica della regolarità della convocazione di tutti gli aventi diritto - verifica da compiersi anche con riguardo alle modalità ed allo specifico contenuto delle convocazioni di cui si è detto - ed anche all'identificazione dei presenti: operazioni che dovranno essere compiute dal presidente dell'assemblea.

Quanto all'identificazione dei partecipanti, assai importante sarà la visualizzazione dei partecipanti alla riunione, visualizzazione che, peraltro, dovrà essere costantemente mantenuta durante tutto il corso della riunione.

Da sottolineare a questo proposito che la nuova norma ha previsto che la partecipazione a distanza possa avvenire solo con modalità di videoconferenza: non è consentita dunque la partecipazione a distanza con mezzi diversi (quali, per esempio, la audioconferenza).

• Durante lo svolgimento di tutta la riunione le modalità operative consentite dalla piattaforma dovranno garantire costantemente:

- la partecipazione audio e video dei partecipanti;

- il collegamento simultaneo fra partecipanti su un piano di parità;

- la verbalizzazione e la verifica da parte di tutti presenti di ciò che viene verbalizzato;

- la visione e la condivisione di documenti;

- una congrua durata della riunione.

• Un aspetto da considerare in questa fase è quello della partecipazione all'assemblea di soggetti che intervengano quali delegati dei condomini: per l'utilizzo concreto delle deleghe potrebbero presentarsi problemi in relazione alla modalità da remoto di svolgimento delle cose.

Considerato che con la riforma del 2012 che ha modificato il comma 1 dell'art. 67 disp. att. c.c. la delega deve essere scritta (v., al proposito, Cass. civ., sez. VI, 25 giugno 2018, n. 16673), anche nelle assemblee cui si partecipi a distanza le deleghe dovranno avere forma scritta e dovranno essere esibite al momento di inizio dell'assemblea.

Di esse dovrà essere fatta menzione nel verbale dell'assemblea, cui le deleghe dovranno essere allegate.

• Altro aspetto da considerare con riguardo a questa fase è quello che concerne il verbale dell'assemblea (strumento che - come noto - “rappresenta la descrizione di quanto è avvenuto in una determinata riunione” e dal quale “devono risultare tutte le condizioni di validità della deliberazione, senza incertezze o dubbi, non essendo consentito fare ricorso a presunzioni per colmare le lacune”: Cass. civ., sez. II, 13 novembre 2009, n. 24132).

Al riguardo si ricorda che la nuova norma (comma 6 dell'art. 66 disp. att. c.c.) contiene la disposizione per cui nel caso considerato “il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione”.

Sulla scorta di ciò che prevede la nuova norma, pertanto, il verbale dell'assemblea andrà redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente (da ricordare però che secondo la giurisprudenza il verbale dovrebbe essere sottoscritto non solo dal presidente ma anche dal segretario: così Cass. civ., sez. II, 23 novembre 2016, n. 23903).

Pare chiaro, poi, che ogni partecipante alla riunione dovrà potere verificare quanto viene verbalizzato (ciò anche al fine di potere chiedere l'inserimento delle “brevi dichiarazioni dei condomini che ne hanno fatto richiesta” di cui al n. 7 dell'art. 1130 c.c.).

• Anche alla luce di quanto si è visto, un ruolo assai importante sarà quello che dovrà essere svolto dal presidente dell'assemblea (figura della quale non a caso la nuova norma fa espressa menzione).

Questi - se con riguardo all'assemblea che si svolga con le modalità tradizionali ha un ruolo che si concentra soprattutto nel “potere di dirigere la discussione assicurando, da un lato, la possibilità a tutti i partecipanti di esprimere, nel corso del dibattito, la loro opinione su argomenti indicati nell'avviso di convocazione e curando, dall'altro, che gli interventi siano contenuti entro limiti ragionevoli” (Cass. Civ., Sez. III, 13 novembre 2009, n. 24132) - nel caso in esame viene ad avere - per i problemi specifici legati alle modalità particolari e diverse di svolgimento delle cose in relazione alla partecipazione dei condomini in videoconferenza - compiti ulteriori assai delicati.

• Un aspetto cui va prestata attenzione è quello del collegamento in via telematica e dei possibili problemi relativi al collegamento. Si tratta di aspetto molto delicato dal quale è condizionata la stessa possibilità di partecipazione dei condomini all'assemblea.

I problemi che possono presentarsi sono numerosi ed imprevedibili: è davvero impossibile formulare una lista completa di ipotesi prevedendo a priori tutti i possibili inconvenienti e le difficoltà.

Pare opportuno, quindi, che nel regolamento si fissino solo alcune regole di portata generale (volte a considerare alcuni dei problemi che possono presentarsi più frequentemente: il caso dell'impossibilità del collegamento iniziale; il caso dell'interruzione nel corso della riunione del collegamento nei confronti della generalità dei presenti o nei confronti di un singolo partecipante) restando affidata la soluzione di ogni ulteriore ipotesi di difficoltà alle norme in materia ed ai principi generali.

L'attività successiva allo svolgimento dell'assemblea

Va considerata, infine, la fase della chiusura dell'assemblea e delle operazioni successive.

• Il comma 6 dell'art. 66 detta - come si è visto - disposizioni a proposito della trasmissione del verbale: si prevede che il verbale debba essere trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini.

Si noti che la disposizione - mentre indica le modalità di comunicazione - non indica quale sia il soggetto che debba procedere alla trasmissione. Considerato che la norma fa menzione della trasmissione del verbale sia all'amministratore sia a tutti condomini è opportuno prendere in esame in modo distinto le due ipotesi.

Quanto alla trasmissione all'amministratore pare ragionevole che questa debba essere effettuata dal presidente dell'assemblea atteso che è quest'ultimo che ha il compito - e la responsabilità - della direzione e della conduzione delle cose relativamente all'assemblea. Del resto, è il presidente che - secondo l'ordine di svolgimento delle cose previsto dalla norma - è l'ultimo soggetto che dovrebbe avere materialmente il possesso del verbale (si noti infatti che l'operazione di chiusura del verbale - operazione compiuta la quale, si nota incidentalmente, non dovrebbero essere più consentiti interventi volti a porre rimedio ad eventuali omissioni: Cass. civ., sez. un., 7 marzo 2005, n. 4806 - sarà costituita dalla sottoscrizione da parte del presidente).

• Se ciò che si è detto vale quanto alla comunicazione del verbale all'amministratore, sembra invece che un discorso diverso debba farsi a proposito della comunicazione del verbale a tutti i condomini.

Pare, infatti, ragionevole che alla comunicazione del verbale a tutti i condomini provveda l'amministratore, una volta che egli ne abbia ricevuto la comunicazione.

Da osservare che, del resto, è l'amministratore - e non il presidente o il segretario dell'assemblea - che è nel possesso dell'elenco dei condomini e del relativo indirizzario e che pertanto ha la possibilità di compiere l'operazione di invio del verbale ai condomini.

• Collegando le operazioni che stiamo considerando alle disposizioni dettate in tema di compiti dell'amministratore (art. 1130 c.c.) emerge infine che il verbale dell'assemblea dovrà essere inserito nel registro dei verbali. Una volta che il verbale sia stato trasmesso all'amministratore questi dunque potrà provvedere al suo inserimento nel “registro dei verbali delle assemblee” di cui egli deve curare la tenuta (art. 1130, n. 7, c.c.).

Anche di ciò potrà essere fatta menzione nell'articolo del regolamento da formularsi.

A questo punto, possiamo tradurre in chiave concreta le considerazioni svolte fino ad ora.

Ecco il possibile testo di un articolo che potrebbe essere inserito nel regolamento di condominio.

“Articolo …. (“Partecipazione all'assemblea in modalità di videoconferenza”).

La partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. Deve essere comunque consentita in ogni caso la partecipazione in presenza alla riunione.

L'avviso di convocazione dell'assemblea - sia in prima sia in seconda convocazione - dovrà contenere l'indicazione oltre che del luogo, del giorno e dell'ora della riunione anche della piattaforma elettronica su cui il condomino potrà partecipare alla riunione (piattaforma che sarà scelta dall'amministratore se non si fosse avuta al riguardo una delibera dell'assemblea condominiale) e dovrà fornire ogni indicazione necessaria per l'accesso alla stessa.

Ciascun condomino può comunicare all'amministratore la volontà di partecipare all'assemblea in modalità di videoconferenza.

Durante lo svolgimento di tutta la riunione dovranno essere garantiti:

- la partecipazione audio e video dei partecipanti;

- il collegamento simultaneo fra partecipanti su un piano di parità;

- la verbalizzazione e la verifica da parte di tutti presenti di ciò che viene verbalizzato;

- la visione e condivisione di documenti;

- una congrua durata della riunione.

Ogni condomino può intervenire all'assemblea anche a mezzo di rappresentante, munito di delega scritta: delega che dovrà essere rammostrata e verrà allegata al verbale.

In apertura dell'assemblea il Presidente, verificata la validità delle convocazioni anche con riferimento alla sussistenza dei requisiti tecnici per la partecipazione in videoconferenza, procederà alla identificazione dei partecipanti.

In apertura dell'assemblea sarà consegnata a tutti i partecipanti l'informativa ai sensi dell'art. 12 ss. GDPR n. 679/2016.

Nell'ipotesi di impossibilità di collegamento telematico iniziale per problemi tecnici inerenti la connessione e/o la piattaforma, ove non sia possibile l'attivazione entro 30 minuti dall'orario indicato nell'avviso di convocazione, l'assemblea non potrà costituirsi validamente.

Ove il collegamento telematico venga meno durante la riunione, il Presidente sospenderà la riunione per un massimo di tre volte e per un tempo non superiore complessivamente ad un'ora. In caso di interruzioni del collegamento di maggiore durata l'assemblea verrà sciolta, fatte salve le delibere già assunte. Se durante l'assemblea il collegamento verrà interrotto con riferimento ad uno o più partecipanti, l'assemblea proseguirà ma verrà dato atto a verbale dell'interruzione.

Sarà verbalizzato l'ingresso durante la riunione o l'abbandono dell'assemblea da parte di qualunque partecipante.

Nel caso in cui vi sia partecipazione all'assemblea in modalità di videoconferenza, il verbale dell'assemblea, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, dovrà essere trasmesso da quest'ultimo all'amministratore, che lo dovrà trasmettere a tutti i condomini. La trasmissione dovrà avvenire con le medesime modalità previste per l'avviso di convocazione.

L'amministratore curerà l'inserimento del verbale nel registro dei verbali delle assemblee”.

Quello che abbiamo considerato è il caso in cui nel condominio sia già esistente un regolamento di condominio (ipotesi che peraltro dovrebbe essere presente nella generalità dei condominii che vedano la presenza di più di dieci condomini, dal momento che - come già si è detto - l'art. 1138 c.c. prevede che “quando in un edificio il numero dei condomini è superiore a dieci, deve essere formato un regolamento”).

È comunque possibile che in concreto nel condominio un regolamento non ci sia (perché il condominio abbia meno di undici condomini o perché nel condominio con più di dieci condomini non sia stata data attuazione all'obbligo sopra ricordato).

In questa ipotesi - ferma restando comunque la possibilità del ricorso al “previo consenso della maggioranza dei condomini” menzionato dal comma 6 dell'art. 66 disp. att. c.c. - potrebbe essere opportuno che - proprio in relazione alle necessità o comunque all'opportunità offerta dalla introduzione della nuova modalità di partecipazione all'assemblea - l'assemblea procedesse all'adozione di un regolamento di condominio.

Da notare che non è escluso che il nuovo regolamento da adottarsi possa avere un contenuto assai ridotto: contenuto che potrebbe consistere anche soltanto nella previsione dell'articolo che abbiamo sopra ipotizzato relativo alla partecipazione dei condomini all'assemblea con modalità di videoconferenza (restando comunque aperta la possibilità che in quel condominio venisse deliberata successivamente ogni ulteriore integrazione del regolamento).

Da notare che in questo modo verrebbe introdotta in quel condominio la regola, destinata a valere indefinitamente nel futuro, per cui la partecipazione dei condomini alle assemblee potrebbe avvenire in via telematica: possibilità che invece - secondo l'opinione di alcuni dei primi commentatori della nuova norma - non si avrebbe nel caso in cui si facesse ricorso al “previo consenso” della maggioranza dei condomini (che potrebbe valere - secondo tale opinione - esclusivamente per la partecipazione ad una sola assemblea sì che il “previo consenso” della maggioranza dei condomini dovrebbe essere reiterato in vista di ogni assemblea).

Celeste, Melius re perpensa, per l'assemblea in videoconferenza è sufficiente la maggioranza dei condomini, in Condominioelocazione.it, 9 dicembre 2020;

Scarpa, Il consenso per partecipare a distanza viene abbassato al cinquanta per cento, in Guida al diritto, 2020, fasc. 50, 43;

Scarpa, Assemblee in videoconferenza e basta l'adesione di un terzo, in Guida al diritto, 2020, dossier 5, 85;

Tarantino, La tele-assemblea in condominio: novità e criticità del nuovo strumento, in Condominioelocazione.it, 12 novembre 2020.