Conservazione digitale a norma di un messaggio PEC

Giuseppe Vitrani
11 Agosto 2021

Per il corretto salvataggio nel sistema di conservazione digitale a norma di un messaggio PEC, è sufficiente inviare in conservazione soltanto la ricevuta di avvenuta consegna oppure è necessario immettere, nella medesima conservazione, anche il messaggio di invio e la ricevuta di accettazione?

1) Per il corretto salvataggio nel sistema di conservazione digitale a norma di un messaggio di posta elettronica certificata, è sufficiente inviare in conservazione soltanto la ricevuta di avvenuta consegna oppure è necessario o comunque opportuno immettere, nella medesima conservazione, anche il messaggio di invio e la ricevuta di accettazione?

2) Nel caso in cui il messaggio contenga allegati firmati digitalmente ed altri non firmati digitalmente, è necessario o comunque opportuno inviare in conservazione digitale, oltre al messaggio (ricevuta di avvenuta consegna ed eventualmente quella di accettazione ed il messaggio di invio), separatamente anche i file firmati digitalmente ed in ipotesi anche quelli privi di firma digitale?

1) La corretta conservazione del messaggio di posta elettronica certificata è effettuata mediante l'invio all'archivio digitale della sola ricevuta di consegna, a condizione ovviamente che sia completa e che contenga pertanto al suo interno la busta informatica inviata al destinatario con tutti i suoi allegati. L'invio in conservazione della ricevuta di accettazione può essere una misura di prudenza ulteriore, utile nei casi in cui si voglia cristallizzare la prova relativa alla data di invio e non di ricezione (ad esempio in caso di notifica telematica effettuata l'ultimo giorno utile con ricevuta di consegna pervenuta il giorno successivo).
La conservazione del messaggio di invio non è invece di alcuna utilità perché non è documento informatico munito di firma e non può pertanto essere utilizzato né per provare l'avvenuto recapito elettronico, né per provare l'integrità e immodificabilità dei documenti allegati.

2) La conservazione del messaggio di posta elettronica certificata, in particolare della ricevuta di consegna completa, è sufficiente ad assolvere tutti gli oneri di conservazione, senza dover estrarre i messaggi dalla busta informatica.
Invero, la firma digitale della ricevuta di PEC garantisce l'integrità dell'intero documento informatico, inclusi i suoi allegati; estrarre i singoli documenti e mandarli in conservazione singolarmente sarebbe una operazione non corretta dal punto di vista archivistico perché si andrebbe a scindere il vincolo che unisce la busta informatica e il documento.

Al contrario, è opportuno che tale compendio documentario viva in un corpus unico anche all'interno dell'archivio, in modo da fornire prova completa dell'attività svolta dal professionista.

Fonte: Ilprocessotelematico.it