Profili pratici dell'obbligo di riconsegna dei documenti condominiali da parte dell'amministratore cessato

L'amministratore del condominio uscente ha l'obbligo - quando cessa il suo incarico - di rendere la documentazione relativa al condominio ed ai condomini: operazione che spesso dà luogo a problemi di carattere pratico.

In argomento, è intervenuta recentemente l'ordinanza 24 giugno 2021, n. 18185 della Corte di Cassazione che ha affermato principi che possono essere assai utili per dare soluzione ai problemi che nel concreto si pongono in materia.

Conviene, pertanto, prendere le mosse dal contenuto dell'ordinanza anzidetta - analizzandone le motivazioni - per passare poi all'esame di alcune delle questioni pratiche che si pongono.

Per comprendere la portata delle affermazioni formulate dalla Corte di Cassazione con l'ordinanza anzidetta è necessario ricordare che questa è intervenuta per definire la controversia insorta in un condominio in cui - cessato dalla carica l'amministratore - l'assemblea non aveva proceduto alla nomina in sua sostituzione di un nuovo amministratore.

In questa situazione, un condomino aveva richiesto all'amministratore cessato dalla carica la consegna della documentazione condominiale: l'amministratore uscente si era opposto a tale richiesta sulla base dell'affermazione che egli sarebbe stato obbligato alla consegna solo nei confronti di un nuovo amministratore che fosse nominato dall'assemblea.

È seguito il giudizio definito dalla Corte di Cassazione appunto con l'ordinanza n. 18185del 24 giugno 2021, la quale ha riconosciuto l'obbligo dell'amministratore cessato dalla carica di consegnare la documentazione al condomino richiedente.

Per potere fare utilizzo delle affermazioni formulate dalla Corte di Cassazione con l'ordinanza ora ricordata, conviene innanzitutto seguire l'iter argomentativo attraverso cui la Corte dà soluzione alla questione sopra sintetizzata.

• Nella motivazione dell'ordinanza, la Corte procede all'inquadramento della questione ed in questo senso segnala che: «occorre considerare come:

1) l'art. 1129, comma 8, c.c. obbliga l'amministratore uscente, alla cessazione dell'incarico, a “consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini”;

2) a norma dell'art. 1130, n. 8), c.c., l'amministratore è poi tenuto a “conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio”;

3) l'art. 1130, n. 10), c.c. aggiunge che l'amministratore deve redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e specifica che deve convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni (stabilita anche dall'art. 1130, n. 1, c.c.)».

• Quelli ora citati sono - ad avviso della Corte - i riferimenti normativi utili per la definizione della questione: alla luce di essi la Corte nota come «la l. n. 220/2012 … riformando la richiamata disciplina, ha ulteriormente sancito l'obbligo dell'amministratore cessato dall'incarico di riconsegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale e perciò anche di rendere il conto del suo operato».

Conclusione alla quale peraltro - osserva la Corte - già nel passato «era pacificamente pervenuta la giurisprudenza, facendo applicazione del generale obbligo di rendiconto e di restituzione imposto dall'articolo 1713, comma 1, c.c.».

Del resto - viene notato ancora - «si tratta … di documentazione che l'amministratore detiene unicamente nella sua veste di mandatario e che è di esclusiva pertinenza dei condomini mandanti».

• Chiarito ciò, la Corte prosegue il suo ragionamento osservando che «il rendiconto ed i documenti possono essere consegnati dall'amministratore uscente direttamente all'amministratore subentrante, ove l'assemblea abbia tempestivamente provveduto alla designazione del nuovo, spiegando la delibera di nomina efficacia nei confronti anche dei terzi ai fini della rappresentanza sostanziale del condominio».
• Nel caso in esame, però, l'assemblea non aveva provveduto alla nomina di un nuovo amministratore.

Prendendo in considerazione questa particolare, ipotesi la Corte nota che «la mancata nomina del nuovo amministratore … non legittima … uno ius retinendi con riguardo alla documentazione né un esonero dal rendiconto dell'amministratore uscente, intercorrendo il rapporto di amministrazione pur sempre con i singoli condomini mandanti del mandato collettivo, e non con il condominio inteso quale soggetto distinto ed unitariamente considerato».

• Sulla scorta delle considerazioni fino a qui svolte, la Corte conclude il proprio ragionamento sottolineando che, «trovando applicazione nel contratto che intercorre tra l'amministratore e i condomini le norme sugli obblighi e sulle attribuzioni del primo di cui agli artt. 1129 e 1130 c.c., e, per quanto non disciplinato, le disposizioni in tema di mandato (art. 1129, penultimo comma, c.c.), alla scadenza l'amministratore è comunque tenuto a consegnare la documentazione in suo possesso ed a rendere il conto».
• Ciò - viene precisato conclusivamente - «anche su richiesta del singolo condomino, stante la già avvenuta estinzione del mandato collettivo e potendosi presumere che tale richiesta interessi egualmente tutti i vari condomini, in quanto affare ad essi comune».

I principi affermati dai giudici di legittimità - ed i ragionamenti seguiti per giungere ad affermare tali principi - possono essere utili per affrontare anche questioni concrete ulteriori e diverse rispetto a quella considerata dall'ordinanza della Corte.

Nella motivazione dell'ordinanza, viene sottolineato che l'obbligo dell'amministratore di consegna della documentazione condominiale al momento della cessazione del suo incarico (obbligo il cui inadempimento - va notato per inciso - rende l'amministratore responsabile di tutti i danni che i condomini avessero a subire tanto a causa dell'omissione della consegna quanto anche a causa del ritardo o dell'incompletezza di questa: v. Trib. Roma 25 gennaio 2007) deriva, innanzitutto, dal fatto che i documenti condominiali sono di proprietà dei condomini e non dell'amministratore.

È appunto per questa ragione che i documenti in questione devono essere resi dall'amministratore (che ne ha la detenzione solamente per potere svolgere il suo incarico) ai condomini una volta che l'incarico (che giustifica e rende necessaria la loro detenzione) sia venuto meno.

La pronuncia ricordata nota che - come è stato ripetutamente sottolineato dalla giurisprudenza (al proposito l'ordinanza richiama Cass. civ., sez. II, 16 agosto 2000, n. 10815 e Cass. civ., sez. II, 3 dicembre 1999, n. 13504) - «si tratta … di documentazione che l'amministratore detiene unicamente nella sua veste di mandatario e che è di esclusiva pertinenza dei condomini mandanti».

Osservato che, a ben vedere, con la consegna della documentazione da parte dell'amministratore il cui incarico sia cessato si realizza il mantenimento del possesso di questa da parte del condominio - il condominio infatti continua ad essere il possessore dei documenti in questione attraverso il nuovo soggetto che lo rappresenta - con riguardo al profilo della questione relativo alla proprietà dei documenti vanno fatte alcune precisazioni utili ai fini della soluzione delle questioni pratiche che possono porsi in argomento.

• Un primo aspetto da sottolineare in questo senso è che il condominio è di norma proprietario non solo dei documenti che sono stati consegnati all'amministratore all'inizio del rapporto per consentirgli di svolgere il suo compito, ma anche dei documenti che l'amministratore abbia acquisito nel corso del rapporto in ragione del suo operato quale mandatario del condominio. Anche dei documenti successivamente acquisiti - di regola - l'amministratore sarà tenuto - ex art. 1130, n. 8), c.c. - a curare la conservazione e dovrà effettuare la consegna alla cessazione del suo incarico.
• Da notare che, tra i documenti dei quali l'amministratore dovrà effettuare la consegna, vi saranno anche il carteggio e la corrispondenza relativi ai rapporti intercorsi con i condomini o con i terzi per ragioni legate all'amministrazione del condominio.

Con riguardo ai documenti di questa natura, dovrà però farsi distinzione tra il carteggio che, pur inerendo ai rapporti con i condomini, abbia carattere personale per l'amministratore (carteggio che costituisce documentazione che non dovrà essere oggetto di consegna) ed il carteggio di carattere condominiale (che invece dovrà essere consegnato).

• Dovranno essere resi non soltanto i documenti che siano stati consegnati all'amministratore dai condomini (o dal precedente amministratore) ma anche i documenti che siano stati a lui consegnati da soggetti terzi ed anche i documenti che egli stesso abbia predisposto o formato per finalità legate agli interessi del condominio (tra questi comprese, per esempio, le dichiarazioni fiscali che l'amministratore deve compilare nel corso della sua gestione).

Ciò che conta, dunque, è che si tratti di documenti che siano detenuti dall'amministratore in relazione al suo incarico.

• Sempre con riguardo alla questione relativa alla proprietà dei documenti, va notato che il comma 8 dell'art. 1129 c.c. prevede come l'obbligo di consegna riguardi non solo i documenti afferenti al condominio ma anche i documenti afferenti ai singoli condomini. Anche in questo caso l'elemento chiave sarà costituito dalla considerazione che i documenti siano posseduti dall'amministratore in ragione del suo ufficio (e cioè in ragione della sua posizione di mandatario del condominio) ovvero invece in ragione di esigenze e posizioni diverse.
• Da osservare, infine, che l'obbligo di riconsegna riguarda non solo i documenti ma anche tutte le cose (chiavi, timbri, ecc.) di cui l'amministratore abbia la detenzione per svolgere il suo incarico. Esso riguarderà anche le eventuali somme di danaro di cui l'amministratore fosse depositario (anche se l'obbligo di fare transitare ogni somma nel conto corrente del condominio - obbligo fissato dal comma 7 dell'art. 1129 c.c. - dovrebbe rendere assai rara questa possibilità).

La pronuncia della Corte sottolinea, però, che i documenti devono essere consegnati non soltanto perché essi sono di proprietà dei condomini ma anche perché la loro consegna al condominio risponde alle regole che governano il mandato (e specificamente alla previsione dell'art. 1713 c.c.).

Al proposito, vanno fatte alcune osservazioni.

• Va segnalato, in primo luogo, che l'obbligo di consegna della documentazione è fissato dal comma 8 dell'art. 1129 c.c. con una disposizione che è formulata in modo diverso dall'art. 1713 c.c.

Si noti, infatti, che, mentre l'art. 1129 c.c. impone all'amministratore la “consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini”, l'art. 1713 c.c. dispone che il mandatario debba rimettere al mandante “tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato”. Come si vede, le due norme non prevedono esattamente la stessa cosa. La previsione della norma in tema di mandato ha un contenuto più ampio di quello proprio della norma specifica in tema di condominio: la prima non è limitata - come la seconda - alla consegna della sola documentazione ma riguarda anche ogni altra cosa.

• Proprio alla luce di questa osservazione, potrebbe ritenersi che l'obbligo di riconsegna previsto a carico dell'amministratore abbia - o comunque possa avere - due distinte fonti normative: che dunque l'obbligo di consegna della documentazione condominiale (e cioè di “tutta la documentazione ... afferente al condominio e ai singoli condomini”) derivi dall'art. 1129 c.c. e che di contro l'obbligo di consegna di ogni altra cosa (e cioè di tutto ciò che sia ulteriore e diverso dai documenti anzidetti) che l'amministratore avesse ricevuto o comunque detenesse a causa del suo mandato derivi dall'art. 1713 c.c.

Sulla base di questa osservazione, potrebbe notarsi che la disposizione dell'art. 1713 c.c. verrebbe a svolgere così - rispetto a questo profilo della fattispecie - una funzione di integrazione e di completamento della disciplina specifica del condominio, proprio come prevede il penultimo comma dell'art. 1129 c.c. (che assegna alle norme in tema di mandato un ruolo di integrazione della disciplina dettata per l'amministrazione del condominio dall'art. 1129 c.c.).

Un profilo che emerge dalle argomentazioni esposte nel provvedimento ricordato è costituito anche dal collegamento dell'obbligo di consegna della documentazione all'obbligo di rendiconto.

Nella motivazione dell'ordinanza, si afferma infatti che la l. n. 220/2012 ha “sancito l'obbligo dell'amministratore cessato dall'incarico di riconsegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale e perciò anche di rendere il conto del suo operato”, e si afferma, poi, che “il rendiconto ed i documenti possono essere consegnati dall'amministratore uscente direttamente all'amministratore subentrante, ove l'assemblea abbia tempestivamente provveduto alla designazione del nuovo”.

Vengono, dunque, considerati assieme - quali espressione di un unico principio - l'obbligo di consegna della documentazione e l'obbligo del rendiconto.

Al proposito, vanno fatte però alcune precisazioni.

• Innanzitutto, va sottolineato che di norma la sostituzione dell'amministratore avviene in un momento che non coincide con la data di chiusura della gestione: di norma l'amministratore che venga sostituito ha già svolto - al momento della sua sostituzione - una parte della gestione dell'esercizio allora in corso.

E per tale parte di gestione il soggetto che deve presentare gli elementi necessari perché possa essere operato il rendiconto non può che essere l'amministratore uscente.

• Da segnalare che, in argomento, la giurisprudenza ha affermato che poiché ai sensi dell'art. 1130-bis c.c. l'amministratore è obbligato nei confronti del condominio alla redazione del rendiconto, nel caso di avvicendamento l'amministratore uscente è tenuto a consegnare al nuovo amministratore un documento costituito nella sostanza da un riepilogo della contabilità che riporti il dettaglio delle scritture contabili alla base della situazione economica, patrimoniale e finanziaria del condominio (v., in questo senso, Trib. Milano 3 settembre 2019).
• Va, però, sottolineato che il potere di approvare il rendiconto spetta all'assemblea del condominio: ne deriva che l'amministratore subentrante se potrà ricevere il documento anzidetto riepilogativo della contabilità condotta dall'amministratore uscente, non potrà certamente approvare incassi e spese risultanti dai prospetti consegnatigli dal precedente amministratore (Cass. civ.,sez. II, 28 maggio 2012, n. 8498).

Tantomeno l'accettazione di tali documenti da parte del nuovo amministratore potrà costituire prova idonea del debito nei confronti del vecchio amministratore da parte dei condomini per l'importo corrispondente al disavanzo tra le rispettive poste contabili (Cass. civ., sez. II, 17 febbraio 2020, n. 3859): infatti “la sottoscrizione del verbale di consegna della documentazione, apposta dal nuovo amministratore, non integra … una ricognizione di debito fatta dal condominio in relazione alle anticipazioni di pagamenti ascritte al precedente amministratore e risultanti dalla situazione di cassa registrata” (così la già citata Cass. civ., sez. II, 17 febbraio 2020, n. 3859).

• Ciò che il vecchio amministratore dovrà consegnare al nuovo saranno dunque i documenti ed i registri che consentano di conoscere e verificare la gestione da parte del vecchio: l'esame e l'approvazione del rendiconto resteranno invece operazioni che riguarderanno sempre e solo l'assemblea.

Sul piano concreto, peraltro, sarà il nuovo amministratore che presenterà all'assemblea il rendiconto riferito anche al segmento di gestione condotta dal vecchio amministratore: in questo senso ed a questo fine, è necessario che al nuovo amministratore venga consegnata la documentazione necessaria per redigere il rendiconto.

Si consideri ora - alla luce di quanto abbiamo potuto vedere - la questione con riguardo al profilo relativo al soggetto nei cui confronti deve essere effettuato il passaggio delle consegne.

• Il passaggio delle consegne nei confronti del nuovo amministratore

Come sottolinea anche l'ordinanza più volte ricordata della Corte di Cassazione, deve ritenersi che - ancorché la norma non indichi il soggetto nei cui confronti debba essere effettuata la consegna - nella generalità dei casi, in difetto di diverse indicazioni da parte dell'assemblea, la consegna debba essere effettuata nei confronti del nuovo amministratore del condominio.

Ciò deriva dalla semplice considerazione che la consegna deve essere effettuata in favore del condominio che (rispetto al vecchio amministratore) è il soggetto che ha il ruolo del mandante e che è - inoltre - il proprietario dei documenti dei quali si tratta: ed il condominio in via generale e per ogni atto è rappresentato appunto dall'amministratore (dunque a questo punto dal nuovo amministratore). È in questo senso che - come già si è detto - la consegna della documentazione condominiale da parte dell'amministratore uscente deve essere vista quale attività che ha quale significato ed effetto il mantenimento del possesso della documentazione da parte del condominio.

È chiaro anche che l'amministratore uscente - in base alla regola enunciata dall'art. 1393 c.c. in tema di “giustificazione dei poteri del rappresentante” - avrà il diritto di chiedere a colui il quale si presenti quale nuovo amministratore del condominio di dare la prova di tale sua qualità mediante l'esibizione del verbale dell'assemblea che contenga la delibera con la quale egli sia stato nominato nuovo amministratore del condominio.

• Il passaggio delle consegne nei confronti di soggetto diverso

Non può escludersi, tuttavia, che possano aversi anche situazioni in cui non si abbia la presenza di un nuovo amministratore del condominio.

Si pensi, innanzitutto, al caso in cui l'assemblea - per una qualsiasi ragione - non nomini subito il nuovo amministratore. Si pensi, per esempio, al caso in cui l'assemblea non intenda e non debba nominare un nuovo amministratore (da ricordare che nel caso del condominio che non abbia più di otto condomini, secondo l'opinione largamente prevalente, la nomina dell'amministratore non è obbligatoria sì che potrebbe accadere che in un condominio che veda la presenza di un numero di condomini inferiore a nove nel quale per un certo periodo si fosse avuta la presenza di un amministratore i condomini da un certo momento in poi decidessero di non avere più un amministratore).

È evidente che, anche in queste ipotesi, la consegna di quanto fosse detenuto dal vecchio amministratore dovrebbe comunque avere luogo: come sottolineato dall'ordinanza della Cassazione che abbiamo ricordato, invero, «la mancata nomina del nuovo amministratore … non legittima … uno ius retinendi con riguardo alla documentazione».

Vi è da chiedersi nei confronti di chi in questi casi l'amministratore uscente debba effettuare la consegna.

Sembra ragionevole che la prima risposta al quesito possa essere data dall'assemblea del condominio.

Sarà appunto l'assemblea che potrà decidere - adottando una specifica delibera al riguardo - a chi dovrà essere effettuata la consegna: ed in questo senso potrebbe essere deciso anche la consegna possa essere effettuata in favore della stessa assemblea.

Nulla esclude, però, che l'assemblea disponga che la consegna da parte dell'amministratore uscente venga effettuata in favore del consiglio di condominio (ove questo fosse esistente) oppure in favore di uno o più condomini che fossero appunto designati dall'assemblea o anche di altro soggetto pur esterno al condominio (per esempio in favore del professionista - avvocato, esperto contabile, ecc. - che prestasse assistenza al condominio).

I profili della questione cui ora si è fatto cenno fanno emergere l'opportunità che in via generale, nel momento in cui deliberasse la revoca dell'incarico all'amministratore o comunque nel momento in cui nominasse un nuovo amministratore che sostituisse un precedente amministratore, l'assemblea dei condomini prendesse in considerazione gli aspetti concreti delle questioni relative al passaggio delle consegne ed indicasse - tra le altre cose - il soggetto (il nuovo amministratore ovvero il condomino o i condomini che si ritenesse di designare ovvero ancora il soggetto terzo che si ritenesse di scegliere a tal fine) nei cui confronti dovesse essere effettuato il passaggio delle consegne.

Nel caso in cui l'assemblea non provvedesse, però, in tal senso, dovrebbe farsi ricorso alla soluzione indicata dalla Cassazione con l'ordinanza che abbiamo esaminato: in mancanza del nuovo amministratore - ed in mancanza di diverse indicazioni da parte dell'assemblea - il vecchio amministratore sarà tenuto a riconsegnare la documentazione a qualsiasi condomino gliela richieda. Ciò - come sottolineano gli ermellini - in coerenza con l'idea che il rapporto relativo all'amministrazione del condominio leghi l'amministratore ai singoli condomini.

Vi è da dire, tuttavia, che proprio per questa ragione la soluzione anzidetta sembra sia consentita - lo si ricava proprio dall'ordinanza della Cassazione - solo nel caso in cui non vi siano elementi che si pongano in contrasto con la presunzione che la richiesta da parte del singolo condomino “interessi egualmente tutti i vari condomini, in quanto affare ad essi comune”. Ove invece emergessero al riguardo situazioni di conflitto tra i condomini potrebbe ritenersi che - proprio sulla scorta di quanto afferma l'ordinanza che stiamo considerando - alla soluzione anzidetta non potesse farsi ricorso.

Sulla scorta delle considerazioni formulate, l'ordinanza 24 giugno 2021, n. 18185 della Cassazione può essere vista dunque quale elemento di aiuto per la soluzione delle questioni che si pongono sul piano concreto con riguardo al tema del passaggio delle consegne nel condominio.

Essa infatti consente:

• di meglio comprendere il rapportoche devevedersi tra l'obbligo di consegna della documentazione condominiale e la condizione di proprietà di questa in capo ai condomini;
• di meglio definire l'ambito e i limiti dell'applicabilità della disciplina del contratto di mandato rispetto al rapporto che lega l'amministratore del condominio ai condomini;
• di comprendere il senso del collegamento tra l'obbligo della consegna della documentazione l'obbligo del rendiconto;
• di dare soluzione al quesito circa il soggetto nei confronti del quale deve essere effettuato il passaggio delle consegne da parte dell'amministratore uscente.

Amendolagine, L'amministratore cessato è obbligato a consegnare la documentazione al singolo condomino, in Condominioelocazione.it, 1° ottobre 2021;

Ginesi, Passaggio di consegne, bussola in Condominioelocazione;

Scalettaris, Il passaggio delle consegne nel condominio, Milano, 2018.