Amministratore (documentazione e registri)

Quando i condomini sono più di otto, l'assemblea nomina un amministratore (art. 1129, comma 1, c.c.) che, contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, in virtù di quanto previsto dal novellato art. 1129, comma 2, c.c., è tenuto a comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'art. 1130 c.c. (e, cioè, i registri di anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità) nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore medesimo, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata; l'inesatta comunicazione di tali dati è causa di revoca dall'incarico, secondo quanto prescritto dal successivo comma 12, n. 8), dello stesso art. 1129 c.c.. Sempre la l. 11 dicembre 2012, n. 220, di riforma del condominio, ha previsto che l'amministratore è altresì obbligato, a pena di revoca, a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio e della cui rendicontazione periodica ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese (art. 1129, comma 7), mentre, con disposizione finale (comma 8), è stato chiarito che alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini.

Come noto, la Suprema Corte, a Sezioni Unite, ha da tempo risolto la vexata quaestio circa i limiti di operatività dell'istituto dell'apparenza del diritto in ambito condominiale, precisando che condomino è solo chi sia effettivamente sia proprietario, all'interno dell'edificio ovvero del complesso residenziale, di unità abitative (Cass. civ., S.U., 8 aprile 2002, n. 5035): principio che vale sia in relazione alla riscossione degli oneri condominiali (Cass. civ., sez. II, 22 ottobre 2007, n. 22089) che avuto riguardo alla convocazione assembleare (Cass. civ., sez. II, 30 aprile 2015, n. 9924).

Non sempre, tuttavia, le "informazioni" a disposizione dell'amministratore sono tali da consentire una sovrapposizione perfetta tra regime proprietario effettivo e quello emergente dalla quotidianità. Ecco, dunque, che la riforma ha previsto (art. 1130, comma 1, n. 6, c.c.) un nuovo obbligo a carico dell'Amministratore: la tenuta, cioè, del registro di anagrafe condominiale, contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Correlativamente, ogni variazione dei dati va comunicata all'amministratore in forma scritta, entro sessanta giorni, prevedendosi, altresì, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, non solo la possibilità che l'amministratore richieda, con lettera raccomandata, le informazioni necessarie all'aggiornamento del registro di anagrafe ma anche, nell'ipotesi di omessa o incompleta risposta nel termine di trenta giorni dalla richiesta, la facoltà per costui di acquisire personalmente le informazioni necessarie, addebitandone il relativo costo al condomino.

Su tale registro - che può tenersi anche con modalità informatizzate - sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. In dottrina è stato osservato come si appalesi necessaria la numerazione delle relative pagine e, in ogni caso, opportuna - benché non espressamente prevista - la specificazione dell'anno cui la contabilità si riferisce (e non quello in cui è effettuata la stampa delle pagine). In difetto di una chiarificazione normativa circa il criterio da seguire nella conservazione dei dati - se, cioè, la numerazione possa avvenire progressivamente o debba avvenire anno per anno - si ritiene che la progressione della numerazione interperiodale non necessiti di alcuna specificazione dell'anno cui inerisce che, al contrario, diviene necessaria nel caso di numerazione annuale.

Per quanto riguarda il criterio di tenuta del registro di contabilità, il legislatore non ha delineato forme o sistemi contabili particolari, sicché l'amministratore, nel rispetto del principio dell'annotazione cronologica, può optare tra metodi di registrazioni alternativi e, in particolare, tra il metodo della partita doppia e quello della partita semplice.

Pare opportuno evidenziare, infine, che, recentemente, la Suprema Corte ha chiarito che l'espressione “anno in corso”, di cui al previgente art. 63, comma 2, disp. att. c.c. - ora, in seguito all'approvazione della l. n. 220/2012, art. 63, comma 4, disp. att. c.c. - debba essere intesa, alla luce del principio della "dimensione annuale della gestione condominiale", con riferimento al periodo annuale costituito dall'esercizio della gestione condominiale, il quale può anche non coincidere con l'anno solare (Cass. civ., sez. II, 22 marzo 2017, n. 7395).

Non si tratta di una novità introdotta dalla riforma, ma del restyling di una previsione già esistente, essendo il registro in questione già contemplato dal previgente art. 1136, comma 7, c.c.; attualmente (art. 1130, n. 7, c.c.) in esso confluiscono le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta ed allo stesso registro è altresì allegato il regolamento di condominio, ove adottato, che, in precedenza, era invece trascritto nel registro sul quale venivano annotati nomina e revoca dell'amministratore (artt. 1138, comma 3 e 1129, comma 4, c.c. nonché 71 disp. att. c.c.).

Quanto alla funzione del registro, esso consente la conservazione dei verbali assembleari che, muniti della sottoscrizione del presidente e segretario, provano, in via presuntiva, i fatti che affermano essersi verificati durante l'assemblea (Cass. civ., sez. II, 18 agosto 2015, n. 16774).

Spetta al condomino che impugna la deliberazione assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, di provare il proprio assunto (Cass. civ., sez. II, 9 maggio 2017, n. 11375; Cass. civ., sez. II, 13 ottobre 1999, n. 11526).

Quanto al regolamento di condominio, la previsione di allegazione contemplata dalla normativa in questione sostanzialmente conferma quanto già emerso dalla giurisprudenza antecedente alla novella e, cioè, la necessità della forma scritta ad substantiam per la sua adozione: già Cass. civ., sez. un., 30 dicembre 1999, n. 943, aveva infatti chiarito che la prescrizione di tale requisito formale si desumeva sia dalla circostanza che l'art. 1138, comma 4, c.c. prevedeva (nel vigore dell'ordinamento corporativo) la trascrizione del regolamento nel registro già prescritto dall'art. 71 disp. att. c.c., sia dalla circostanza che, quanto alle clausole del regolamento aventi natura soltanto regolamentare (e siano perciò adottabili a maggioranza), trovava applicazione il comma 7 dell'art. 1136 c.c. - che prescriveva la trascrizione delle deliberazioni in apposito registro tenuto dall'amministratore (onde anche la deliberazione di approvazione di tale regolamento per poter essere trascritta deve essere redatta per iscritto), mentre, quanto alle clausole di natura contrattuale, l'esigenza della forma scritta era imposta dalla loro incidenza, costituendo oneri reali o servitù, sui diritti immobiliari dei condomini sulle loro proprietà esclusive o sulle parti comuni oppure attribuendo a taluni condomini diritti di quella natura maggiori di quelli degli altri condomini.

Pur essendo previsto un analogo registro dall'originario art. 1129, comma 4, c.c., cionondimeno la giurisprudenza intervenuta in proposito, rispetto a fattispecie anteriori alla riforma del 2012, aveva affermato che essendo applicabile alla nomina dell'amministratore del condominio di un edificio la disposizione dell'art. 1392 c.c., per cui, salvo che siano prescritte forme particolari e solenni per il contratto che il rappresentante deve concludere, la procura che conferisce il potere di rappresentanza può essere verbale o anche tacita, ne derivava che tale procura potesse risultare, indipendentemente da una formale investitura da parte dell'assemblea e dall'annotazione nello speciale registro di cui all'art. 1129 c.c., dal comportamento concludente dei condomini che avessero considerato l'amministratore tale a tutti gli effetti, pur in assenza di una regolare nomina assembleare, rivolgendosi abitualmente a lui in detta veste, senza metterne in discussione i poteri di gestione e di rappresentanza del condominio (Cass. civ., sez. II, 10 aprile 1996, n. 3296; Cass. civ., sez. II, 4 febbraio 2016, n. 2242). Coerentemente era stato quindi chiarito che la trascrizione nel registro previsto dall'art. 1129, ultimo comma, c.c. del verbale dell'assemblea condominiale che nomina l'amministratore ha una funzione di mera pubblicità, e l'inosservanza di tale formalità non importa la nullità o l'inefficacia della delibera nei confronti dei condomini che non parteciparono all'assemblea i quali possono ignorare legalmente l'esistenza della deliberazione, ai fini della decorrenza dei termini per l'impugnativa a norma dell'art. 1137 c.c., sino a quando non venga ad essi comunicata.

A seguito della novella, invece, l'omessa tenuta del registro in questione - nel quale vanno annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale - costituisce causa di revoca dell'amministratore.

Già anteriormente alla novellaera consolidato il principio per era riconosciuta a ciascun comproprietario la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (non soltanto, dunque, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), senza dovere specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risultasse di ostacolo all'attività dell'amministrazione, non fosse contraria ai principi di correttezza e non si risolvesse in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. civ., sez. II, 21 settembre 2011, n. 19210). A tale diritto corrispondeva l'obbligo dell'amministratore di predisporre un'organizzazione, sia pur minima, che ne consenta l'esercizio, informandone i condomini (Cass. civ., sez. II, 19 settembre 2014, n. 19799).

La legge di riforma, anche facendo propri gli approdi della giurisprudenza ad essa antecedente, ha definito ulteriormente il perimetro di tali poteri/doveri, chiarendo che grava sull'amministratore l'obbligo

a) di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione e riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio (art. 1130 c.c.) ed a riconsegnarla alla cessazione dell'incarico (art. 1129 c.c.; il medesimo principio era stato affermato, ante riforma, da Cass. civ., sez. II, 3 dicembre 1999, n. 13504, la quale aveva altresì precisato che l'amministratore non avrebbe potuto, avvalendosi del principio inademplenti non est adimplendum, trattenere tale documentazione, in attesa di essere rimborsato delle somme eventualmente anticipate per conto del condomini, non essendovi corrispettività né interdipendenza tra dette prestazioni, originate da titoli diversi);

b) di fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali (per il regime anteriore alla novella, v. Cass. civ., sez. II, 23 gennaio 2013, n. 1593) e delle eventuali liti in corso (art. 1130 c.c.);

c) di fornire al condomino che ne faccia richiesta copia della rendicontazione periodica relativa al conto corrente condominiale (art. 1129 c.c.);

d) di consentire ai condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari che ne facciano richiesta la visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo (art. 1130-bis c.c.; per l'analogo dovere, anteriormente alla l. n. 220/2012, v. Cass. civ., sez. II, 19 settembre 2014, n. 19799).

A tale ultimo riguardo, peraltro, Cass. civ., sez. VI-2, 28 luglio 2020, n. 15996 ha evidenziato che gli artt. 1129, comma 2, c.c. e 1130-bis c.c., come novellati dalla l. n. 220/2012, nel contemplare la facoltà dei condomini di ottenere l'esibizione di registri e documenti contabili condominiali in qualsiasi tempo e, dunque, non necessariamente in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ciò prevedono sempreché l'esercizio del diritto di accesso non si risolva in un intralcio all'amministrazione, ponendosi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c.; spetta, peraltro, al condomino istante - il quale non è tenuto a specificare le ragioni della richiesta - l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito l'esercizio della facoltà in parola.

Quanto, invece, alla comunicazione dello stato di eventuale morosità dei singoli condomini, è tuttavia da escludere che la stessa possa essere effettuata mediante affissione in bacheca accessibile anche a terzi estranei al condominio giacché, diversamente opinando, la stessa si risolverebbe nella messa a disposizione di quei dati in favore di una serie indeterminata di persone estranee, determinandone un'indebita diffusione, come tale illecita e fonte di responsabilità civile, ai sensi degli art. 11 e 15 del d.lgs. n. 196/2003 (Cass. civ., sez. II, 4 gennaio 2011, n. 186).

Avuto riguardo peculiare alla tematica dell'obbligo, gravante sull'amministratore uscente, di consegna della documentazione in favore di quello subentrante, va chiarito che l'accettazione da parte del nuovo amministratore della documentazione condominiale consegnatagli dal precedente, così come un pagamento parziale, a titolo di acconto di una maggiore somma, non costituiscono prove idonee del debito nei confronti di quest'ultimo da parte dei condomini per l'importo corrispondente al disavanzo tra le rispettive poste contabili, spettando pur sempre all'assemblea di approvare il conto consuntivo, onde confrontarlo con il preventivo ovvero valutare l'opportunità delle spese affrontate d'iniziativa dell' amministratore (Cass. civ., sez.VI-2, 25 febbraio 2020, n. 5062).

Con l'ulteriore conseguenza che ne discende per cui la sottoscrizione del verbale di consegna della documentazione, apposta dal nuovo amministratore, non integra, pertanto, una ricognizione di debito fatta dal condominio in relazione alle anticipazioni di pagamenti ascritte al precedente amministratore e risultanti dalla situazione di cassa registrata (Cass. civ., sez.II, 23 luglio 2020, n. 15702).

Il novellato art. 1129, comma 7, c.c. impone all'amministratore, a pena di revoca (art. 1129, comma 12, n. 3, c.c.), di far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.

Anche in tal caso la l. n. 220/2012 ha recepito - pur diversamente definendone i contorni - gli arresti della giurisprudenza di legittimità, che aveva chiarito come, pur in assenza di specifiche disposizioni di legge che ne facessero obbligo, l'amministratore di condominio fosse tenuto a far affluire i versamenti delle quote condominiali su un apposito e separato conto corrente intestato al condominio, per evitare confusioni e sovrapposizioni tra il patrimonio del condominio e il suo personale od eventualmente quello di altri differenti condomini, da lui amministrati (Cass. civ., sez. I, 10 maggio 2012, n. 7162): sottesa a tale impostazione v'era, con evidenza, una chiara esigenza di trasparenza e di informazione, in modo che ciascun condomino potesse costantemente verificare la destinazione dei propri esborsi e la chiarezza e facile comprensibilità dell'intera gestione condominiale.

Sennonché, diversamente dal passato, in cui non era possibile far derivare dalla mancata apertura di un conto corrente separato rispetto al patrimonio personale dell'amministratore, la revoca del mandato, tale revoca è oggi espressamente contemplata.

Quanto, infine, alle modalità di accesso alla documentazione relativa al conto, generalmente si ritiene che esso debba avvenire per il tramite dell'amministratore ex art. 1129, comma 7, c.c., siccome formale intestatario dello stesso; sennonché, recentemente si è sviluppato un contrario orientamento che legittima direttamente alla richiesta anche il condomino, in quanto la richiamata previsione codicistica non prescriverebbe un obbligo, in capo al condomino medesimo, di esclusiva richiesta della documentazione in questione all'amministratore, quanto - piuttosto - ne subordinerebbe la legittimazione nei confronti dell'istituto di credito alla (sola prova della) preventiva richiesta all'amministratore stesso (Arb. banc. e fin. di Roma, 16 settembre 2016).

De Tilla, Codice del nuovo condominio commentato, Padova, 2016;

Soffientini, L'accesso ai documenti condominiali, Milano, 2013.