Attestazioni di conformità

PCT: inquadramento normativo

***DOCUMENTO IN FASE DI AGGIORNAMENTO AUTORALE DI PROSSIMA PUBBLICAZIONE***

La normativa civilistica in materia di attestazioni di conformità, deve essere innanzitutto divisa in due macro categorie: norme che conferiscono il potere di attestazione e ne stabiliscono i limiti, norme che prevedono le modalità operative per l'elaborazione dell'attestazione de qua.

Del primo gruppo fanno parte gli artt. 16-bis, comma 9-bis, e 16-decies, d.l. n. 179/ 2012 (potere di attestazione in caso di estrazione o di deposito nel fascicolo telematico), gli artt. 518, 521-bis, 543 e 557 c.p.c. (potere di attestazione nelle procedure esecutive), gli artt. 3-bis, comma 2, e 9, comma 1-bis e 1-ter, l. n. 53/1994 (potere di attestazione di conformità nelle notificazioni in proprio via PEC) e infine l'art. 83 c.p.c. che detta la disciplina in materia di procura alle liti.

Al secondo gruppo, invece, appartengono l'art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012 e l'art. 19-ter, provvedimento DGSIA 16 aprile 2014, nonché, in parte, ancora una volta l'art. 83 c.p.c..

Nel caso degli artt. 16-bis, comma 9-bis, e 16-decies, d.l. n. 179/2012, l'attestazione potrà riguardare unicamente provvedimenti del Giudice (anche degli ausiliari del Giudice nel caso di estrazione dal fascicolo informatico)o atti processuali di parte (in quest'ultimo caso senza distinzione fra atti di parte o di controparte).

Per quanto riguarda le procedure esecutive, invece, si dovrà procedere – a pena di inefficacia del pignoramento – all'attestazione del titolo, del precetto e del pignoramento, nonché – nel caso di cui all'art. 557 c.p.c. – anche della nota di trascrizione qualora l'avvocato ne sia già in possesso al momento dell'iscrizione a ruolo della procedura.

In ordine, infine, al potere di attestazione nelle notificazioni via PEC, la normativa di riferimento consente sia l'attestazione “attiva”, ossia, quella relativa alla dichiarazione di conformità delle copie trasmesse in allegato al messaggio PEC, che quella “passiva”, quindi, quella da effettuarsi in caso di stampa delle ricevute PEC di notifica e dei relativi allegati.

La seconda, ossia l'attestazione “passiva”, potrà essere correttamente perfezionata unicamente nei casi in cui il difensore non possa trasmettere telematicamente le ricevute PEC sopra indicate e quindi, attualmente, solo ove l'ufficio ricevente sia privo di mezzi idonei alla trasmissione dei documenti via Posta Elettronica Certificata (UNEP, Giudice di Pace, Suprema Corte di Cassazione).

Segue: il potere di attestazione di conformità dell'avvocato

Stabilito quindi quale sia la normativa di riferimento, vediamo invece in quali casi l'avvocato potrà attestare la conformità della copia informatica o della copia analogica all'originale o alla copia conforme, così mantenendo immutata l'efficacia probatoria del documento finale rispetto a quello originario.

Si precisa che tale potere coincide in realtà – nella quasi totalità dei casi – con un vero e proprio dovere di attestazione, e quindi l'elencazione che segue, volta a condensare la casistica più frequente, raccoglie fattispecie in cui tale attestazione non solo è ammessa ma è espressamente richiesta:

In tutti questi casi, come vedremo nei paragrafi seguenti, l'avvocato sarà considerato – ad ogni effetto di legge – Pubblico Ufficiale, ex art. 16-undecies, comma 3-bis, d.l. n. 179/2012.

Segue: le peculiarità della procura alle liti

L'art. 83, comma 3, c.p.c. prevede a tutti gli effetti una modalità specifica di attestazione di conformità, modalità che dovrà ritenersi speciale rispetto sia alla normativa generale del CAD sia al disposto dell'art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012.

L'articolo de quo, difatti, prescrive che «se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale». Il difensore che si appresti a costituirsi in giudizio telematicamente, quindi, non solo dovrà predisporre – nelle modalità ordinarie – la procura alle liti facendola sottoscrivere al cliente e sottoscrivendola lui (su carta), ma dovrà procedere ad una nuova sottoscrizione – questa volta digitale – del documento de quo dopo la scansione.

La ratio di questa duplice sottoscrizione – in realtà – deriva dalla diversa valenza che le due firme del difensore hanno rispetto al documento. La firma olografa, come avveniva in passato, sarà necessaria al fine di attestare che il cliente – di cui l'avvocato avrà verificato l'identità – abbia apposto la sottoscrizione dinanzi a quest'ultimo, e sarà quindi qualificabile come firma di “autentica”.

La sottoscrizione digitale del documento scansionato, invece, servirà ad attestare che il documento de quo sia conforme alla procura alle liti originale detenuta dall'avvocato; originale che, salvo disconoscimento o ordine di esibizione, non sarà mai prodotto in giudizio. In quest'ultimo caso – quindi – la firma non avrà la natura di “autentica” della sottoscrizione effettuata dal cliente ma quella di “conformità” della copia all'originale.

Segue: le modalità di attestazione di conformità

Stabiliti quali siano i casi nei quali l'avvocato possa (e nella maggior parte dei casi debba) attestare la conformità della copia al documento di origine, è necessario a questo punto occuparsi delle modalità di predisposizione di tale attestazione.

Con l'introduzione dell'art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012 – avvenuto con l'emanazione del d.l. n. 83/2015 convertito con l. n. 132/2015 – il legislatore ha stabilito tre specifiche modalità di attestazione di conformità, modalità che possono essere considerate speciali rispetto alla normativa generale dettata dal CAD e dal d.P.C.M. 13 novembre 2014.

Tali modalità si applicheranno, in virtù del disposto dell'art. 16-undecies, comma 1, d.l. n. 179/2012 qualora l'attestazione di conformità sia prevista dalle disposizioni della medesima sezione del d.l. n. 179/2012, dal codice di procedura civile e dalla l. n. 53/1994, così di fatto includendo il 99% dei casi di attestazione di conformità predisposta dell'avvocato.

Segue: giurisprudenza di riferimento (casi di mancata o errata attestazione e conseguenze)

In linea generale, nel corso degli ultimi 3 anni, sono stati numerosi i casi di mancata attestazione di conformità di documenti depositati nei fascicoli informatici o di atti e provvedimenti depositati via PEC.

L'attuale orientamento della Suprema Corte, anche in virtù di risalenti pronunce in tema di notificazione di atti in copia semplice (cfr. Cass. civ., n. 16317/2004 e Cass. civ., n. 6272/1984) è di natura salvifica, e improntato all'analisi delle effettive conseguenze della mancata attestazione.

In generale la Suprema Corte ha da sempre sostenuto che la necessità che la copia della sentenza consegnata al destinatario della notificazione sia in tutto conforme all'originale serva unicamente ad assicurare al medesimo la conoscenza legale ed integrale della pronuncia. Tale ultimo risultato potrebbe – semmai – non realizzarsi in caso di notificazione di documenti mancanti, ad esempio, di alcune pagine o con parti del tutto non leggibili, inidonei quindi a raggiungere lo scopo proprio della notificazione.

In tutti gli altri casi, invece, la Suprema Corte ha ritenuto di poter applicare il consolidato principio di cui all'art. 156, u. c., c.p.c..

Del medesimo avviso, oggi, sono anche buona parte dei giudici di merito, come ad esempio Trib. Napoli, 29 febbraio 2016 (v. Decreto ingiuntivo telematico valido anche se manca la firma del difensore sull'attestazione di conformità, in IlProcessotelematico.it), che con ordinanza ha ritenuto sanabile la nullità dell'attestazione di ricorso e pedissequo decreto ingiuntivo estratti dal fascicolo informatico e notificati in forma cartacea ma con attestazione di conformità priva di firma autografa.

Da sottolinearsi, però, sono i casi in cui lo scopo dell'atto non venga raggiunto come quelli in cui la controparte non si costituisca o, addirittura, non possa costituirsi.

Posto, infatti, che in virtù del disposto dell'art. 11, l. n. 53/1994 le notificazioni effettuate via PEC debbano ritenersi nulle – e la nullità sarà rilevabile di ufficio – qualora non siano rispettati tutti i precetti previsti dalla legge de qua, qualora – ad esempio – si errasse nel predisporre l'attestazione di conformità per la notifica di un decreto ingiuntivo e del relativo ricorso, il giudice chiamato ad emettere la successiva pronuncia di esecutorietà potrebbe accorgersi dell'errore e non concedere l'apposizione della formula esecutiva (Trib. Oristano, 6 giugno 2016; v. N. Gargano, Nullità della notifica via PEC e richiesta di esecutorietà, in IlProcessotelematico.it).

Maggiori problematiche, invece, ha portato l'omissione o l'errore nelle attestazioni di conformità nel caso di iscrizione a ruolo di procedura esecutiva espropriativa. Sul punto l'orientamento della Giurisprudenza di merito è al momento altalenante e non ne esiste uno prevalente. Una prima pronuncia, almeno in ordine temporale, è stata quella di Trib. Pesaro, 10 giugno 2015 (v. C. Coticelli, Processo esecutivo: conseguenze dell'inosservanza delle norme relative al deposito telematico dell'attestazione di conformità, in IlProcessotelematico.it) che ha ritenuto di dover sospendere una procedura esecutiva introdotta con il deposito di copie non oggetto di specifica attestazione di conformità, ritenendo insufficiente – in quel caso specifico – la sottoscrizione digitale delle copie digitalizzate di titolo, precetto e pignoramento ai fini della corretta iscrizione a ruolo della procedura. Il Tribunale Pesarese, infatti, ha ritenuto di individuare nella produzione di copie munite di attestazione di conformità un requisito essenziale per l'iscrizione a ruolo del procedimento esecutivo, al pari di ogni altro elemento richiesto dalla normativa di settore. Si precisa però che tale pronuncia è stata poi ribaltata dal medesimo Tribunale (questa volta sezione civile) con Trib. Pesaro, 19 gennaio 2016 (v. F. Minazzi, Mancanza di attestazione di conformità: da vizio a irregolarità, in IlProcessotelematico.it) che ha stabilito come «il difetto di conformità all'originale della copia teletrasmessa, idonea a tradursi nella nullità dell'atto, resta tuttavia sanato, ai sensi dell'art. 156, comma 2, c.p.c., ove il ricorrente abbia comunque potuto replicare al contenuto degli stessi, dovendosi ritenere che, nonostante le irregolarità della trasmissione, l'atto abbia raggiunto lo scopo cui era destinato». Conforme a tale pronuncia (benché precedente) è quella del Trib. Bologna, 22 ottobre 2015, nonché quella di Trib. Caltanissetta, 1 giugno 2016 (v. A. Ricuperati, Iscrizione a ruolo del processo esecutivo: l'attestazione di conformità degli atti da depositare non è indispensabile, in IlProcessotelematico.it). Di segno opposto, invece, è l'ordinanza di Trib. Milano, 29 giugno 2016 (v. N. Gargano, In mancanza di attestazione di conformità di titolo esecutivo, precetto e atto di pignoramento il pignoramento è efficace, in IlProcessotelematico.it) la quale – in un caso di iscrizione a ruolo di procedimento di espropriazione immobiliare con deposito di scansioni non autenticate – ha dichiarato l'inefficacia del pignoramento. Tale decisione, reclamata dal creditore procedente, è stata però confermata dal collegio milanese ritenendo – fra l'altro – che il mancato deposito delle copie conformi, possa assimilarsi ad una vera e propria inattività della parte procedente che determinerebbe, di conseguenza, l'estinzione del processo. Oltre a ciò, ha ulteriormente sottolineato il Tribunale di Milano, la mancanza di attestazione di conformità non consente di provare il possesso del titolo esecutivo da parte del creditore.

Segue: i modelli

In virtù dei casi in cui si rende necessaria l'attestazione di conformità ed alla luce delle modalità dettate dall'art. 16-undecies, d.l. n. 179/2012 e, più in generale, dalla normativa di riferimento, si riportano – di seguito – alcune formule utilizzabili per le attestazioni de quibus.

PAT: inquadramento normativo

La disciplina delle attestazioni di conformità nel Processo Amministrativo Telematico presenta caratteri peculiari rispetto al Processo Civile Telematico. Infatti, sebbene lo scopo di diminuire la gli accessi agli uffici giudiziari sia il medesimo, le basi giuridiche differiscono.

In primo luogo, è necessario segnalare che l'avvocato amministrativista gode degli stessi poteri dell'avvocato civilista solo a seguito dalla novella dell'art. 136, d.lgs. n. 104/2010, operata dal d.l. n. 168/2016, convertito con modificazioni nella l. n. 197/2016.

Nella prima versione del PAT - sebbene mai concretamente entrata in vigore – l'unico potere di attestazione della conformità era legato alla necessità di attestare conformi atti, provvedimenti e documenti nati in originale o copia conforme su supporto cartaceo. Le copie informatiche per immagine, infatti, devono essere attestate conformi ai sensi dell'art. 22, comma 2, d.lgs. n. 82/2005.

A sua volta, l'art. 22, comma 2, d.lgs. n. 82/2005, per mezzo del rinvio operato dall'art. 71, d.lgs. n. 82/2005, richiama le regole tecniche contenute nell'art. 4, d.P.C.M. 13 novembre 2014. L'applicazione di tali regole tecniche è necessaria per formare correttamente l'attestazione di conformità.

La versione vigente dell'art. 136, d.lgs. n. 104/2010, permette all'avvocato di attestare la conformità di atti e provvedimenti contenuti nel fascicolo informatico.

In secondo luogo, con riferimento alla possibilità di estrazione e attestazione delle copie informatiche presenti nel fascicolo informatico, è necessario richiamare il disposto di cui all'art. 16 d.P.C.M. n. 40/2016. Infatti, il potere di estrazione di cui all'art. 136, d.lgs. n. 104/2010, riguarda solo i giudizi muniti di fascicolo informatico con l'entrata in vigore del PAT il 1 Gennaio 2017.

Per i giudizi antecedenti, la possibilità di ottenere il rilascio di copie autentiche di atti e provvedimenti è subordinata all'utilizzo di un apposito modulo di deposito di richieste di segreteria, previsto dall'art. 16, d.P.C.M. n. 40/2016. Al pagamento dei diritti di copia seguirà il rilascio delle copie conformi da parte della segreteria.

Segue: il potere di attestazione di conformità dell'avvocato

Oltre alle ipotesi generali di attestazione di conformità di cui all'art. 136, d.lgs. n. 104/2010, il d.P.C.M. n. 40/2016 prevede espressamente alcune ipotesi nelle quali è richiesto al difensore di formare un'attestazione di conformità. In tale operazione, il difensore dovrà operare particolare attenzione, dal momento che viene considerato ad ogni effetto pubblico ufficiale, come indicato dall'art. 136, d.lgs. n. 104/2010.

Segue: le peculiarità della procura alle liti

Un altro elemento di differenza tra Processo Amministrativo Telematico e PCT è la disciplina della procura alle liti. La disciplina della procura alle liti nel processo telematico è, infatti, contenuta nell'art. 8, d.P.C.M. n. 40/2016. In primo luogo, la procura alle liti può essere conferita dalla parte assistita munita di firma digitale: in tale ipotesi, il difensore dovrà semplicemente apporre la propria firma digitale, senza necessità di attestare la conformità.

Qualora, invece, la procura venga rilasciata su supporto cartaceo, il difensore dovrà attestare la conformità ai sensi dell'art. 22, comma 2, d.lgs. n. 82/2005. La procura alle liti sarà sottoscritta dal cliente e dall'avvocato su carta per poi essere scansionata al fine di ottenere una copia informatica per immagine.

La copia informatica ottenuta dalla scansione non potrà essere semplicemente firmata digitalmente. Il difensore dovrà apporre l'attestazione di conformità scegliendo tra due modalità, a seconda che intenda inserire la stessa nel medesimo documento informatico della procura alle liti o su documento informatico separato. Si applicano, pertanto, le modalità previste per l'attestazione di conformità della copia informatica per immagine, meglio illustrate nel paragrafo successivo.

L'art. 8, d.P.C.M. n. 40/2016 contiene, inoltre, una disposizione speciale per rendere più semplice l'attestazione di conformità di una pluralità di procure alle liti. Nei ricorsi collettivi, infatti, qualora le procure alle liti siano rilasciate su più supporti cartacei, sarà possibile ottenere un'unica copia per immagine tramite scansione. L'unica attestazione di conformità seguirà le stesse modalità dell'art. 22, comma 2, d.lgs. n. 82/2005.

Segue: le modalità di attestazione di conformità

Al fine di formare correttamente l'attestazione di conformità nel processo amministrativo telematico è necessario, in primo luogo, comprendere la tipologia di documento in possesso del difensore.

Infatti, la comprensione delle nozioni di documento informatico c.d. nativo digitale, duplicato informatico, copia informatica e di documento analogico sono indispensabili per identificare correttamente le norme applicabili ai fini della redazione dell'attestazione di conformità.

A prescindere dalle specifiche norme richiamate, in ogni caso, sia l'art. 136, d.lgs. n. 104/2010, che il d.P.C.M. n. 40/2016 rinviano a quanto disposto dal Codice dell'Amministrazione Digitale e, suo tramite, al d.P.C.M. 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.

Pertanto, particolare attenzione va posta per l'attestazione di conformità delle copie informatiche estratte da documenti analogici tramite scansione. In tali ipotesi, il difensore può discrezionalmente scegliere di attestare la conformità con due modalità alternative, a seconda che l'attestazione di conformità venga apposta sullo stesso documento informatico che si vuole attestare o su documento informatico separato.

Nel primo caso, il difensore potrà utilizzare lo strumento di Adobe Acrobat Reader DC “Compila e firma” per inserire una casella di testo nel documento informatico recante la scansione. Una volta inserito il testo dell'attestazione, la firma digitale potrà essere apposta sia con lo strumento di Adobe Acrobat Reader DC “Certificati” oppure con altro software di firma digitale. Tale modalità è frequentemente utilizzata per l'attestazione della procura alle liti.

Nel secondo caso, il difensore potrebbe voler creare un distinto documento informatico recante l'attestazione di conformità. In tale ipotesi, dopo aver redatto il testo con l'ausilio di un programma di videoscrittura, il difensore dovrà inserire il riferimento temporale e l'impronta hash calcolata con algoritmo sha-256.

Per hash si intende una sequenza alfanumerica in grado di individuare in modo univoco un determinato documento informatico, ricavando, in tal modo, una sorta di “codice fiscale” del documento, in grado di sintetizzare e descrivere la sequenza di bit che lo compone. La funzione dell'impronta hash è, pertanto, quella di indicare quale sia il distinto documento attestando.

All'avvocato non è certo richiesta alcuna competenza informatica avanzata per poter calcolare l'impronta hash del documento. Sono numerosi i servizi offerti dai Colleghi su internet che, semplicemente incollando il file desiderato, generano l'impronta e il riferimento temporale da inserire nell'attestazione di conformità.

Una volta inserita l'impronta hash e il riferimento temporale nel testo, il documento informatico può essere firmato digitalmente.

Con tale modalità è possibile attestare la conformità di tutti i documenti informatici da allegare al modulo di deposito a patto che essi siano specificamente richiamati e venga, per ciascuno, indicata l'impronta hash. L'attestazione su documento informatico separato andrà allegata nella sezione “Documenti” del modulo di deposito.

Inoltre, in ragione di quanto indicato dall'art. 8, d.P.C.M. n. 40/2016, è bene ricordare che in caso di notifica a mezzo PEC della procura alle liti nata su supporto cartaceo, sarà necessario attestare la conformità della copia per immagine della procura nella relata, ai sensi dell'art. 3-bis, l. n. 53/1994. Dal momento che la relata di notifica è un documento informatico separato rispetto al documento contenente la scansione della relata, questa dovrà sempre recare l'impronta di hash e il riferimento temporale.

Nell'attestare la conformità di copie informatiche estratte dal fascicolo informatico il difensore potrà seguire le funzioni suindicate di Adobe Acrobat Reader DC. Tuttavia, in tale ipotesi, potrebbe prediligere l'utilizzo dei duplicati informatici sfruttando le funzioni “visualizza firmato” e “visualizza deposito originale” del Portale dell'Avvocato sul sito istituzionale della Giustizia Amministrativa. Estraendo il duplicato informatico, infatti, l'avvocato non ha alcun obbligo di attestare la conformità del documento informatico, trattandosi dello stesso documento depositato e avente, pertanto, medesimi effetti giuridici “dell'originale”.

Allo stesso modo, una volta stampati i documenti estratti dal fascicolo informatico, non si potrà parlare né di copia informatica o di duplicato informatico. Il documento analogico così estratto potrà essere attestato allegando, ad esempio, un foglio recante la dizione dell'attestazione di conformità materialmente congiunto e sottoscritto a mano dal difensore. Con la stessa modalità si potrà attestare la conformità della copia d'obbligo cartacea a quanto depositato telematicamente.

Segue: giurisprudenza di riferimento (casi di mancata o errata attestazione e conseguenze)

I primi mesi di entrata in vigore del PAT sono stati caratterizzati da un approccio formalistico da parte della giurisprudenza dei TAR locali, particolarmente inclini a comminare la nullità del deposito per errori dovuti al mancato rispetto delle regole tecniche del processo telematico.

In particolare, si ricorda la pronuncia del TAR Campania, sez. I, 28 marzo 2017, n. 1694 (v. TAR Campania: nullo l'atto privo di firma digitale, in IlProcessotelematico.it), con la quale il Giudice Amministrativo aveva indicato che la violazione dell'art. 8, d.P.C.M. n. 40/2016 comporta la nullità della procura alle liti depositata qualora l'attestazione di conformità sia priva di firma digitale. Anche il TAR Molise ha richiamato tale orientamento, sebbene senza pronunciarsi definitivamente (TAR Molise, sez. I, ord., 20 luglio 2017, n. 127).

Il TAR Lazio, sez. III-bis, 8 marzo 2017, n. 3231 (v. Deposito di copia informatica di ricorso analogico sottoscritto con firma autografa: è possibile la regolarizzazione?, in IlProcessotelematico.it) ha invece sottolineato che la copia informatica di documento analogico priva di autenticazione non è nulla, dal momento che l'art. 22, comma 3, d.lgs. n. 82/2005 espressamente indica che tale documento informatico ha la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui è tratto se la conformità non è espressamente disconosciuta. Il TAR Lazio ha richiamato, inoltre, la giurisprudenza formatasi sugli artt. 2712 e 2719 c.c. in materia di riproduzioni fotografiche cartacee, segnalando che anche in presenza di una copia informatica non asseverata non spetta al Giudice operare il “disconoscimento” contestando l'efficacia giuridica di quanto depositato telematicamente.

Anche in caso di mancanza di attestazione di conformità è ormai ampiamente applicato quanto indicato dal Consiglio di Stato con la nota sentenza Cons. Stato, 4 aprile 2017, n. 1541 (v. S. Patrisso, La forma del ricorso notificato con modalità tradizionali nel PAT, in IlProcessotelematico.it). Chiamato a pronunciarsi sulla validità dell'atto depositato formato o notificato in modalità cartacea, il Consiglio di Stato ha statuito che la mancanza di firma digitale o di formazione dell'atto come documento informatico nativo digitale non determinano nullità, inesistenza o abnormità dell'atto. In tali ipotesi, trattandosi di irregolarità, il Giudice può attribuire un termine per regolarizzare il deposito telematico. Tale principio è stato applicato anche in ipotesi di mancanza dell'attestazione di conformità (TAR Campania, sez. III, ord., 31 ottobre 2017, n. 5105; TAR Campania, sez. III, decr., 29 settembre 2017, n. 1493).

Segue: i modelli

Sulla base di quanto indicato sulle modalità di attestazione della conformità si suggeriscono alcune formule utilizzabili per le attestazioni de quibus.

PTT: inquadramento normativo

La disciplina delle attestazioni di conformità nel Processo Tributario Telematico presenta caratteristiche radicalmente diverse sia rispetto al Processo Civile Telematico che a quello Amministrativo Telematico.

Infatti, bisogna in primo luogo prendere atto che nel Processo tributario la difesa in giudizio innanzi al collegio della Commissione Tributaria non è di competenza esclusiva dell'avvocato, come nelle altre giurisdizioni, ma, ai sensi dell'art. 12, d.lgs. 32 dicembre 1992, n. 546, le parti, diverse dagli enti impositori, dagli agenti della riscossione e dai soggetti iscritti nell'albo di cui all'art. 53, d.lgs. 15 dicembre 1997, n. 446, per le controversie di valore fino a tremila euro possono stare in giudizio personalmente, mentre se il valore supera tale soglia dovranno avvalersi dell'assistenza tecnica non esclusiva di un avvocato, ma di uno dei vari soggetti individuati tra quelli specificati dal medesimo articolo.

In secondo luogo, sempre ai sensi delle norme processuali tributarie, non è previsto che i documenti prodotti dalle parti debbano contenere attestazioni di conformità, ma l'art. 22, d.lgs. n. 546/1992 prescrive unicamente che insieme al ricorso ed ai documenti, previsti al comma 1 del medesimo articolo, il ricorrente (o il difensore) depositi il proprio fascicolo, con l'originale o la fotocopia dell'atto impugnato, se notificato, ed i documenti che produce, in originale o fotocopia e che, nel caso in cui sorgano contestazioni il giudice tributario possa ordinare l'esibizione degli originali.

Da ultimo, il Processo Tributario Telematico, anche qui diversamente dagli altri processi telematici, prescrive, all'art. 2, d.m. 23 dicembre 2013, n. 163, che i documenti informatici che è consentito utilizzare sono solo quelli sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale formato

CAdES, e si comprende la ratio di tale restrizione dal generale rinvio che il successivo quarto comma del medesimo articolo effettua alle generali disposizioni del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD); per quanto al valore in giudizio quest'ultimo dispone, difatti, che tra gli strumenti indispensabili per l'utilizzo a fini giuridici del documento digitale vi è la firma elettronica, nello specifico quella elettronica qualificata e quella digitale.

Le nozioni di firma elettronica qualificata e di firma digitale si evincono dalle definizioni introdotte nel nostro ordinamento dal già citato CAD, nonché dal Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014 , in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (denominato anche “eIDAS”) entrato in vigore il 1 luglio 2016, anche se occorre precisare che, in esito alle modifiche introdotte dal d.lgs. 26 agosto 2016, n. 179, “Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, di cui al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell'art. 1, l. 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”, l'unica definizione che rimane in vigore è quella di firma digitale, intesa come un particolare tipo di firma elettronica qualificata, la quale utilizzando un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, consente al titolare e al destinatario, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico.

L'esclusivo utilizzo della firma digitale per consentire la validità dei documenti informatici in campo processuale trova riscontro nell'art. 21, d.lgs. n. 82/2005, ove si dispone che il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, da un lato soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, e dall'altro, se formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, comma 3, d.lgs. n. 82/2005 ha altresì l'efficacia prevista dall'art. 2702 c.c.; è necessario, pertanto, che i sistemi digitali utilizzati per la firma siano idonei a garantire la paternità, o provenienza, e l'integrità del documento informatico a cui venga apposta.

In conseguenza, pertanto, delle regole processuali tributarie di cui al d.lgs. n. 546/1992 in tema di deposito dei documenti processuali e delle ricordate modalità di formazione e deposito degli atti e documenti del Processo Tributario Telematico, il Regolamento, d.m. 23 dicembre 2013, n. 163, non contiene espresse disposizioni in tema di attestazione di conformità degli atti e documenti a carico delle parti o del difensore, sia in fase di deposito nel fascicolo informatico che di estrazione di copie dallo stesso, atteso, in quest'ultimo caso, che la presenza della firma digitale su ogni documento informatico estratto quale duplicato rende superflua l'attestazione di conformità a quello presente nel fascicolo da cui proviene.

Segue: Il potere di attestazione di conformità del difensore e del segretario di sezione

Unica previsione nel Processo Tributario Telematico di una attestazione di conformità a carico della parte o del difensore nella fase della costituzione in giudizio la rinveniamo indirettamente con riferimento al documento informatico che contiene il ricorso/appello, in applicazione analogica delle disposizioni di cui al d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, ossia di dichiarare che il detto documento informatico depositato sia conforme a quello notificato all'Ente impositore.

Il d.lgs. n. 163/2013, “Regolamento del Processo Tributario Telematico”, ha unicamente lo scopo di disciplinare le modalità telematiche di applicazione delle disposizioni processuali tributarie generali, per cui il ricorrente, per non incorrere in una possibile inammissibilità della costituzione in giudizio, dovrà avere sempre a mente quanto previsto al riguardo dall'art. 22, d.lgs. n. 546/92; il terzo comma dell'anzidetto articolo stabilisce, difatti, che in caso di consegna o spedizione a mezzo del servizio postale la conformità dell'atto depositato a quello notificato alla controparte è attestata dallo stesso ricorrente, precisando poi che se tale conformità non risultasse acclarata il ricorso è inammissibile, e si pone, pertanto, la necessità di dichiarare la stessa conformità anche nel ricorso trasmesso a mezzo del canale telematico, considerando questa modalità analoga a quella della trasmissione a mezzo posta, ovvero come modalità di costituzione in giudizio diversa dal deposito diretto presso la Segreteria della commissione tributaria adita.

Specifico obbligo di attestazione di conformità nel Processo Tributario Telematico la rinveniamo non con riferimento alla parte o al difensore, ma a carico del personale di segreteria che assiste il giudice tributario, in particolare negli artt. 12 e 15 d.m. n. 163/2013, per il caso della acquisizione informatica nel fascicolo processuale di documenti prodotti in formato analogico e della acquisizione al fascicolo del verbale di udienza eventualmente redatto in modalità cartacea.

Nei casi anzidetti il Regolamento prescrive che il personale di segreteria della commissione, in genere il Segretario di sezione che assiste il Giudice in udienza e nella gestione del fascicolo, debba provvedere ad acquisire mediante scansione i documenti prodotti in formato analogico dalla parte che abbia scelto di non avvalersi del canale telematico, attestandone la conformità all'originale cartaceo con l'apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale; stesso onere e procedura nel caso in cui il verbale di udienza debba essere prodotto in formato cartaceo nei casi di indisponibilità della firma digitale da parte di uno dei soggetti chiamati a sottoscriverlo o per indisponibilità del sistema informatico.

Segue: le peculiarità della procura alle liti

L'assistenza tecnica nel processo tributario è esercitata in virtù del conferimento di un apposito incarico ad opera della parte nei confronti del difensore abilitato (art.12, comma 7, d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546) e se nel processo civile la fonte del mandato al difensore è la procura, nel processo tributario l'ufficio di difensore è attribuito tramite un atto denominato “incarico”, ma che presenta le medesime regole e caratteristiche.

Nonostante la differenza terminologica, la regolamentazione degli istituti dell'incarico (in ambito tributario) e della procura (in ambito civile) è identica (art. 12, comma 7, d.lgs. n.546/1992 ed art. 83, comma 3, c.p.c.) e per ambedue si è posta la delicata questione del documento digitale o reso digitale che non poteva tecnicamente essere congiunto materialmente all'atto di riferimento, come originariamente previsto per l'omologo analogico con il conferimento anche in calce o a margine dell'atto.

Tale questione è stata risolta dal legislatore nel 2009, riprendendo la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all'atto a quella realizzata mediante gli strumenti informatici previsti dalla legge e nel primo comma dell'art. 4, d.m. n. 163/2013 tali strumenti informatici atti a riprodurre la congiunzione vengono fissati in quelli di cui al successivo art. 9, d.m. n. 163/2013.

Dispone, difatti, l'anzidetto comma che la procura o l'incarico debbano essere trasmessi dalle parti, dai procuratori e dai difensori, con le modalità di cui all'art. 9, d.m. n. 163/2013, ossia notificati con Posta Elettronica Certificata e successivamente depositati nel fascicolo informatico a mezzo del

SIGiT.

In considerazione del fatto che, a seconda della disponibilità o meno in capo al ricorrente di una firma digitale, tali atti possono essere conferiti sia, in caso positivo, direttamente su supporto informatico che, in caso negativo, su supporto analogico (cartaceo), l'art. 4 del decreto distingue ai commi 1 e 3 le due situazioni, per assicurare in ambedue i casi l'assolvimento dell'obbligo di congiunzione tra incarico ed atto cui si riferisca.

Il terzo comma regolamenta il caso dell'atto conferito su supporto cartaceo e dispone che esso debba essere trasmesso, sempre con le modalità di cui all'art. 9, d.m. n. 163/2013, dopo averne ricavato una copia per immagine su supporto informatico, attestata come conforme all'originale dalla sottoscrizione da parte del difensore eseguita con firma elettronica qualificata o digitale, ciò per conseguire gli effetti di cui all'art. 22, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

È superfluo rammentare che la procura o incarico cartaceo dovrà essere redatta secondo le regole stabilite in via generale, ossia, in particolare, che debba essere sottoscritta dal ricorrente e che la sottoscrizione autografa debba essere certificata con quella dello stesso incaricato.

Non è ridondante, invece, suggerire di avere cura al contenuto della procura, o dell'incarico, in quanto, mentre l'apposizione di essa a margine o in calce dell'atto per cui viene conferita ne fissa inequivocabilmente la congiunzione, nel caso in cui quest'ultima debba eseguirsi con le modalità informatiche anzidette su un distinto documento, digitale o cartaceo, è indispensabile che all'interno del testo si faccia riferimento esplicito all'atto che si va ad impugnare con il ricorso ed al grado processuale per cui si conferisce, ciò al fine di evitare che il giudice possa ritenerla non idonea ad assicurare che sia stata conferita per la controversia in giudizio.

Segue: le modalità di attestazione di conformità

Come precisato in premessa nel Processo Tributario Telematico l'unica firma digitale ammessa è quella in formato

CAdES

ed il documento sottoscritto in tal modo è immodificabile, pena la perdita della caratteristica di integrità da tale firma assicurata ai fini del valore probatorio.

Pertanto la parte/difensore per attestare la conformità del ricorso/appello depositato a quello notificato, non potrà aggiungere la dichiarazione al documento stesso sottoscritto con firma CAdES, modificandone il contenuto, ma occorrerà utilizzare sempre la versione che prevede l'attestazione apposta su separato documento informatico, anch'esso firmato digitalmente, in ossequio alle caratteristiche obbligatorie stabilite dall'art. 10, d.m. 4 agosto 2015 (Regole tecnico operative di cui all'art. 3, comma 3, d.m. 23 dicembre 2013, n. 163) e depositato congiuntamente.

Nel caso della attestazione di conformità che il Segretario di sezione dovrà apporre ai documenti depositati in formato cartaceo o al verbale di udienza, acquisiti in formato elettronico mediante scansione, al momento il d.m. 4 agosto 2015 (Regole tecnico operative di cui all'art. 3, comma 3, d.m. 23 dicembre 2013, n. 163) non contiene una specifica modalità e si attende uno idoneo intervento del legislatore in occasione della revisione biennale del decreto.