Comunicazione di atti tra uffici giudiziari in via telematica (PPT)

Nel corso del procedimento penale sorge inevitabilmente la necessità di procedere alla trasmissione degli atti da un'Autorità giudiziaria all'altra. Questo tema è disciplinato dall'art. 64 disp. att. cod. proc. pen., intitolato “Comunicazione di atti”.

Il primo comma di questa disposizione stabilisce che la comunicazione di atti del giudice ad altro giudice si esegue mediante trasmissione di copia dell'atto con lettera raccomandata con avviso di ricevimento ovvero mediante consegna al personale di cancelleria, che ne rilascia ricevuta su apposito registro custodito presso la cancelleria del giudice che ha emesso l'atto (in gergo, il “registro di passaggio”).

Il comma secondo, invece, regola la comunicazione di atti dal giudice al pubblico ministero, stabilendo che, se l'organo della pubblica accusa ha sede diversa da quella del giudice, essa si esegua mediante trasmissione di copia dell'atto con lettera raccomandata con avviso di ricevimento. Se ne desume che, qualora l'ufficio del pubblico ministero e quello del giudice abbiano sede nella stessa sede, la trasmissione degli atti avvenga mediante consegna dal personale della segretaria del primo, a quello della cancelleria del secondo, con attestazione contenuta nel “registro di passaggio”.

I successivi commi regolano la comunicazione degli atti “in caso di urgenza” o “quando l'atto contiene disposizioni concernenti la libertà personale”.

In tali evenienze, secondo l'art. 64, comma 3, disp. att., cod. proc. pen., la comunicazione è eseguita col “mezzo più celere”, nel senso che essa è eseguita dalla polizia giudiziaria mediante consegna di copia dell'atto presso la cancelleria o la segreteria. In questo caso, la polizia redige verbale, copia del quale è trasmessa al giudice che ha emesso l'atto.

In alternativa, la stessa norma prevede l'utilizzo delle forme previste dagli artt. 149 e 150 del codice di rito. Il riferimento alla disciplina delle forme particolari di notifiche disposte dal giudice ai sensi dell'art. 150 cod. proc. pen. comporta che il giudice, anche d'ufficio, con decreto motivato, prescriva “i mezzi tecnici” per effettuare la comunicazione degli atti.

Secondo l'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen., ai fini delle comunicazioni previste dai commi precedenti, la copia può essere trasmessa con “mezzi tecnici idonei”, quando il funzionario di cancelleria del giudice che ha emesso l'atto attesta, in calce ad esso, di aver trasmesso il testo originale.

Le ultime disposizioni illustrate costituiscono la base normativa che consente di impiegare i mezzi telematici per la trasmissione degli atti tra autorità giudiziarie.

Un mezzo tecnico per la trasmissione degli atti di cui si è fatto largo uso negli uffici giudiziari è rappresentato dal fax. La Corte di Cassazione ha ritenuto legittimo l'uso di questo mezzo sulla base dell'art. 64, commi 3 e 4, disp. att. cod. proc. pen..

In particolare, secondo l'indirizzo accolto dalla giurisprudenza di legittimità, in tema di riesame avverso un'ordinanza applicativa di misura cautelare personale, qualora l'istanza sia presentata ex art. 582 cod. proc. pen. mediante deposito in cancelleria del Tribunale del luogo in cui le parti ed i loro difensori si trovino e sia comunicata al Tribunale territorialmente competente a mezzo telefax dall'ufficio ricevente, il quale attesti l'intervenuta trasmissione dell'originale dell'atto, ex art. 64, comma 3, disp. att. cod. proc. pen., ai fini della decorrenza del termine perentorio di cui all'art. 309, comma 5, cod. proc. pen., si ha riguardo al giorno in cui la richiesta a mezzo telefax perviene alla cancelleria del Tribunale competente e non a quello successivo di ricezione dell'originale trasmesso per posta (Cass. n. 19883 del 15/04/2014; Cass. n. 2853 del 13/06/2018, dep. 2019).

Alla stregua di quest'orientamento giurisprudenziale, più specificamente, «per ritenere assolti i dovuti adempimenti, infatti, non può ritenersi sufficiente la mera apposizione del timbro di cancelleria e la firma del funzionario procedente, ma è necessario riscontrare una precisa ed espressa attestazione di conformità all'originale della copia che si trasmette all'ufficio competente» (Cass. n. 2853 del 13/06/2018, dep. 2019), mentre «le indicazioni dell'apparecchiatura segnalate nel provvedimento impugnato (O.K. message confirmation. via fax) documentano l'avvenuta comunicazione dell'atto» (Cass. n. 2798 del 05/06/1996).

In termini analoghi, seppur con riferimento all'invio di atti dal Ministero all'ufficio giudiziario, in tema di estradizione per l'estero, richiesta in base alla Convenzione europea del 13 dicembre 1957, è stato affermato che deve considerarsi soddisfatto l'onere, imposto dal comma quarto dell'art. 16 della medesima convenzione, a carico dello stato estero di invio degli atti nel termine di quaranta giorni, nel caso in cui il Ministero della giustizia comunichi, anche via fax, alla Corte di appello l'avvenuto tempestivo adempimento, riservandosi la trasmissione degli atti stessi dopo aver proceduto alla loro traduzione (Cass. n. 22936 del 23/05/2013).

Un mezzo tecnico più moderno utilizzato negli uffici giudiziari è rappresentato dalla posta elettronica “ordinaria”. In particolare, tale strumento è talvolta utilizzato per rispondere con efficacia all'esigenza di celerità deriva dalle rigide scansioni temporali del procedimento cautelare. Si pensi, per esempio, al termine entro cui deve essere espletato l'interrogatorio di garanzia “per rogatoria” ex art. 294, comma 5, cod. proc. pen.. La posta elettronica, in particolare quella del dominio “giustizia.it” a disposizione del personale del Ministero della Giustizia, in questi casi, permette il veloce invio della misura cautelare al giudice che deve compiere l'adempimento, permettendogli di studiare gli atti in vista dell'interrogatorio.

L'uso della posta elettronica ordinaria per la trasmissione degli atti è stato oggetto di una pronuncia della Suprema Corte. È stata ritenuta legittima la trasmissione da parte del pubblico ministero al Tribunale del riesame a seguito di proposizione dell'impugnazione avverso una misura cautelare degli atti posti a fondamento della misura in allegato ad e-mail “non certificata”, essendo tale modalità riconducibile al novero dei “mezzi tecnici idonei” a garantire la conoscenza dell'atto, ex artt. 150 cod. proc. pen. e 64 disp. att. cod. proc. pen. (Cass. n. 44042 del 17/05/2017).

Questa stessa decisione, tuttavia, ha affermato che la mera prova della visualizzazione della mail sul computer del ricevente non vale a fissare il loro deposito in cancelleria in data e ora certa, né è idonea a garantire l'effettiva conoscenza degli atti da parte del giudice chiamato a decidere, né a permettere alla difesa di accedervi. È necessaria, pertanto, la stampa degli atti e l'attestazione da parte della cancelleria del Tribunale della sottoposizione degli atti al giudice. Questo è il momento nel quale deve essere verificato il rispetto del termine per la trasmissione degli atti e di quello per l'adozione della decisione da parte del tribunale. Entrambi i termini sono stabiliti a pena di inefficacia della misura.

Diverse decisioni della suprema Corte, invece, hanno riguardato l'uso per la trasmissione degli atti come “mezzo tecnico idoneo” della posta elettronica certificata.

Secondo un primo arresto giurisprudenziale, l'impiego nel processo penale della PEC, ai sensi dell'art. 16, comma 4, del d. l. n. 179 del 2012, è espressamente previsto per la notificazione di atti indirizzati a “persona diversa dall'imputato”. Non è invece previsto per la comunicazione degli atti. Per tale ragione, la trasmissione degli atti al collegio da parte dell'autorità giudiziaria procedente mediante l'uso della posta elettronica certificata non è idonea a far decorrere il termine perentorio di dieci giorni, stabilito per la decisione da parte del tribunale del riesame, a pena di inefficacia della misura, dall'art. 309, comma 9, cod. proc. pen. occorrendo, a tal fine, il materiale inoltro degli atti stessi (Cass. n. 51087 del 26/09/2017).

Questa pronuncia ha affrontato un profilo pratico molto delicato.

La trasmissione degli atti in forma cartacea, infatti, pur se diretta al solo tribunale, è finalizzata anche a consentire alla difesa di prendere tempestivamente visione degli stessi e di presentare memorie in cancelleria ex art. 127 cod. proc. pen.. L'accesso della difesa agli atti, nel caso di impiego della PEC, invece, è subordinata ad incerte operazioni di stampa da parte della cancelleria, ad oggi non disciplinate nelle forme e nei tempi. In mancanza di una simile disciplina, la trasmissione degli atti a mezzo PEC si risolverebbe in una compressione del diritto di difesa, che dipenderebbe, in ultima istanza, dalla “spontanea” operazione di stampa da parte della cancelleria del tribunale del riesame.

Una maggiore apertura, invece, si è registrata nella giurisprudenza successiva della Corte di legittimità.

È stato riconosciuto che la base normativa della comunicazione degli atti tra uffici anche a mezzo PEC, è rappresentata dall'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen..

La PEC presenta le caratteristiche necessarie per la sua qualificazione come “mezzo tecnico idoneo” a realizzare la trasmissione degli atti tra uffici. Anche la posta elettronica certificata, dunque, rientra tra i mezzi tecnici cui allude l'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen..

Pur ravvisando nella PEC un mezzo tecnico idoneo, tuttavia, la Corte ha comunque escluso che la ricezione della mail, come attestata dal sistema, di per sé, possa valere a garantire il rispetto dei termini processuali nei procedimenti de libertate. E' stato affermato, infatti, che, in tema di impugnazione cautelare, qualora la trasmissione degli atti al Tribunale del riesame avvenga a mezzo PEC, il termine di dieci giorni di cui all'art. 311, comma 5-bis, cod. proc. pen., previsto, a pena di inefficacia dell'ordinanza impugnata, per l'adozione del provvedimento a seguito di annullamento con rinvio dell'ordinanza cautelare, non decorre dal momento della ricezione della PEC all'indirizzo dell'ufficio giudiziario ricevente, ma da quello dell'effettiva e reale percezione e conoscenza degli atti, dimostrata dalla stampa della PEC e dalla verifica della integralità degli atti trasmessi (Cass. n. 21710 del 28/02/2018).

La Corte, infatti, ha osservato che l'art. 64, comma 3, disp. att. cod. proc. pen. richiama l'art. 150 cod. proc. pen. secondo cui, per le notificazioni intervenute in "circostanze particolari", il giudice deve prescrivere, anche d'ufficio e con decreto motivato, le “modalità necessarie per portare l'atto a conoscenza del destinatario”. L'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen., invece, stabilisce che la copia degli atti trasmessi deve essere accompagnata dall'attestazione rilasciata dal funzionario di cancelleria, in calce, della trasmissione della conformità agli originali. Ne consegue che, qualora la trasmissione degli atti attraverso il mezzo della PEC, non avvenga con le modalità sopra descritte (decreto autorizzativo del giudice e attestazione di conformità del cancelliere trasmittente), deve ritenersi che il dies a quo per la decorrenza del termine di cui all'art. 311, comma 5-bis, cod. proc. pen. non possa fissarsi nel momento di ricezione, all'indirizzo postale, della PEC da parte dell'ufficio giudiziario ricevente, ma in quello diverso di effettiva e reale percezione e conoscenza degli atti, provato dalla stampa della PEC e dalla verifica della integralità degli atti trasmessi.

Una successiva decisione, ponendosi sulla stessa linea interpretativa della precedente, ha ribadito che la trasmissione degli atti posti a sostegno della richiesta cautelare dal pubblico ministero al tribunale del riesame può avvenire anche a mezzo posta elettronica certificata (Cass. n. 21097 del 11/04/2019). Perché da questa trasmissione decorra il termine previsto dall'art. 309, comma 5, cod. proc. pen., tuttavia, è necessario che sia stato adottato il decreto del giudice (dell'autorità giudiziaria che procede) che autorizza l'impiego dello strumento telematico e che è previsto dall'art. 64, comma 3, disp. att. che richiama l'art. 150 cod. proc. pen.. Occorre, poi, secondo quanto prevede l'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen., l'attestazione della cancelleria che deve dichiarare la conformità agli originali degli atti trasmessi (attestazione che è contenuta nella mail di trasmissione). Se non sono rispettate queste formalità, ai fini del rispetto del termine, non basta la trasmissione dell'atto, ma è necessaria la ricezione e la stampa della mail, con la verifica della conformità all'originale.

Una pronuncia più recente della Corte di cassazione contiene un'affermazione interessante sul tema dell'attestazione di conformità della copia dell'atto inviato tramite posta elettronica certificata all'originale (Cass. n. 32019 del 14/03/2019).

La Corte, infatti, ha precisato che «rimane del tutto irrilevante che non sia stata ulteriormente dichiarata la conformità degli stessi atti agli originali da parte della cancelleria ricevente, essendo comunque stata la difesa messa in condizione di consultare gli stessi atti ed eventualmente contestare proprio la loro conformità, che - comunque – deve ritenersi attestata dall'ufficio dell'autorità procedente (ovvero quello della Procura mittente), avendo esso provveduto alla loro trasmissione in forma telematica "certificata"».

Sembra, dunque, che, secondo la Corte, l'impiego della posta certificata come modalità di trasmissione degli atti renda “irrilevante” la dichiarazione del funzionario preposto all'ufficio ricevente della conformità all'originale della copia degli atti inviata. La specifica procedura della comunicazione degli atti mediante l'invio di posta elettronica certificata permette di allegare un documento previamente scansionato, non più soggetto a modifiche dopo l'invio, sicché essa offre adeguate garanzie di affidabilità che non possono essere superate dalla mera, generica, deduzione dell'incompletezza o non corrispondenza dell'atto ricevuto all'originale scansionato.

Sottesa a questa affermazione, vi è la considerazione che non è possibile che l'atto ricevuto in allegato alla PEC non sia conforme a quello trasmesso.

Nel caso in cui sia impiegata la posta elettronica certificata per l'invio di atti, in un'altra prospettiva, la difesa che intende contestare la conformità dell'atto ricevuto all'originale non può limitarsi ad una generica deduzione, ma deve proporre specifiche censure attinenti alla conformità e alla integrità degli atti trasmessi ed utilizzati dal Tribunale per la decisione. In altre parole, deve recarsi presso l'ufficio che ha trasmesso gli atti, deve chiedere copia degli stessi e deve provare che queste copie sono conformi a quelle inviate con mail certificata. In caso contrario, il sistema tecnico utilizzato offre ampia garanzia di affidabilità, non superabile sulla base di generiche contestazioni.

Nonostante questa apertura, però, anche in questa pronuncia la Corte è poi tornata a ribadire l'orientamento in precedenza illustrato, ritenendo necessaria un'attestazione “espressa” di conformità all'originale delle copie degli atti inviati.

La sentenza, infatti, ha solo precisato che, qualora la trasmissione attraverso il mezzo della posta elettronica certificata non contenga tale attestazione, gli atti non sono inutilizzabili.

L'unica conseguenza prospettabile è quella che la data in cui gli atti sono pervenuti non possa fissarsi nel momento di ricezione, all'indirizzo postale di posta elettronica, della mail certificata da parte dell'ufficio giudiziario ricevente, ma in quella diversa di effettiva e reale percezione e conoscenza degli atti attraverso la stampa degli atti ricevuti e la verifica della integralità degli atti trasmessi.

Quando la copia dell'atto trasmesso non è accompagnata dall'attestazione rilasciata dal funzionario di cancelleria trasmittente in calce all'atto della trasmissione dell'originale dell'atto stesso (art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen.) e la comunicazione dell'atto non avviene con le modalità indicate da un decreto motivato all'uopo rilasciato dal giudice (art. 150, comma 2, cod. proc. pen.), la data in cui l'atto arriva all'ufficio destinatario è quella della effettiva “apertura” della mail e della stampa dei documenti allegati.

Si tratta, però, della attestazione di conformità all'originale della copia dell'atto scansionata dall'ufficio trasmittente, attestazione che, in verità, più che essere apposto “in calce” al documento come prevede l'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen., deve ritenersi ormai contenuta nel testo della mail con la quale si compie la trasmissione.

L'indirizzo prevalente della Corte di cassazione, dunque, sembra aver preso atto che la normativa vigente non contiene un divieto in ordine all'uso di strumenti informatici per la trasmissione degli atti dalla cancelleria dell'ufficio giudiziario "mittente" a quella dell'ufficio "ricevente".

È maturata la convinzione che il sistema processuale penale non possa rimanere fermo all'utilizzo della sola forma cartacea nell'epoca nella quale l'informatica ha consentito di snellire tempi e procedure, con esiti del tutto positivi anche a garanzia dei diritti della difesa.

Restano aperti, tuttavia, i problemi pratici evidenziati dalla stessa Corte di cassazione (Cass. n. 51087 del 26/09/2017).

La trasmissione degli atti in forma cartacea, in particolare, pur se diretta al solo ufficio giudiziario, è altresì finalizzata a consentire alla difesa di prendere tempestivamente visione degli stessi e di presentare memorie in cancelleria ex art. 127 cod. proc. pen.. L'accesso della difesa agli atti, nel caso di impiego della PEC, è subordinato alle operazioni di stampa da parte della cancelleria. Delle forme e dei tempi di queste operazioni, al momento, manca qualsiasi disciplina.

Il rilievo di questo profilo non è marginale, dal momento che investe direttamente l'esercizio del diritto di difesa.

L'utilizzo “occasionale” della PEC per la comunicazione di atti tra uffici giudiziari permette di cogliere fino in fondo il valore dell'applicativo TIAP.

Si tratta di un applicativo informatico sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione digitale del fascicolo. L'obiettivo perseguito consiste nella digitalizzazione del fascicolo per mezzo della “scannerizzazione” di documenti cartacei o dell'acquisizione di file digitali. Successivamente si procede alla classificazione, alla codifica e all'indicizzazione degli atti in modo da formare i fascicoli, con possibilità di ricerca, consultazione, esportazione e stampa dell'intero fascicolo oppure di singoli atti.

Con tale sistema non si verifica più una trasmissione occasionale di atti tra uffici giudiziari, ma si è realizzato un sistema “istituzionalizzato” e accolto concordemente dalle parti del procedimento.

In attesa di una disciplina del processo penale telematico, secondo l'orientamento accolto dalla giurisprudenza di legittimità, pure la fonte normativa che legittima l'impiego del T.I.A.P. per la “comunicazione di atti” tra uffici giudiziari è rappresentata dall'art. 64, comma 3 e 4, disp. att. cod. proc. pen. (Cass. n. 27910 del 27/03/2019; Cass. n. 53986 del 25/06/2018; Cass. n. 14869 del 19/12/2016, dep. 2017).

Nel caso di utilizzo del sistema T.I.A.P., però, secondo quanto generalmente contenuto nei protocolli tra le parti, è previsto solo che “La Procura della Repubblica curerà che su ogni fascicolo inoltrato all'Ufficio GIP - relativamente al quale si sia proceduto all'inserimento in TIAP - sia apposto, da parte della segreteria del PM, idonea stampigliatura attestante l'avvenuto inserimento” (cfr., ad esempio, il Protocollo d'intesa stipulato a Napoli il 2 ottobre 2012 tra il Presidente della Camera Penale, il Presidente del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati, il Procuratore della Repubblica presso il Tribunale ed il Presidente del Tribunale).

L'attestazione di conformità, pertanto, consiste nella indicazione dell'avvenuto inserimento degli atti in T.I.A.P., sottoscritta dal cancelliere. Con questa dicitura, di fatto, il cancelliere che sottoscrive comunica che gli atti posti a fondamento della misura o dell'esercizio dell'azione penale sono stati trasmessi in via telematica, affermando implicitamente la conformità degli stessi agli originali cartacei. Questa valutazione, del resto, è contenuta nei protocolli tra le parti del procedimento penale. Ad esempio, in quello n. 1684 del 24/03/2016, stipulato tra la Procura della Repubblica di Napoli, il Tribunale di Napoli, il Consiglio dell'Ordine di Napoli e la Camera penale, relativo all'estensione del T.I.A.P., è espressamente convenuto che la dicitura T.I.A.P., sottoscritta dal cancelliere, assume “valore di attestazione di conformità del fascicolo digitale a quello cartaceo”.

A differenza dell'eventuale ed estemporaneo uso della PEC per la comunicazione di atti, quindi, non occorre una specifica attestazione di conformità del cancelliere nella mail certificata.

L'art. 64, comma 4, disp. att. cod. proc. pen., pertanto, nel caso degli atti trasmessi con applicativo TIAP, è la fonte normativa di un sistema i cui pilastri ulteriori sono costituiti pure dai protocolli d'intesa tra gli uffici giudiziari e le organizzazioni forensi (nonché dai provvedimenti ministeriali che ne hanno imposto l'adozione agli uffici).

Il fondamento normativo del modello posto in essere è rappresentato anche dall'art. 22 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale), in forza del quale la copia informatica di un atto - prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto - ha la stessa efficacia dell'atto cartaceo (Cass. n. 27910 del 27/03/2019).