È da considerarsi valida la delibera condominiale che non consente ad un condomino di allegare dei documenti a verbale?

In tema di condominio, la delibera approvata non contiene vizi di illegittimità quando la mancata allegazione di un documento al verbale assembleare rinviene dall'inconferenza dello stesso rispetto all'ordine del giorno contenuto nell'avviso di convocazione notificato dall'amministratore ai condomini.

Un condomino impugnava una delibera condominiale, con atto di citazione (artt. 163 ss. c.p.c.) e conveniva in giudizio il condominio del proprio stabile per far dichiarare l'annullamento e la nullità dell'atto collettivo in virtù della mancata acquisizione a verbale di assemblea di un documento prodotto dall'attore e per un soggetto presente in assemblea condominiale non avente la qualità di condomino.

Si costituiva il convenuto-condominio, nei termini di legge, il quale eccepiva l'infondatezza dell'assunto di parte attrice in quanto la deliberazione era legittima, perchè il documento prodotto dal condomino era stato rigettato con apposita delibera sul punto da parte dell'assemblea condominiale poiché inconferente con l'ordine del giorno nonché il soggetto ritenuto estraneo all'assemblea era, invece, legittimato ad essere nel consesso.

La causa veniva istruita in via documentale, il magistrato riteneva la causa matura per la decisione, la rinviava per la precisazione delle conclusioni e la introitava per la decisione, con assegnazione dei termini di cui all'art. 190 c.p.c. per deposito di comparse conclusionali e memorie di replica.

Il Tribunale laziale rigettava domanda dell'attore, condannandolo a rifondere le spese processuali in favore del convenuto.

Si trattava di accertare e verificare se fossero presenti, al caso posto all'attenzione del Tribunale competente, i motivi di annullabilità e di nullità dell'impugnata delibera condominiale.

Tali aspetti sono stati esaminati dal giudicante, il quale ha rilevato e verificato in atti di causa la totale infondatezza delle richieste formulate dall'attore, ritenendo, di converso, legittimo l'atto collettivo deliberato dall'assemblea del condominio-convenuto.

Dunque, la delibera veniva dichiarata valida dal giudice adito, rigettando l'impugnativa a delibera condominiale e condannando parte attrice a rifondere le spese processuali in favore del convenuto.

In linea di principio, è stata ritenuta corretta l'affermazione contenuta nella pronuncia del Tribunale romano, in sede monocratica, secondo cui è stata dichiarata l'infondatezza dei motivi di impugnativa a delibera condominiale sollevate dall'attore-condomino, con susseguente legittimità della deliberazione condominiale impugnata, con regolazione delle spese processuale in favore del convenuto-condominio.

Infatti, il magistrato capitolino, da un attento esame della documentazione in atti, aveva rilevato, l'infondatezza della domanda proposta dall'attore.

In primo luogo, è stata dichiarato del tutto infondato l'aspetto inerente la deliberazione invalida (nulla) per mancata accettazione da parte dell'assemblea condominiale della documentazione prodotta dall'attore.

Tale circostanza rinveniva dalla semplice lettura del verbale assembleare ove emergeva che il consesso riunito deliberava il rigetto di tale acquisizione agli atti dell'atto collettivo del detto documento posto che il medesimo era del tutto inconferente con l'ordine del giorno contenuto dell'avviso di convocazione notificato ai condomini dall'amministratore di condomino.

Va precisato che il verbale di assemblea condominiale costituisce il documento che ufficialmente dimostra lo svolgimento delle attività prescritte. La sua redazione, pertanto, è un'operazione imprescindibile del procedimento collegiale. Il verbale, inoltre, deve essere redatto anche quando l'assemblea non delibera. Anche in questo caso una volta che l'assemblea è stata convocata, si rende necessario documentare tutte le attività che si sono svolte nella riunione, comprese quelle che non si sono perfezionate.

Dall'attenta disamina del verbale, il giudice adito ha rilevato, senza ombra di dubbio, che il condomino-istante ha richiesto l'allegazione al detto verbale di un documento ma, con deciso ad hoc, il consesso ha rifiutato di farlo e tale passaggio è puntualmente documentato a verbale, con la conseguenza che le doglianze dell'attore sono del tutto infondate.

Posto che il verbale non debba essere approvato dall'assemblea, non essendo oggetto di deliberazione e costituendo solo una mera documentazione dell'adunanza, si ritiene, però, deprecabile la prassi di prendere in assemblea soltanto alcuni appunti durante la discussione, per poi, nei giorni seguenti, redigere il verbale della riunione - o, addirittura, convalidarlo in una successiva seduta - perché il verbale di assemblea deve essere compilato seduta stante e non successivamente (anche se, poi, compilato dalle persone all'uopo incaricate dalla volontà unanime degli intervenuti alla riunione); lo stesso verbale, infatti, serve per documentare quanto si è fatto e detto nella riunione, ed una sua redazione successiva potrebbe far sorgere dubbi per lo spostamento del giorno della redazione, agli effetti dell'eventuale impugnativa, in quanto il termine decorre sempre dalla data della riunione per i condomini presenti.

Analizzando la pronuncia, anche il secondo motivo di impugnativa è stato dichiarato infondato dal magistrato.

Infatti, è stato accertato dalla disamina della documentazione prodotta in atti dal condominio che il soggetto ritenuto estraneo dall'assemblea condominiale, risultava in realtà comproprietario (con la moglie) di un appartamento facente parte della compagine condominiale, pertanto assolutamente legittimato a partecipare all'assemblea condominiale convocata dall'amministratore di condominio.

Per completezza, è da considerare che la comunione legale fra coniugi, ai sensi dell'art. 171, comma 1, lett. a), c.c., riguarda gli acquisti compiuti durante il matrimonio, indipendentemente dalla provenienza delle risorse che li abbiano consentiti (con le sole eccezioni dell'art. 179 c.c.), e, pertanto, tale circostanza si estende anche agli alloggi residenziale pubblica che sia stato oggetto di assegnazione con promessa futura di vendita prima della data di celebrazione del matrimonio, quando il contratto di cessione, traslativo del diritto dominicale, sia stato stipulato dopo tale data (Cass. civ.,sez. III, 20 novembre 1993, n. 12439).

Il verbale ha una funzione importante all'interno delle dinamiche condominiali in quanto costituisce il resoconto scritto di tutto quanto è stato fatto e detto in assemblea.

Il verbale assembleare non va confuso, però, con la deliberazione, che costituisce un fatto che esiste a prescindere dal verbale e, per ipotesi, potrebbe esistere un verbale di un'adunanza che non contenga alcuna decisione.

Il contenuto del verbale va necessariamente correlato all'intero iter, al procedere, allo svolgimento della stessa assemblea: il verbale deve, quindi, anche riportare le “verifiche preliminari” nonché la fase centrale dell'adunanza (discussione e votazione), in quanto il processo di verbalizzazione inizia con la costituzione dell'assemblea e termina con la dichiarazione di chiusura della riunione (detto anche “scioglimento dell'assemblea”).

Compiti che spettano principalmente al presidente dell'assemblea, in particolare lo stesso gestisce e direziona la discussione delle materie dell'ordine del giorno (Cass. civ., sez. II, 13 novembre 2009, n. 24132).

Appare preferibile seguire la discussione delle materie dell'ordine del giorno contenuto nell'avviso di convocazione, ma nulla esclude la possibilità di cambiare, trattando prima alcuni argomenti, stabilendo sempre il modo ed i tempi della discussione.

Il processo verbale sarà redatto dal segretario, su dettatura del presidente il quale ha, tuttavia, il potere di riassumere le dichiarazioni rese dai condomini per evitare un appesantimento della verbalizzazione ed evitare eventuali manovre di dilatorie ed ostruzionistiche.

È vero che, nel verbale, è sufficiente che sia indicato il processo formativo della volontà assembleare, specificando nominativamente i condomini intervenuti, i millesimi rappresentati, gli argomenti trattati e le singole decisioni prese, ma è altrettanto vero che il verbale deve essere una fedele trasposizione per iscritto di ogni momento degno di interesse dell'assemblea condominiale, nel quale vanno annotate non solo le deliberazioni adottate dalla maggioranza, ma anche tutti gli accadimenti che si verificano durante la riunione e che sono pertinenti con la stessa.

Non vi sono prescrizioni di legge che richiedono particolari requisiti nella redazione da parte del segretario, purché sia scritto, senza correzioni, abrasioni, spazi in bianco, trasporti a margine, in lingua italiana); comunque, si esclude qualsiasi onere di vidimazione o/e bollatura.

Una volta che il verbale sia stato sottoscritto dal presidente, lo stesso non può essere più variato, salva l'esistenza di errori materiali o di calcolo, che vanno rilevati dal solo presidente in calce al verbale stesso, sottoscritto nuovamente, conservando però la leggibilità del testo originario e la chiara imputabilità agli autori della correzione medesima (Cass. civ., sez. II, 31 marzo 2015, n. 6552).

ll verbale assembleare ha natura di scrittura privata, sicché il valore di prova legale è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori e non si estende al contenuto della scrittura medesima, per impugnare la cui veridicità non occorre la proposizione di querela di falso, potendosi far ricorso ad ogni mezzo di prova.

Si osserva, altresì, in ordine al verbale di assemblea che l'art. 1136, ultimo comma, c.c. statuisce che delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore.

In altri termini, circa il momento temporale della trascrizione, si possono fare due ipotesi: nella prima, più frequente, il verbale si confeziona in assemblea, poi viene dattilografato, e infine inserito nel registro; nella seconda, più rara, il processo verbale è redatto direttamente nel registro, per cui il registro viene portato in assemblea e consegnato al presidente della stessa

L'ultima ipotesi non pone problemi, mentre dubbi potrebbero sorgere nella prima, stante che il legislatore non ha prescritto alcun termine entro il quale deve operarsi la predetta trascrizione (che, al limite, potrebbe intervenire anche dopo una successiva deliberazione); in ogni caso, sembra che agli assenti, ai fini della decorrenza del termine di cui all'art. 1137 c.c., debba essere inviata copia estratta dall'originale del processo verbale anziché del registro (che non è altro che il documento di un documento).

In ordine alle modalità di trascrizione, non è superfluo ricordare che il predetto verbale deve essere trascritto integralmente, mediante o copiatura fedele del testo del verbale o allegazione del verbale originale, con gli eventuali errori, omissioni e/o imprecisioni; l'amministratore, quindi, non può portare variazioni, correggere errori di calcolo, aggiungere rettifiche o togliere imprecisioni; trascrivere, infatti, significa riportare nel registro il processo verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario (Cass. civ., sez. II, 19 marzo 1996, n. 2297); unico rimedio, in questi casi, è l'intervento correttivo, da parte del presidente e del segretario, del verbale originario, salvo e impregiudicato il diritto di impugnazione da parte del condomino interessato.

Tale registro va, però, distinto da quelli, pur rientranti tra gli obblighi dell'amministratore, dall'art. 1130, n. 6) e 7), c.c., ossia il registro dell'anagrafe condominiale, il registro di nomina e revoca dell'amministratore, e il registro di contabilità, la cui non corretta tenuta rientra tra le “gravi irregolarità” che giustificano la revoca giudiziaria dell'amministratore in virtù dell'art. 1129, comma 12, n. 7), c.c.

Non si tratta di una novità introdotta dalla riforma, ma del restyling di una previsione già esistente, essendo il registro in questione già contemplato dal previgente art. 1136, comma 7, c.c.; attualmente (art. 1130, n. 7, c.c.) in esso confluiscono le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta ed allo stesso registro è altresì allegato il regolamento di condominio, ove adottato, che, in precedenza, era invece trascritto nel registro sul quale venivano annotati nomina e revoca dell'amministratore (artt. 1138, comma 3, 1129, comma 4, c.c. e 71 disp. att. c.c.).

Quanto alla funzione del registro, esso consente la conservazione dei verbali assembleari che, muniti della sottoscrizione del presidente e segretario, provano, in via presuntiva, i fatti che affermano essersi verificati durante l'assemblea (Cass. civ., sez. II, 18 agosto 2015, n. 16774).

Celeste - Cirla - Cusano - Frivoli - Tarantino, Formulario del condominio, Milano, 2019;

Celeste - Chiesi - Di Marzio - Nicoletti, Codice del condominio, Milano, 2018;

Frivoli - Tarantino, Il contenzioso del condominio, Milano, 2018;

Celeste, Verbale assembleare, in Condominioelocazione.it, 2017.