La delega per la partecipazione all'assemblea può essere conferita tramite mail

La legge, all'art. 67 disp. att. c.c., non vieta di poter utilizzare la posta elettronica come mezzo per conferire la delega, fermo restando che la stessa deve indicare in modo specifico, oltre all'oggetto del conferimento, anche il soggetto delegato. Ne consegue che ogni condomino può intervenire all'assemblea a mezzo di rappresentante munito di delega scritta ottenuta tramite semplice mail.

Tizia impugnava la delibera resa dall'assemblea dei condomini ritenendola nulla. In particolare, tra i vari motivi di contestazione, l'attrice eccepiva che con la delibera (per la quale Tizia aveva rilasciato apposita delega di partecipazione) erano stati approvati dei lavori di manutenzione straordinaria senza la costituzione di un fondo speciale. Costituendosi in giudizio, il condominio convenuto eccepiva in via preliminare la carenza di legittimazione attiva dell'attrice nonché là tardività dell'impugnazione proposta contro la delibera per essere stato introdotto il giudizio ex art. 1137 c.c. oltre il termine di trenta giorni. In ogni caso, secondo parte convenuta, la delega conferita per mail non era valida in quanto mancante di sottoscrizione. Inoltre, secondo il condominio, l'attrice, conferendo delega a terzi, aveva di fatto approvato la delibera facendo venir meno il motivo di impugnazione.

La questione in esame è la seguente: ai fini della partecipazione in assemblea, è possibile conferire al soggetto incaricato la delega scritta tramite l'invio di una semplice mail?

In merito all'eccezione di carenza di legittimazione attiva, il giudice ha precisato che ai sensi del novellato art. 67disp. att. c.c. «ogni condomino può intervenire all'assemblea anche a mezzo di rappresentante, munito di delega scritta», ma nulla dice la norma in ordine alla forma di tale scritto che, dunque, ben può essere costituita da una semplice mail. La legge, infatti, non vieta di poter utilizzare questo mezzo per conferire la delega, fermo restando che la stessa deve indicare in modo specifico, oltre all'oggetto del conferimento anche il soggetto delegato, requisiti pienamente integrati nella specie. Del resto, secondo il giudicante, nella vicenda, l'attrice aveva dichiarato di aver conferito espressa delega (tramite mail inviata all'amministratore) a partecipare alla riunione citando il delegato e avvalendosi del documento posto a sostegno mediante suo deposito, a nulla rilevando che, successivamente, con le memorie istruttorie, in aperta contraddizione con quanto in precedenza sostenuto e documentato, ne aveva disconosciuto la valenza.

In sostanza, il Tribunale ammette che non sussiste alcun elemento tale da ritenere invalida la delega conferita e la presenza del condomino per delega equivale alla sua presenza fisica in assemblea.

Premesso ciò, quanto al merito della vicenda, il giudice ha considerato la delibera nulla in quanto emessa in violazione dell'art. 1135, comma 1, n. 4), c.c. avendo l'assemblea deliberato i lavori di manutenzione straordinaria senza la contestuale previsione di un fondo speciale, di importo pari all'ammontare dei lavori.

In conclusione, nella specie, l'appalto era stato conferito senza la previa materiale costituzione del fondo speciale, sicché, per i motivi esposti, la delibera è stata dichiarata nulla in quanto adottata in contrasto a norma di legge imperativa (art. 1135, comma, n. 1, c.c.).

La pronuncia in oggetto è interessante in quanto si presta ad alcune considerazioni in merito all'efficacia delle comunicazioni a distanza, in particolare all'utilizzo della mail in materia di svolgimento dell'assemblea in videoconferenza.

In argomento, occorre porre l'attenzione sulla nuova formulazione dell'art. 66 disp. att. c.c. e, in particolare, sulla modalità dell'assemblea in videoconferenza (prima modificato dall'art. 63 del d.l. n. 104/2020, convertito in l. n. 126/2020, e successivamente modificato dal nuovo art. 5-bis del d.l. n. 125/2020, convertito in l. n. 159/2020).

In proposito, sappiamo che l'art. 66, comma 3, disp. att. c.c. prevede che «L'avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione o, se prevista in modalità videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e l'ora della stessa».

Secondo una prima lettura, il legislatore conserva le modalità tassative introdotte dalla Riforma del 2013; quindi, anche la nuova formulazione nulla aggiunge sulla possibilità dell'utilizzo della mail.

A questo punto appare chiaro che trattandosi di modalità obbligatorie, anche in tema di videoconferenza, l'amministratore non potrà utilizzare modalità diverse. Però questo vale per la modalità di avviso di convocazione e non per la delega.

Su quest'ultimo aspetto, prima dell'ultima riforma della materia condominiale, il codice civile, prevedendo la possibilità per il condomino di presenziare all'assemblea anche a mezzo di rappresentante, non stabiliva la forma che dovesse rivestire tale delega. In linea generale, nulla escludeva che tale delega fosse orale, salvo precisare la necessità del mandato scritto ogni qual volta si deliberava su rapporti per i quali fosse prescritto, ad probationem o ad substantiam, l'atto scritto, dovendo anche la delega possedere gli stessi requisiti formali della deliberazione. Oggi invece, a seguito della riforma, secondo quanto riportato dal primo capoverso dell'art. 67 disp. att. c.c. «Ogni condomino può intervenire all'assemblea anche a mezzo di rappresentante, munito di delega scritta»; sicché, in difetto, il condomino delegante non può più essere considerato presente in assemblea.

Alla luce della nuova formulazione, a differenza di quanto previsto per l'avviso di convocazione, il legislatore ha solo precisato che la delega deve essere conferita in maniera scritta, senza però indicare alcuna modalità. Dunque, appare interessante quanto precisato dal Tribunale romano in merito all'utilizzo della mail quale strumento di conferimento della delega: «La legge, infatti, non vieta di poter utilizzare questo mezzo per conferire la delega, fermo restando che la stessa deve indicare in modo specifico, oltre all'oggetto del conferimento anche il soggetto delegato, requisiti pienamente integrati nella specie».

In pratica, il giudicante conferma la posizione già presa da autorevole dottrina (Celeste) secondo cui «la delega potrebbe essere, oltre che consegnata a mani del delegato, spedita per raccomandata, o anche conferita via fax o per posta elettronica (meglio se certificata), che sono mezzi di trasmissione di documenti tra luoghi di solito notevolmente lontani tra loro, utilizzando le reti telefoniche ed il computer, con appositi terminali che permettono di riprodurre materialmente a distanza il contenuto di uno stesso documento (l'eventuale mancanza di sottoscrizione potrebbe essere ovviata risalendo alla paternità del documento elettronico mediante idonei segnali di identificazione trasmessi dagli elaboratori)».

Ciò, inoltre, assume un'importanza particolare se applichiamo quanto detto alla videoconferenza. Difatti, allo stato attuale, la modalità della videoconferenza è stata concepita proprio per consentire ai condomini di incontrarsi in una “stanza virtuale”, una piattaforma progettata per poter discutere come in una normale assemblea. Secondo questa logica, possiamo tranquillamente affermare che la mail è uno strumento al pari di qualunque altro strumento evoluto di corrispondenza/messaggistica (esempio, WhatsApp). Quindi, in caso di problemi di connessione o poca dimestichezza con gli strumenti informatici, un condomino ben potrebbe delegare in tempi ristretti un parente/amico (che si trova magari anche a distanza) per la partecipazione all'assemblea, soprattutto oggi per i problemi da Covid-19.

Quanto agli aspetti operativi, anche utilizzando queste modalità, si consiglia una preventiva comunicazione all'amministratore. È possibile, quindi, l'invio di copia scansionata del documento originale (o della comunicazione tramite mail o altra idonea all'identificazione del delegante, del delegato e dell'oggetto della riunione), salvo successivo inserimento nel registro dei verbali dell'originale. Per tale scopo è necessario che le deleghe siano raggruppate prima e consegnate all'amministratore in modo che lo stesso le comunichi al presidente.

In conclusione, certamente, in ambito informatico, gli sviluppi sulla materia porteranno gli interpreti ad interrogarsi più sulla celerità dei mezzi di scambio di informazioni (tra cui la posta elettronica) che sull'utilizzo degli strumenti tradizionali (raccomandata a/r). A questo proposito si spera che il legislatore continui a informatizzare il mondo condominiale in maniera tale che le future piattaforme per le riunioni assembleari possano consentire all'amministratore di poter fare qualunque operazione con un semplice click (ad esempio, invio dell'avviso di convocazione, visione e accettazione delle deleghe, invio del verbale di discussione, ecc.).

Nell'attesa di ciò, quanto all'invio dell'avviso di convocazione, restano le regole previste dall'art. 66, comma 3, disp. att. c.c.; quanto, invece, alla delega scritta prevista dall'art. 67, primo capoverso, disp att. c.c., ben venga l'invio della stessa attraverso semplici modalità informatiche.

Tarantino, La tele-assemblea in condominio: novità e criticità del nuovo strumento, in Condominioelocazione.it, 11 dicembre 2020;

Celeste, Delega per la partecipazione all'assemblea, in Condominioelocazione.it, 31 luglio 2018.