Portale Deposito atti Penali (PPT)

Il portale del processo penale telematico consente l'accesso, attraverso la rete internet, ai servizi telematici resi disponibili dal dominio giustizia per il deposito di atti, documenti e istanze.

Tale portale è stata adottato in via sperimentale, a norma dell'art. 83, comma 12-quater.1, terzo periodo, del d.l.17 marzo 2020, n. 18 convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27, dagli uffici del pubblico ministero che ne hanno fatto richiesta e sono stati all'uopo autorizzati, con specifico decreto del Ministro della giustizia, al deposito con modalità telematica di memorie, documenti, richieste e istanze indicate dall'art. 415-bis, comma 3, c.p.p., secondo le prescrizioni tecniche stabilite con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati (DGSIA) del Ministero della giustizia.
L'art. 83, comma 12-quater.1, terzo periodo, del d.l. citato aveva, inoltre, imposto che i decreti autorizzatori al deposito telematico non fossero adottati sulla base della mera richiesta degli uffici del pubblico ministero, ma previo specifico accertamento da parte del DGSIA della effettiva funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici degli uffici richiedenti.

Successivamente, onde favorire l'ulteriore semplificazione delle attività di deposito durante l'emergenza epidemiologica da covid-19, l'art. 24, comma 1, del d.l. 28 ottobre 2020, n. 137 ha previsto che, fino alla scadenza del termine di cui all'art. 1, d.l. 25 marzo 2020, n. 19, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 maggio 2020, n. 35, il deposito di memorie, documenti, richieste ed istanze indicate dall'art. 415-bis, comma 3, c.p.p. presso gli uffici delle Procure della Repubblica presso i tribunali avviene, esclusivamente, mediante deposito dal Portale del Processo Penale Telematico individuato con provvedimento del DGSIA e con le modalità stabilite nel decreto stesso, anche in deroga alle previsioni del decreto emanato ai sensi dell'art. 4, comma 1, d.l. 29 dicembre 2009, n. 193, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 febbraio 2010, n. 24.

Il tenore della norma e l'ampio raggio del rinvio (la disposizione richiamata prevede in realtà più scadenze temporali) determinano un'oggettiva difficoltà ermeneutica per la precisa individuazione della citata scadenza del termine; tuttavia, detto termine, valorizzando gli argomenti interpretativi sistematici e teleologici, può ritenersi spirare il 31 gennaio 2021 con la fine dello stato di emergenza (espressamente richiamato dall'art. 1, comma 1, del d.l. 25 marzo 2020 n. 19, siccome modificato in sede di conversione), allorché saranno cessati i pericoli epidemiologici che le disposizioni in esame mirano a contrastare.

L'art. 24, comma 2, del medesimo d.l. 28 ottobre 2020 n. 137 ha anche disposto che, con uno o più decreti del Ministro della giustizia, saranno indicati gli ulteriori atti per quali sarà reso possibile il deposito telematico con le modalità stabilite dal sopra menzionato provvedimento del DGSIA.

Quest'ultimo, confermando sostanzialmente il contenuto delle disposizioni già dettate in data 11 maggio 2020 (provvedimento del DGSIA n.5477) per la fase sperimentale prevista dall'art. 83, comma 12-quater.1, terzo periodo, del d.l. 18/2020, ha emanato in data 4 novembre 2020 il provvedimento n.10667 contenente le disposizioni relative al deposito di memorie, documenti, richieste e istanze indicate dall'art. 415-bis, comma 3, c.p.p. presso gli uffici del pubblico ministero con modalità telematica previste dall' art. 24, comma 1, d.l. n. 137/2020; dette disposizioni tecniche si estendono anche agli ulteriori atti per i quali in futuro sarà reso possibile il deposito telematico nel portale del processo penale telematico, atteso il richiamo dell'art. 24, comma 2 del d.l. 137/2020 alle medesime “modalità” di deposito telematico di cui al comma 1 dello stesso art. 24.

Non sono stati ancora emanati i decreti del Ministro della giustizia di cui all'art. 24, comma 2 del d.l. 137/2020 volti ad estendere l'uso del portale del processo penale ad ulteriori atti.

Deve rilevarsi che l'art. 24, comma 1, d.l. 28 ottobre 2020 n. 137 (come già previsto dall'art. 83, comma 12-quater.1, d.l. 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni nella legge 24 aprile 2020, n. 27, ed ulteriormente modificato dal d.l. 20 aprile 2020, n. 28) ha consentito al DGSIA di adottare le disposizioni tecniche relative alla modalità del deposito nel portale del processo penale telematico anche in deroga alle previsioni regolamentari tecniche sull' informatizzazione del processo penale di cui al decreto emanato ai sensi dell'art. 4, comma 1, d.l. 29 dicembre 2009 n. 193, convertito con modificazioni dalla legge 22 febbraio 2010 n. 24.

Tale non trascurabile facoltà di deroga è stata stabilita all'evidente fine di consentire, durante l'emergenza epidemiologica, l'elaborazione di innovative e straordinarie modalità di gestione telematica del flusso documentale verso gli uffici giudiziari.

L'art. 24, comma 4, del d.l. n. 137 del 28 ottobre 2020 ha previsto una ulteriore modalità, alternativa al portale, per il deposito a distanza in quanto “per tutti gli atti, documenti e istanze comunque denominati diversi da quelli indicati nei commi 1 e 2, fino alla scadenza del termine di cui all'art. 1 del decreto legge 25 marzo 2020 n. 19, convertito con modificazioni dalla legge 22 maggio 2020, n. 35, è consentito il deposito con valore legale mediante posta elettronica certificata inserita nel Registro generale degli indirizzi di posta elettronica certificata di cui all'art. 7 del decreto del Ministro della giustizia 21 febbraio 2011, n. 44”. Il deposito con tali modalità deve essere effettuato presso gli indirizzi PEC degli uffici giudiziari destinatari ed indicati in apposito provvedimento del DGSIA che prevede anche le specifiche tecniche relative ai formati degli atti e le ulteriori modalità di invio (tale provvedimento direttoriale è stato emanato il 9 novembre 2020 con prot. n.10791).

Con il deposito a mezzo PEC il Legislatore ha voluto, con una sorta di clausola di chiusura, ampliare e favorire l'uso generalizzato della telematica per il deposito degli atti presso gli uffici giudiziari.

Il portale del processo penale telematico rimane, tuttavia, lo strumento elettivo del deposito digitale dei difensori in quanto l'art. 24, comma 6, del d.l. n. 137/2020 stabilisce che, per gli atti per i quali è reso possibile il deposito nel portale del processo penale, “l'invio tramite posta elettronica certificata non è consentito e non produce alcun effetto di legge”. E' prevista, peraltro, una procedura semplificata per l'attivazione del menzionato portale atteso che “gli uffici giudiziari, nei quali è reso possibile il deposito telematico dal portale del processo penale telematico, sono autorizzati all'utilizzo del portale, senza necessità di ulteriore verifica o accertamento da parte del Direttore generale dei servizi informativi automatizzati” (art. 24, comma 3, del d.l. n.137/2020).

Il portale del processo penale telematico, con apposita disposizione tecnica, è stato individuato nel sistema informatizzato del PDP (Portale Deposito atti Penali).

L'art. 2 del provvedimento n. 10667 del 4 novembre 2020 del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia ha, infatti, stabilito che si utilizza esclusivamente il portale deposito atti penali sia per il deposito degli atti di cui all'art. 24, comma 1, del d.l. 28 ottobre 2020, n. 137 (memorie, documenti, richieste e istanze indicate dall'art. 415-bis, comma 3, c.p.p.) che per il deposito degli ulteriori atti per i quali sarà reso in futuro possibile il deposito telematico con apposito decreto ministeriale, ai sensi dell'art. 24, comma 2, del citato d.l.

Il servizio di deposito del PDP è accessibile in area riservata dal PST (Portale Servizi Telematici) del Ministero della giustizia all'indirizzo http://pst.giustizia.it, solo ai soggetti iscritti nel ReGIndE (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici) con il ruolo di avvocato e previa loro identificazione informatica. Il predetto registro è gestito dal Ministero della giustizia e contiene i dati identificativi nonché l'indirizzo di PEC (Posta Elettronica Certificata) dei soggetti abilitati esterni, tra i quali vi sono anche i professionisti iscritti al consiglio dell'ordine degli avvocati.

Il PDP ha la duplice natura di applicativo informatico e di servizio automatizzato di “web front office”, entrambe le sue funzioni sono strutturalmente deputate alla gestione del flusso documentale proveniente da utenti esterni agli uffici giudiziari con modalità selettive di importazione dei documenti informatici nei sistemi digitali del Ministero della giustizia.

Ai sensi dell'art. 4, comma 1, del provvedimento n. 5477 del DGSIA in data 11 maggio 2020 (richiamato dall'art. 3 del provvedimento direttoriale n. 10667 del 4 novembre 2020), l'atto del procedimento in forma di documento informatico, da depositare telematicamente presso l'ufficio del pubblico ministero con il PDP, deve rispettare i seguenti requisiti: essere in formato PDF, essere ottenuto da una trasformazione di un documento testuale (senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti), non essere ottenuto con una scansione di immagini, essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata, nonché essere sottoscritto con firma in standard PAdES o CAdES.

I documenti allegati all'atto del procedimento in forma di documento informatico, devono rispettare gli stessi requisiti dell'atto del procedimento in forma di documento informatico ad eccezione del requisito relativo all'ottenimento del documento informatico da una trasformazione di un documento testuale (art. 4, comma 2, del provvedimento n. 5477 del DGSIA in data 11 maggio 2020); di conseguenza, i documenti allegati non devono necessariamente essere “nativi digitali”, tanto è vero che non ne è esclusa la generazione attraverso la scansione di immagini; pertanto, argomentando a contrario dalla sopra citata norma tecnica direttoriale, deve ritenersi ammessa, al fine di effettuare la produzione degli allegati da inserire nel PDP, la realizzazione di documenti informatici per immagine provenienti da documenti formati in origine su supporto analogico.

Le disposizioni direttoriali in parola stabiliscono, come visto, elevati standard di certezza, non solo della provenienza del deposito del documento informatico (che viene accertata grazie alla strong authentication in sede di accesso telematico del difensore al portale), ma anche della paternità dell'atto del procedimento e del documento informatico “allegato” che devono entrambi essere necessariamente sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Ad una scelta significativamente diversa si è, invece, pervenuti per i documenti allegati all'atto del procedimento in forma di documento informatico inviati dal difensore mediante PEC (Posta Elettronica Certificata).
Infatti, ai sensi dell'art. 3 del provvedimento n. 10791 del DGSIA in data 9 novembre 2020 intervenuto proprio a disciplinare i formati e le modalità di deposito telematico con PEC, il documento allegato all'atto del procedimento in forma di documento informatico, depositabile a mezzo PEC presso l'ufficio del pubblico ministero, non necessita di sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata.
Tale assetto risulta forse più congruente con le esigenze operative dell'attività giudiziaria, apparendo, comunque, rispondere adeguatamente alle finalità di certezza connaturali al deposito dei meri “documenti allegati” nel procedimento penale, specie per i documenti informatici che non sono manifestazione della dichiarazione di chi li ha formati e salvi gli accertamenti sulla loro genuinità attivabili in sede giudiziale.

La disposizione dell'art. 4, comma 3, del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020, richiamata dall'art.3 del provvedimento direttoriale n. 10667, stabilisce espressamente che gli "atti" da depositare nel PDP possono essere firmati digitalmente da più soggetti, purché almeno uno sia il depositante.

Il precetto che precede consente l'attribuzione della plurima paternità di atti del procedimento che siano manifestazione della dichiarazione di più soggetti.

Sulla base della esplicita norma dettata dall'art. 4,comma 1, del provvedimento del DGSIA n. 5477 dell'11 maggio 2020 (siccome richiamato dall'art. 3 del provvedimento direttoriale n. 10667 in data 4 novembre 2020) in tema di formato dei documenti depositabili nel PDP, sembrerebbe, inoltre, doversi escludere in nuce che un atto del procedimento possa recare una firma analogica, oltre quella digitale, in quanto detto atto è vincolato alla sua genesi da un documento unicamente testuale e non da un'immagine.
Altrettanto non può dirsi per il documento allegato al procedimento, in considerazione della possibile concorrenza della firma digitale (o elettronica qualificata) con quella di un soggetto che abbia firmato analogicamente il documento allegato, potendo quest'ultimo essere pure generato da un'immagine (come risulta dal tenore dell'art. 4, comma 2, del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020).

Gli atti del procedimento ed i documenti allegati sono telematicamente depositati dai difensori nell'ufficio giudiziario avvalendosi del PDP secondo la procedura prevista dagli artt. 3 e ss. del provvedimento del DGSIA dell'11 maggio 2020 n. 5447 (in forza del rinvio operato a tali disposizioni dall'art. 3 del provvedimento direttoriale n. 10667 del 4 novembre 2020).

Deve premettersi che la procedura informatizzata di deposito mediante il PDP conosce significative deviazioni rispetto al percorso analogico della procedura tradizionale di deposito materiale del documento nelle mani del segretario del pubblico ministero o del cancelliere del giudice.

Innanzitutto, prima di poter procedere al deposito telematico dell'atto del procedimento o del documento allegato, il depositante deve ottenere l'annotazione nel Re.Ge.WEB (il modulo del sistema informatico per la gestione dei registri di cancelleria) della sua nomina di difensore dell'indagato che dovrà essere accettata digitalmente dalla segreteria del pubblico ministero.

La nomina deve essere in forma di documento informatico, conforme ai requisiti di cui all'art. 4, co. 2 del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020, e perciò in formato PDF, nonché sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata; può ritenersi che la nomina possa essere anche generata per mezzo di una scansione di immagini non essendo previsto il vincolo della genesi dalla trasformazione di un documento testuale (argomentando ex art. 5, comma 2, del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020).

La predetta preventiva annotazione della nomina del difensore è “requisito indispensabile per il deposito degli atti del procedimento e dei documenti allegati” (art. 5, comma 1, del provvedimento del DGSIA n.5447 dell'11 maggio 2020, richiamato dall' art. 4 del provvedimento direttoriale n.10667); sicché, solo dopo <<l'accettazione>> della nomina da parte del sistema si potrà procedere con il deposito degli atti del procedimento e dei documenti allegati.

L'applicativo a tali fini procede (previa verifica degli standard tecnici del formato dei file) ad una elaborazione automatizzata, anche con l'ausilio di un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR: Optical Character Recognition), dei documenti informatici depositati dal difensore.
Dopo tale riconoscimento l'applicativo effettua l'analisi algoritmica del testo del documento (nomina o atto del procedimento), verificando anche automaticamente la coerenza fra le informazioni fornite dal difensore al momento dell'accesso al portale e quelle riportate nel documento stesso, onde associarlo correttamente al procedimento per il quale se ne chiede il deposito.

Conclusa questa prima fase di controlli automatizzati, il documento e le informazioni fornite dal depositante vengono traslate nella disponibilità informatica della segreteria del pubblico ministero che potrà, così, gestire una seconda fase di controlli “manuali”, operando, secondo i limiti definiti dall' esito delle verifiche automatizzate del sistema, un accertamento definitivo della congruenza tra il documento informatico, i dati forniti dal depositante ed il procedimento penale pendente presso l'ufficio giudiziario.

Nelle more di questa seconda fase dei controlli, al difensore, al quale sarà rilasciata dal sistema una ricevuta automatizzata, non resterà che attendere i tempi materiali di gestione della procedura digitale ad opera della segreteria del pubblico ministero. Quest'ultima, avvalendosi dell'ausilio dell'esito dei preventivi controlli automatici eseguiti dai sistemi, potrà accettare o rifiutare il deposito (art. 6 del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020).

Il difensore potrà verificare lo stato dei suoi depositi accedendo al PDP e consultandone l'esito.

L'art. 24, comma 2 del d.l. n. 137/2020 prevede che “con uno o più decreti del Ministro della giustizia, saranno indicati gli ulteriori atti per quali sarà reso possibile il deposito telematico nelle modalità di cui al comma 1”.
Quest'ultima norma richiama solo la possibilità di utilizzare le “modalità” di cui al comma 1 (modalità che, come visto e secondo il tenore letterale del medesimo comma 1, sono quelle individuate con provvedimento del DGSIA ed attengono all'ambito tecnico del deposito), ma non prevede, né richiama espressamente, la regola che stabilisce il deposito, “esclusivamente” mediante il portale del processo penale telematico, degli atti indicati nel comma 1 dell'art. 24 citato.

Quindi, non potendosi affermare che tra le “modalità” del deposito degli atti diversi da quelli indicati dall'art. 415-bis, comma 3, c.p.p. sia ricompresa anche quella dell'esclusivo uso del PDP, sembra essere stato introdotto, limitatamente ai predetti atti, un “doppio binario” con facoltà di scelta per il difensore di deposito informatico mediante portale telematico o, in alternativa, di deposito “tradizionale” presso l'ufficio giudiziario con documentazione cartacea, fermo il divieto di usare la PEC di cui al comma 6 dell'art. 24 d.l. n. 137/2020.

L'architettura del sistema di accettazione dei documenti del PDP postula, come visto, una complessa struttura multifasica che si articola in un arco temporale potenzialmente idoneo a frustrare la puntualità del deposito.

La scelta progettuale di segmentare informaticamente l'acquisizione dei documenti in due distinti sotto procedimenti (uno volto alla verifica documentale della legittimazione del difensore e l'altro diretto al materiale conseguimento degli ulteriori atti ed allegati) appare condivisibile sotto il profilo dell'efficienza organizzativa delle attività strumentali allo svolgimento delle procedure del codice di rito.

Tuttavia, lo iato esistente - tra il deposito della nomina nel PDP, il deposito del documento e la loro effettiva acquisizione ad opera del sistema e del personale amministrativo - potrebbe incidere sulla tempestività dell'osservanza del termine ad opera del difensore.

Il potenziale pregiudizio difensivo risulta però più apparente che reale, sia per considerazioni di ordine pratico che giuridico.

Innanzitutto, il sistema informatizzato del PDP consente il tempestivo ed automatico monitoraggio dello stato del deposito, nonché la possibilità di interlocuzione con la segreteria attraverso l'inoltro di “solleciti” digitali che transitano in tempo reale dalla postazione del difensore a quella del personale amministrativo deputato alla trattazione del procedimento.

In secondo luogo, la ricostruzione del perimetro giuridico della tempestività dell'osservanza del termine non può prescindere dall'analisi del limite tecnologico che il sistema frappone all'immediata accettazione degli atti difensivi nei sistemi informatizzati ministeriali.

L'art. 24, comma 1, del d.l. 28 ottobre 2020, n. 137 stabilisce opportunamente che “il deposito degli atti si intende eseguito al momento del rilascio della ricevuta di accettazione da parte dei sistemi ministeriali”, secondo le modalità stabilite dal provvedimento del DGSIA.

Dovrebbe, però, anche concettualmente distinguersi tra l'osservanza del termine per il deposito e l'esecuzione delle articolate formalità preliminari al deposito stesso per mezzo della procedura informatizzata di “accoglimento” della nomina.

È evidente che non potrà ragionevolmente farsi dipendere l'osservanza dei termini, ad opera del difensore, dalla estrinseca circostanza legata ai tempi necessari per la materiale gestione del deposito della nomina fino all'accoglimento di questa (che poi “sbloccherà”, con un'attività digitale del personale amministrativo dell'ufficio del pubblico ministero, la successiva possibilità di deposito dell'atto del procedimento e del documento allegato).

Il termine per il deposito dovrebbe, perciò, ritenersi osservato tempestivamente con l'attivazione del procedimento informatizzato con il quale il difensore, accedendo agli “spazi digitali” dell'ufficio giudiziario, avrà telematicamente chiesto di mettere la nomina (e, conseguentemente, gli ulteriori documenti) a disposizione della segreteria del pubblico ministero, restando solo in attesa dell'espletamento delle complessive procedure previste dalle norme sul PDP.
Secondo tale impostazione, congruente con la rimodulazione tecnologica delle facoltà attribuite alle parti dal codice di rito, l'attivazione iniziale della procedura informatizzata cristallizzerà il momento del deposito in termini estensivi, producendo i suoi effetti in favore del difensore e sotto il profilo della tempestiva osservanza della scadenza temporale, indipendentemente dal completamento, ad opera dell'amministrazione giudiziaria, delle procedure “sbloccanti” di acquisizione della nomina al sistema informatizzato.

Ai difensori competerà, per far valere tali ragioni, ai sensi dell' art. 175 c.p.p., la facoltà di essere restituiti nel termine stabilito a pena di decadenza, qualora dovessero, in concreto, provare di non averlo potuto osservare per caso fortuito o forza maggiore determinati dal protrarsi delle fasi automatizzate e manuali del sistema informatizzato del PDP o da malfunzionamenti del relativo applicativo.

Il tradizionale territorio del diritto processuale penale con il d.l. n. 137 del 28 ottobre 2020 accoglie, indubitabilmente, inedite forme di raccordo tra l'esercizio delle facoltà difensive ed i sistemi automatizzati dell'amministrazione giudiziaria.

L'applicativo che gestisce il servizio del portale del processo penale telematico, conformemente alle disposizioni emanate dal DGSIA, opera controlli automatici dei depositi eseguiti dai difensori.

Stabilisce in proposito l'art. 7, comma 1, del provvedimento del DGSIA n. 5447 dell'11 maggio 2020 che “Il personale amministrativo dell'ufficio del pubblico ministero ha a disposizione apposite funzionalità per la gestione dei depositi pervenuti tramite il PDP e si avvale dell'ausilio dell'esito dei preventivi controlli automatici eseguiti dai sistemi”.

Il software adottato dal Ministero della giustizia per la gestione del PDP consente al personale amministrativo di intervenire sui risultati dei controlli automatizzati provvedendo ad “accettare” ugualmente atti che il sistema ha ritenuto non rispondenti ai criteri formali di coerenza tra le informazioni fornite dal difensore, il contenuto del documento allegato ed il procedimento penale pendente presso l'ufficio giudiziario.

Va, tuttavia, valutato che il sistema, imponendo anche degli standard strettamente tecnici di acquisizione al PDP, esegue dei controlli automatizzati sul deposito degli atti attraverso algoritmi che valutano autonomamente alcuni aspetti meramente tecnologici della conformità del documento ai requisiti stabiliti dai provvedimenti del DGSIA.

Tali caratteristiche del software di gestione del PDP, quando implicanti in concreto effetti automaticamente paralizzanti del deposito degli atti, dovrebbero essere controbilanciate da idonei strumenti di trasparenza per l'utente sull'esecuzione delle procedure tecniche, al fine di documentare anche un possibile malfunzionamento del sistema (si vedano su tali tematiche la Risoluzione del Parlamento europeo del 12 febbraio 2020 sui processi decisionali automatizzati e la Carta etica europea sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale nei sistemi giudiziari e negli ambiti connessi adottata dalla CEPEJ a Strasburgo il 3-4 dicembre 2018).

Nel procedimento penale è fondamentale verificare a posteriori (anche attraverso strumenti facilmente intellegibili per la tracciabilità del funzionamento degli applicativi informatici) che vi sia stata l'effettiva possibilità di esercitare le facoltà garantite dalla legge, onde poter porre rimedio ad eventuali patologie procedimentali, seppur determinate da cause meramente tecniche.

È evidente che la descritta digital transformation dei depositidi atti e documenti ha, ormai, proiettato le parti in una dimensione dematerializzata del procedimento penale nella quale, per operare con consapevolezza, non si può più prescindere dalla conoscenza anche tecnologica delle modalità di esercizio delle facoltà garantite dalla legge.