Come sostenere e garantire la sicurezza dei propri dipendenti in Ucraina

Nella seduta del Consiglio giustizia e affari interni del 3 marzo 2022, i Ministri dell'Interno dell'Unione Europea hanno approvato all'unanimità l'istituzione di un meccanismo di protezione temporanea per gestire il crescente afflusso di sfollati dall'Ucraina.

I Ministri hanno dunque deciso di attivare per la prima volta la Direttiva 2001/55/CE che prevede norme minime per l'accoglienza e la concessione di protezione temporanea in caso di afflusso massiccio di sfollati. In tal modo, gli Stati membri dell'UE attraverso la misura di protezione temporanea potranno offrire alle persone in fuga dal conflitto in Ucraina adeguate misure di sostegno, e i cittadini ucraini e le persone stabilmente residenti in Ucraina potranno accedere alla protezione in tutta l'Unione Europea.

In Italia, dove la comunità ucraina è numerosa, sono state predisposte vie d'ingresso preferenziali per i rifugiati. Alle persone ammissibili sul territorio sarà concesso uno stato analogo a quello dei soggetti “rifugiati”, in qualsiasi paese dell'UE, per un periodo di un anno, ulteriormente rinnovabile.

Attraverso l'attivazione della misura di protezione temporanea, tramite la predetta direttiva, sarà possibile, in particolare:

• offrire protezione e diritti immediati: tra cui i diritti di soggiorno, l'accesso al mercato del lavoro, l'accesso all'alloggio, l'assistenza sociale, l'assistenza medica o di altro tipo e i mezzi di sussistenza. Per i minori e gli adolescenti non accompagnati, la protezione temporanea conferisce il diritto alla tutela legale e all'accesso all'istruzione;
• ridurre la pressione sui sistemi nazionali di asilo, fornendo protezione con formalità ridotte. Si eviterà la saturazione dei sistemi nazionali di asilo e gli Stati membri potranno gestire gli arrivi dei cittadini ucraini in fuga dal proprio paese in modo ordinato ed efficace, nel rispetto dei diritti fondamentali e degli obblighi internazionali.

In Italia è stata data attuazione alla Direttiva 2001/55/Ce con il decreto legislativo 7 aprile 2003, n. 85. Per l'attivazione della misura sul territorio nazionale si attende il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri Italiano, con le condizioni generali per la concessione della "protezione temporanea", la quale riconosce il diritto al rilascio di un permesso di soggiorno apposito (appunto per la protezione temporanea), consente il ricongiungimento familiare (alle medesime condizioni previste per il rifugiato), l'accesso allo studio, lo svolgimento di attività lavorative.

Ci auguriamo che nel frattempo questo primo articolo possa fornire alle aziende con dipendenti in Ucraina utili suggerimenti per proteggere i propri lavoratori.

I conflitti armati internazionali possono avere effetti disastrosi su persone, paesi e imprese che operano nelle zone di guerra.

I leader delle aziende colpite da tali fenomeni devono affrontare una miriade di difficoltà e la principale è quella di mantenere al sicuro i propri dipendenti.

La recente invasione russa in Ucraina ha indotto le imprese, anche quelle italiane, che hanno lavoratori in forza in quella zona a valutare la situazione soprattutto dal punto di vista della sicurezza dei propri lavoratori.

Vi sono circa 160 imprese italiane che operano sul territorio ucraino, il 40% delle quali a Kiev. Più della metà di tali imprese produce in forma indipendente o in joint venture, mentre le altre hanno una rappresentanza commerciale.

Tutte le aziende devono fare il possibile per proteggere le proprie attività e anche i dipendenti, tra i quali gli expat.

Ci auguriamo che le seguenti FAQ possano aiutare le aziende a supportare i propri lavoratori in Ucraina.

Per le aziende con lavoratori in Ucraina, la sfida più grande è quella di garantire la sicurezza immediata dei lavoratori stessi. Nonostante, infatti, ad oggi sussistano problematiche di grande rilievo come ad esempio le difficoltà di approvvigionamento, l'assenza di domanda sul mercato e la necessità di licenziare, durante una guerra la questione più importante è proprio quella di garantire la sicurezza delle persone.

Molti cittadini ucraini sono rimasti senza casa, in base ai primi resoconti provvisori disponibili si stima che oltre 3.000.000 persone sono fuggite dal paese; la maggior parte di esse si dirige in Polonia.

Si prevede che il numero totale di ucraini rifugiati in altri paesi sarà di oltre 5.000.000, ovvero più del 10% della popolazione totale del paese.

Mantenere attiva la comunicazione con i propri dipendenti che al momento si trovano in Ucraina è fondamentale. Tuttavia, può risultare difficile svolgere questo tipo di attività da lontano.

Le aziende devono preliminarmente assicurarsi di aver aggiornato, nei propri archivi aziendali, i numeri di cellulare, gli indirizzi e-mail personali e le informazioni di contatto previste in caso di di emergenza dei propri dipendenti che si trovano in Ucraina.

Se i lavoratori avessero la necessità di andarsene dal paese ucraino, si potrebbe fornire loro supporto a trovare una nuova collocazione nel paese di arrivo.

Le aziende possono valutare di aiutare i lavoratori in Ucraina a fare richiesta nonché ad accedere e a pagare il servizio di assistenza legale, specialmente se quest'ultimo è necessario per lasciare il paese in modo sicuro, per recarsi in uno dei paesi limitrofi.

Anche attraverso ECA Italia, società di consulenza per la gestione del personale espatriato, è stata esaminata la situazione circa le politiche retributive di espatrio, la pianificazione fiscale-previdenziale transnazionale per gli espatriati. Le consulenze di ECA non riguardano direttamente le tematiche in materia di sicurezza e piani emergenziali per gli espatriati, ma valutazioni sul disagio-paese e sulle relative ricadute. In particolare, l'intervento dei consulenti di ECA permette agli HR Department di identificare il livello di rischio del Paese e di comprendere come intervenire tramite leve retributive che rendano il trattamento economico di espatrio maggiormente incentivante. Tramite ECA International, partner di ECA Italia, – seppure distante da dinamiche organizzative in ambito sicurezza – che ha contatti con società internazionali, si apprende che sono previste policies e piani per la sicurezza e resilienza per la gestione degli espatriati. Si tratta ad esempio di società come International SOS, Crise24, che forniscono supporto sul piano tecnico delle decisioni manageriali dei responsabili della sicurezza delle aziende. Il suggerimento verso l'evacuazione diventa sempre più insistente.

La drammatica difficoltà operativa si combina anche con le restrizioni relative al Covid-19 verso le destinazioni di rientro. I provider specializzati in piani di sicurezza e resilienza stanno cercando di gestire le evacuazioni, e devono tenere conto anche di questa ulteriore variabile, che appesantisce tempi ed efficacia degli interventi.

I servizi Internet e la rete cellulare dell'Ucraina risultano operativi e attivi, sebbene siano state segnalate anche interruzioni sporadiche delle linee.

Alcune aziende hanno iniziato a utilizzare servizi di messaggistica crittografata come Signal poiché è possibile che altri metodi di comunicazione vengano monitorati o intercettati.

Potrebbe essere importante creare canali di comunicazione alternativi con i dipendenti (ad esempio tramite sms, chiamate voce e social media) e distribuire istruzioni chiare ai lavoratori interessati su come mettersi in contatto da qualsiasi luogo in caso di evacuazione.

Come già indicato, è necessario assicurarsi di aver aggiornato, nei propri archivi aziendali, il contatto personale di ogni lavoratore e le informazioni di contatto previste in caso di emergenza.

Se i servizi Internet e telefonici tradizionali non funzionassero, si potrebbero utilizzare altre modalità di comunicazione, come ad esempio gli strumenti di comunicazione satellitare. Tuttavia, il funzionamento di tali servizi, spesso, richiede particolari dispositivi che, dal punto di vista logistico, potrebbero essere complicati da reperire durante un conflitto armato.

Con l'intensificarsi dei combattimenti nelle principali città dell'Ucraina, le persone colpite devono decidere se rifugiarsi sul posto o cercare di trasferirsi in un altro luogo. Se si verificasse il secondo caso, molte aziende si stanno adoperando per facilitare gli spostamenti del proprio personale verso luoghi più sicuri nella parte occidentale del paese o nei paesi vicini (vedere l'elenco dei paesi che accettano rifugiati di seguito).

L'assistenza può includere l'organizzazione del trasporto via terra verso il confine o verso le zone sicure, la creazione di un'assicurazione di viaggio o l'assistenza legale da parte di avvocati specializzati in diritto dell'immigrazione.

Se si è a conoscenza del luogo di trasferimento dei propri lavoratori, si potrebbe assicurare loro un alloggio temporaneo e ottenere per gli stessi l'assistenza legale necessaria per svolgere le pratiche burocratiche.

Alcune aziende stanno organizzando anche servizi privati di sicurezza, come Global Guardian, per aiutare a spostare il personale in luoghi più sicuri, lontano dai combattimenti.

A causa del grande numero di ucraini in fuga dal paese, la maggior parte dei valichi di frontiera è diventata affollata ed estremamente lenta. È stato creato un foglio Google in crowdsourcing che fornisce informazioni sulla lunghezza delle code e sui tempi di attesa. Una versione in lingua inglese è visibile nell'angolo in alto a destra della pagina.

Anche se non si conoscesse la destinazione dei soggetti in fuga dall'Ucraina, si potrebbe aiutare tali soggetti con i processi burocratici. Può essere utile infatti tenere a portata di mano la documentazione per verificare l'occupazione o l'identità o qualsiasi altro documento necessario per ottenere un visto.

Alle persone che in fuga dall'Ucraina e ammissibili in qualsiasi paese dell'UE sarà concesso uno stato analogo a quello dei soggetti “rifugiati”,, per un periodo di un anno, ulteriormente rinnovabile.

Mediante l'attivazione della predetta direttiva sulla protezione temporanea si consentirà dunque ai cittadini ucraini e alle persone stabilmente residenti in Ucraina, di accedere alla protezione temporanea in tutta l'Unione Europea. Sono stati creati corridoi umanitari, sia per i ricongiungimenti familiari sia per accogliere persone che chiedano asilo.

I profughi ucraini potranno lavorare in Italia anche solo con la richiesta di permesso di soggiorno presentata in Questura, in deroga alle quote del decreto flussi, sia in forma autonoma che stagionale. A riguardo, infatti, la Circolare Ministero dell'Interno dell'8 Marzo 2022 indirizzata ai Prefetti, prevede che, in base all'art. 7 dell'OCDPC 872/2022 del 4 marzo 2022, lo svolgimento di attività lavorativa sia in forma subordinata, stagionale, o autonoma è consentita alle persone provenienti dall'Ucraina a seguito della crisi in atto, sulla base della sola richiesta di permesso di soggiorno presentata alla competente Questura, in deroga alle quote massime definite dalla programmazione annuale.

Inoltre, potrebbe essere agevole fornire assistenza finanziaria per il trasferimento, nonché anticipi sulla retribuzione. Alcune aziende stanno anche fornendo nuove carte di credito, tenendo conto delle probabili difficoltà nel prelevare contanti dalle banche.

Il governo ucraino ha recentemente annunciato la legge marziale e una mobilitazione generale contro l'invasione russa. Di conseguenza, gli uomini di età compresa tra 18 e 60 anni non possono lasciare il paese in questo momento. Esistono eccezioni a questa regola per gli uomini che:

- possiedono un certificato di esclusione dall'arruolamento obbligatorio e una prova di iscrizione all'ordine militare speciale;

- possiedono un certificato di esenzione rilasciato dalla commissione militare e medica;

- sono padri di tre o più figli di età inferiore ai 18 anni;

- sono single con un figlio a carico di età inferiore ai 18 anni;

- hanno un figlio disabile o adottato o i cui parenti sono morti o scomparsi durante l'operazione antiterrorismo.

Attualmente, molti paesi accettano rifugiati dall'Ucraina e la maggior parte di questi non sta volutamente seguendo i passaggi burocratici e le tempistiche solitamente richieste per l'accoglienza di un immigrato in condizioni normali.

I paesi che accolgono più rifugiati in questo momento sono quelli che condividono un confine con l'Ucraina: Polonia, Romania, Slovacchia, Ungheria e Moldavia, ma non Russia e Bielorussia.

L'ambasciata degli Stati Uniti a Kiev ha riferito che i valichi di frontiera con la Polonia e i principali valichi con la Moldavia sono stati gravemente bloccati a partire dal 27 febbraio.

Si consiglia pertanto di dirigersi verso l'Ungheria, la Romania e la Slovacchia.

I seguenti paesi membri dell'UE hanno dichiarato che accetteranno gli ucraini sfollati a causa della guerra: Austria, Belgio, Bulgaria, Croazia, Cipro, Cechia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Ungheria, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna e Svezia.

Chiunque lasci il territorio ucraino deve assicurarsi di avere quanta più documentazione possibile per dimostrare la propria identità.

Il passaporto e una prova di vaccinazione COVID sono già sufficienti. Senza un passaporto o un'identificazione ufficiale, l'elaborazione delle pratiche burocratiche potrebbe richiedere più tempo e comportare ritardi significativi per raggiungere il paese di destinazione.

Al momento, per entrare in Italia, ai profughi in fuga dall'Ucraina è sufficiente esibire un passaporto valido.

Durante i conflitti armati, le banche e le risorse finanziarie possono diventare instabili.

Le aziende devono valutare l'opzione di pagare lo stipendio ai propri dipendenti in anticipo o, comunque, quando sono certe che i fondi saranno a loro disposizione, di prevedere anche:

- anticipi o rimborsi per spese di trasloco.

- ore di permesso retribuite.

È inoltre consigliabile far ricevere lo stipendio ai lavoratori sulle proprie carte di credito, in modo da facilitare le operazioni di pagamento ovunque essi si trovino.

È importante informar tutti i lavoratori che si trovino nelle aree colpite dal conflitto che non devono continuare a lavorare e che devono primariamente concentrarsi sulla propria sicurezza personale e quella delle proprie famiglie. Questa notizia può aiutarli a tranquillizzare un ambiente già carico di tensione.

I datori di lavoro dovrebbero poi, per quanto possibile, fornire assistenza ai lavoratori al fine di:

- spostarsi in maniera sicura e con mezzi adeguati;

- permettere loro di trovare rapidamente un'abitazione temporanea;

- reperire generi di prima necessità.

Un altro modo per sostenere le persone direttamente colpite dal conflitto in Ucraina è fare una donazione alle agenzie umanitarie che stanno fornendo assistenza in questa situazione di emergenza ai soggetti bisognosi in Ucraina. Ecco un elenco di organizzazioni affidabili e sicure.

- UNICEF: sta aumentando le sue attività di risposta alle emergenze con sede nei suoi uffici a Kramatorsk, Mariupol, Luhansk e Donetsk, espandendo anche le operazioni in tutta l'Ucraina. L'UNICEF fornisce aiuto immediato ai bambini e alle famiglie bisognose, compresa acqua potabile, assistenza psicosociale e forniture sanitarie, igieniche e di emergenza.

- Medici senza frontiere (Medecins Sans Frontieres - MSF): ha interrotto i programmi di routine in Ucraina per concentrarsi sui bisogni immediati dei rifugiati e mobilitare squadre internazionali in vista dell'emergenza umanitaria e sanitaria che si prospetta per la popolazione ucraina mentre il conflitto continua. I centri di approvvigionamento di MSF stanno, inoltre, preparando e inviando kit medici.

- Voices of Children Foundation: è un'organizzazione di beneficenza dell'Ucraina orientale che assiste i bambini e le famiglie che subiscono traumi a causa della guerra con assistenza psicologica di emergenza e assistenza per l'evacuazione.

- Agenzia delle Nazioni Unite per i rifugiati: si impegna a fornire assistenza di emergenza alle famiglie in Ucraina. E' possibile fare una donazione per aiutare gli sfollati ucraini attraverso l'UNHCR.

- CARE: è un'organizzazione umanitaria che fornisce aiuti immediati agli ucraini bisognosi garantendo cibo, acqua, kit igienici, servizi di supporto e assistenza in denaro.