Le novità delle specifiche tecniche nel PCT

Introduzione

Il provvedimento si compone di 31 articoli e, come anticipato, dal 30 settembre 2024 sostituirà il vecchio provvedimento del 16 aprile 2014 che sarà abrogato.

La DGSIA ha operato una scelta diversa rispetto al decreto del Ministero della Giustizia contenente le modifiche alle regole tecniche, realizzando un provvedimento totalmente nuovo e sostitutivo del precedente.

Tale scelta può essere sicuramente dovuta alla necessità di inserire nel provvedimento anche le specifiche tecniche riguardanti i depositi penali e di riorganizzare al meglio la normativa tecnica del processo civile telematico.

Per comodità di trattazione prenderemo in considerazione solo le principali novità riguardanti il processo civile telematico dandosi per scontato che le restanti norme tecniche non impattate dal provvedimento rimarranno in vigore pur essendo cambiati i riferimenti normativi.

Infatti, spesso l'inserimento di nuove norme ha comportato lo slittamento degli articoli e una nuova numerazione. Ulteriore novità di carattere generale è l'eliminazione nella rubrica degli articoli delle specifiche tecniche del riferimento pedissequo al articolo del regolamento.

Il PST e le nuove modalità di autenticazione attraverso SPID

Pur non costituendo una vera e propria novità all'art. 6 viene rimossa la possibilità di autenticarsi all'interno del Portale dei Servizi Telematici, ora indicato solo con l'acronimo PST, tramite Carta di Identità Elettronica (CIE) e viene inserita la possibilità di effettuare l'autenticazione tanto per i soggetti abilitati esterni (avvocati) quanto per i soggetti privati con SPID.

Come si è detto, tale modifica non rappresenta una vera e propria novità in quanto l'accesso al PST tramite SPID era stato implementato già dal 1 marzo 2021 in linea con quanto previsto per tutti i siti della PA.

Non essendo, invece, mai stato implementato l'accesso con CIE tale modalità di accesso è stata rimossa dalle specifiche tecniche.

Sul punto è opportuno rammentare che la modalità di accesso tramite SPID rende sicuramente più immediato l'accesso al PST non solo per gli avvocati, ma anche per i privati cittadini, rendendo di fatto possibile un più agevole controllo da parte del cliente del fascicolo telematico e, quindi, dell'operato dell'avvocato.

La capillare diffusione di SPID consentirà al cliente di accedere quale parte in causa nell'area riservata del PST consultando liberamente i fascicoli di cui è parte visualizzando non solo gli eventi di cancelleria, udienze e scadenze ma potendo scaricare atti e documenti processuali che com'è noto sono ormai tutti digitalizzati, stante l'esclusività del deposito telematico.

Tra gli adeguamenti della normativa tecnica troviamo anche all'art. 30 la sostituzione del riferimento al nodo dei pagamenti telematici SPC con PagoPA, di fatto già operativo da molti anni, in definitiva sostituzione del nodo dei pagamenti.

Il trattamento dei dati personali

Una disposizione totalmente nuova è quella contenuta all'interno dell'art. 13 dove si prevede che, nell'ambito dei sistemi informatici del processo civile e penale telematico, il Ministero della giustizia è responsabile della gestione e organizzazione del portale dei servizi telematici, curando lo sviluppo, il funzionamento e la manutenzione delle componenti informatiche.

Si specifica altresì al comma due che, per le finalità perseguite, sono coinvolti, nei limiti delle proprie funzioni istituzionali, il Ministero della giustizia e gli organi giudiziari.

Vengono identificati gli organi giudiziari, quali Titolari del trattamento nell'ambito dell'esercizio delle proprie funzioni giurisdizionali, in quanto si avvalgono dei servizi telematici resi disponibili dal Ministero della giustizia e forniscono a tal fine ai soggetti operanti sotto la propria autorità ed abilitati ad accedere ai dati apposite istruzioni sul trattamento.

Rispetto ai predetti trattamenti, il Ministero agisce quale Responsabile del trattamento per conto degli organi giudiziari, per le finalità di gestione e organizzazione anche strumentale dei servizi telematici a livello centrale.

Tale implementazione normativa si è resa sicuramente necessaria alla luce delle modificazioni alla normativa sulla privacy introdotte dal Regolamento europeo 679/016 meglio noto come GDPR, delineando l'organigramma privacy nella gestione delle infrastrutture del processo telematico.

Il comma 4 stabilisce poi che i gestori dei punti di accesso forniscono ai soggetti abilitati esterni, ovvero gli avvocati, i servizi di connessione al portale dei servizi telematici, secondo le regole tecnico-operative di cui al d.m. 44/2011 e trattano i dati personali quali Titolari del trattamento nel caso in cui accedano per proprio conto ai servizi telematici o quali Responsabili del trattamento nel caso in cui agiscano per conto di soggetti abilitati esterni. In altre parole, i gestori dei punti di accesso vengono identificati come responsabili del trattamento dei dati per le attività di consultazione eseguite dagli avvocati.

Al quinto comma si prevede che il Ministero della giustizia si avvalga di soggetti fornitori di tecnologie e servizi professionali funzionali all'erogazione dei servizi telematici, tra cui la gestione del sistema di posta elettronica certificata, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell'art. 18 d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51, e che assicurino, in particolare, misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali e la tutela dei diritti degli interessati.

Il Ministero della giustizia deve poi assicurare adeguati livelli di sicurezza, aggiornamento tecnologico, economicità ed efficienza dei sistemi informatici utilizzati nell'ambito del processo civile e penale telematico, al fine di conseguire un miglioramento dell'organizzazione dei servizi di cancelleria e di raggiungere una maggiore trasparenza delle informazioni relative ai procedimenti giurisdizionali.

In conformità a quanto previsto dal GDPR in ordine alla gestione dei casi di cosiddetti Data Breach, i Titolari del trattamento sono tenuti a segnalare tempestivamente al Ministero della giustizia qualsiasi incidente di sicurezza, del quale siano venuti a conoscenza, suscettibile di configurare una violazione dei dati personali di cui all'art. 4, punto 12), del Regolamento (UE) 2016/679 o all'art. 2, comma 1, lettera m), d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51. Il Ministero informa, senza ingiustificato ritardo, gli ulteriori Titolari del trattamento per i quali l'incidente di sicurezza possa produrre effetti in relazione alle attività di trattamento da questi effettuate, in modo da consentire loro di stabilire se si è verificata una violazione dei dati personali, di valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche che ne derivano, di adottare misure per porvi rimedio e per attenuare i possibili effetti negativi, nonché di verificare la sussistenza dei presupposti per la notifica al Garante, ai sensi dell'art. 33 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell'art. 26 d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51, e, se del caso, per la comunicazione agli interessati, ai sensi dell'art. 34 del Regolamento (UE) 2016/679 o dell'art. 27 d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51. Le modalità operative di condivisione delle informazioni di cui al presente comma sono definite in un disciplinare adottato dal Ministero della Giustizia, sentiti gli organi giudiziari.

Infine, il comma 8 prevede che il Ministero della Giustizia, quale Responsabile del trattamento per conto degli organi giudiziari, gestisca le violazioni dei dati personali di cui venga a conoscenza, secondo la procedura indicata nell'atto di designazione adottato ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell'art. 18 d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51. Tale atto prevede, in particolare, che il Responsabile assista i Titolari nel garantire l'adempimento degli obblighi di cui agli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 e agli artt. 26 e 27 d.lgs. 18 maggio 2018, n. 51, e metta a disposizione degli stessi Titolari tutti gli elementi necessari a dimostrarne il rispetto. Fermo quanto previsto nell'atto di designazione, il Ministero, sentiti gli organi giudiziari, può definire le modalità di gestione delle violazioni dei dati personali mediante l'adozione di specifici protocolli operativi.

Il formato degli atti e dei documenti allegati

Riguardo al formato dell'atto principale del processo telematico, disciplinato nell'art. 15 e non più nell'art. 12, non sono state apportate particolari novità fatta salva per la esplicita previsione del formato PDF/A che si affianca al normale PDF e la specificazione inserita alla lettera e) che deve essere privo di protezione di password.

Rimangono, inoltre, ferme le caratteristiche del pdf che deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni di copia e incolla, nonchè privo di elementi attivi.

Riguardo alla nota di iscrizione a ruolo, pur essendo stato abrogato all'art. 11 delle regole tecniche il riferimento alla nota di iscrizione a ruolo, che peraltro da una prima bozza del correttivo Cartabia sembrerebbe non essere più contemplata tra gli allegati dell'iscrizione a ruolo, rimane fermo il riferimento alle informazioni in essa contenuta che, ai sensi dell'art. 15 delle specifiche tecniche, rimangono contenuti nel file datiatto.xml che accompagna il deposito telematico.

La novità più importante invece è quella relativa ai formati degli allegati a cui si aggiungono nuove tipologie di file ovvero i file audio e video.

In particolare, per quanto concerne i file audio si potranno depositare MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif) mentre relativamente ai file video si potranno depositare formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).

In considerazione della possibilità di depositare le predette nuove tipologie di file, notoriamente di dimensioni particolarmente grandi, l'art. 17 ha previsto l'aumento delle dimensioni totali della busta dai precedenti 30 megabyte agli attuali 60 megabyte rimanendo ferma la possibilità di suddividere l'invio in più buste mediante la funzionalità delle buste complementari.

Per comodità di trattazione riportiamo di seguito l'elenco completo dei formati ammessi per gli allegati nel PCT ai sensi dell'art. 16 delle specifiche (ex art. 13):

a) PDF o PDF/A (.pdf) (testuale o derivante da scansione) , Rich-Text Format (.rtf).

b) JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif), DICOM (.dcm).

c) Video - formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).

d) Audio: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav),

AIFF (.aiff, .aif).

e) Testo - TXT (.txt).

f) Ipertesto – XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm).

g) Posta elettronica - eml, (.eml), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti. (a-f)

h) Posta elettronica - .msg, anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a a g).

È altresì consentito l'utilizzo formati compressi (.zip, .rar, .arj) purché contenenti file nei formati precedentemente citati ed è consentito sottoscrivere i file allegati con firma digitale o firma elettronica qualificata. Nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.

Nelle modifiche dei formati si segnala che relativamente ai file di immagine viene affiancato al .jpg il .jpeg e al .tiff il .tif.

La trasmissione dell'atto telematico e l'accettazione automatica

Relativamente alla trasmissione dell'atto telematico non sono previsti cambiamenti nella procedura di invio, mentre, invece, viene introdotta la rivoluzionaria novità della eliminazione dell'intervento manuale da parte del cancelliere.

Tale novità, già anticipata dalle nuove regole tecniche, ma la cui attuazione è stata rimandata al rilascio delle specifiche, è contenuta nell'art. 17 (ex art. 15).

Nella pratica, il gestore dei servizi telematici scarica il messaggio dal gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia e, come già avveniva, effettua le verifiche formali sul messaggio gestendo le seguenti eccezioni:

a) T001: l'indirizzo del mittente non è censito in ReGIndE;

b) T002: Il formato del messaggio non è aderente alle specifiche;

c) T003: la dimensione del messaggio eccede la dimensione massima consentita.

Superate queste verifiche preliminari nel caso in cui il mittente sia un avvocato, il gestore effettua l'operazione di certificazione, ossia recupera lo status del difensore da ReGIndE e, nel caso in cui lo status non sia “attivo”, viene segnalato alla cancelleria.

Il comma 9 prevede che, laddove non vi siano anomalie e l'esito dei successivi controlli automatici sia positivo, l'accettazione avverrà in maniera automatica e l'atto verrà acquisito nel fascicolo.

In caso di esito negativo dei controlli vi potranno essere 3 tipologie di errori:

• WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all'atto introduttivo certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell'atto);
• ERROR: anomalia bloccante che si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l'accettazione dell'atto;
• FATAL: anomalia bloccante, eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l'elaborazione).

Nei primi due casi l'atto verrà lavorato dalla cancelleria e, laddove possibile, accettato manualmente correggendo l'errore. In caso di anomalia FATAL sarà, invece, il gestore dei servizi telematici ad inviare al depositante un messaggio di posta elettronica certificata contenente il rifiuto dell'atto.

Il comma 11, infine, introduce una importantissima novità in ordine al momento in cui si perfeziona il deposito telematico. Si prevede, infatti, che, in caso di accettazione dell'atto, sia laddove la stessa avvenga in maniera automatica, sia a seguito dell'intervento di cancelleria, il gestore dei servizi telematici invia un messaggio PEC contenente la comunicazione dell'avvenuto deposito con effetto a decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante, ai sensi dell'art. 6, comma 1, d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68.

In altre parole, il momento di perfezionamento del deposito telematico, a seguito dell'accettazione dell'atto, retroagirebbe alla data e ora in cui è stata rilasciata la ricevuta di accettazione dal gestore PEC del depositante.

Tale disposizione sembrerebbe apparentemente confliggere con il consolidato orientamento giurisprudenziale che ritiene quale momento di perfezionamento del deposito il rilascio della ricevuta di avvenuta consegna.

Tale orientamento ha sicuramente aiutato ad interpretare il dato normativo che, mentre in vigenza del comma 7 dell'art. 16-bis d.l.179/2012 oggi abrogato e della precedente formulazione dell'art. 13 d.m. 44/2011 fissava come termine di perfezionamento il rilascio della ricevuta di consegna, alla luce delle modificazioni intervenute sul d.m. 44/2011 indica come termine di perfezionamento del deposito la generazione della conferma della trasmissione.

Non è esauriente sul punto neppure la normativa primaria, laddove, all'art. 196-sexies disp. att. c.p.c. si legge che il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto nel momento in cui è generata la conferma del completamento della trasmissione secondo quanto previsto dalla normativa anche regolamentare concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici ed è tempestivamente eseguito quando la conferma è generata entro la fine del giorno di scadenza.

Ma cosa si intende per conferma della trasmissione? Come si è detto, in assenza di specifiche tecniche, la consolidata giurisprudenza di legittimità ha sancito, da ultimo con sentenza n. 11706 del 2 maggio 2024, che, al fine di accertare la tempestività del deposito, occorre fare riferimento al momento in cui viene generata, da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia, la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) e, cioè, la cosiddetta "seconda PEC", la quale attesta l'ingresso della comunicazione nella sfera di conoscibilità del "sistema giustizia".

E' evidente dunque che la conferma della trasmissione altro non è che il messaggio che certifica il completamento della trasmissione dell'atto all'ufficio giudiziario e non il formale inserimento del fascicolo. Ebbene secondo quanto statuito dalla Suprema Corte è proprio la ricevuta di consegna che certifica l'avvenuta trasmissione dell'atto.

Tuttavia, secondo quanto previsto dall'art. 13 d.m. 44/2011 i documenti informatici di cui al comma 1 si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la conferma della trasmissione, secondo le specifiche tecniche stabilite dall'art. 34.

Ebbene, la specifica tecnica correlata all'art. 13 è proprio l'art. 17, la cui rubrica è speculare all'art. 13 delle regole tecniche, ovvero trasmissione di atti da parte dei soggetti abilitati esterni.

Pertanto, a parere di chi scrive la definizione di conferma della trasmissione non può che essere ricercata nell'art. 17 comma 11 ove si prevede che in caso di accettazione il momento di perfezionamento deve ricondursi alla data e ora di rilascio della ricevuta di accettazione.

Tale interpretazione salverebbe, dunque, la tempestività di un eventuale deposito telematico la cui ricevuta di accettazione viene rilasciata entro le ore 23.59 del giorno della scadenza ma con le ulteriori ricevute rilasciate il giorno successivo.

Tuttavia, rimarrebbe scoperta la casistica di eventuali depositi rifiutati per cui non si potrebbe identificare un momento di perfezionamento nella ricevuta di consegna come avveniva nelle precedenti formulazioni normative.

Sul punto però, stante l'evidente vuoto normativo di tale casistica, verrebbe, comunque, in soccorso la copiosa giurisprudenza in materia di rimessione in termini che, anche in caso di rifiuto del deposito, sebbene in presenza di errori non palesemente imputabili al depositante, consente di far retroagire il momento di perfezionamento del deposito al momento del rilascio della ricevuta di avvenuta consegna, a patto che la rimessione in termini venga richiesta tempestivamente (cfr. ex multis, Cass. civ., sez. I, 10 marzo 2021, n.6743; Cass. civ., sez. I, 2 maggio 2024, n.11706).

Prudenzialmente, dunque, in assenza di una casistica applicativa in vigenza della nuova normativa, è consigliabile continuare a considerare il momento perfezionativo del deposito il rilascio della ricevuta di consegna onde evitare qualsiasi problematica inerente la mancata rimessione in termini in caso di rifiuto del deposito.

Conclusione. Notificazioni per via telematica in proprio e a mezzo UNEP

Nulla cambia relativamente alle notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati regolamentate dall'art. 26 per le quali viene espressamente previsto come tipologia di file oltre al PDF il PDF/A.

Allo stesso modo sono rimaste invariate le norme circa le modalità di attestazione di conformità nella relata di notifica o su documento informatico separato che sono state traslate dall'art. 19-ter all'art. 27.

Per quanto concerne le notificazioni per via telematica a cura degli UNEP, le stesse vengono regolamentate dall'art. 23 che di fatto incorpora quanto già statuito dall'art. 19 integrando tra i pubblici elenchi a cui possono attingere gli UNEP l'indice nazionale dei domicili digitali (INAD).

L'art. 23 al comma 7 specifica, inoltre, che la dimensione della casella PEC dell'avvocato deve disporre di uno spazio minimo pari ad 1 Gigabyte.