Il fascicolo informatico ed il sistema digitale di APP: le nuove regole tecniche impongono l’efficienza del PPT

Introduzione. Inquadramento normativo

La gestione informatizzata del procedimento penale adottata nel corso degli anni dal Ministero della Giustizia ha visto il sovrapporsi di numerosi progetti di automazione risoltisi essenzialmente nella realizzazione di molteplici software strumentali ai servizi giudiziari di segreteria e cancelleria.

L'assenza di una disciplina organica che consentisse la sottoscrizione digitale degli atti ha, infatti, sempre paralizzato l'effettiva transizione digitale del procedimento penale. Il d.lgs. 10 ottobre 2022 n. 150 ha però finalmente introdotto una normativa di sistema basata sulla forma digitale degli atti (art. 110 c.p.p.), sul deposito telematico (art. 111-bis c.p.p.) e sul fascicolo informatico (art. 111-ter c.p.p.) che, astrattamente, consente ora l'integrale traslazione del procedimento penale verso una dimensione digitale.

La fase di esteso switch-off dell'analogico in favore del PPT (Processo Penale Telematico), fissata per il mese di gennaio 2024, è stata, tuttavia, rimandata a seguito dell'adozione del d.m. n. 217/2023, emanato in esecuzione dell'art. 87 comma 3 d.lgs. n. 150/2022, che ha limitato l'obbligatorietà del deposito telematico di “atti, documenti, richieste e memorie” ai procedimenti di archiviazione di cui agli artt. 408, 409, 410, 411 e 415 c.p.p. nonché alla riapertura delle indagini di cui all'art. 414 c.p.p.

APP. L'applicativo del processo penale

La scelta di disporre tale limitazione si è imposta per le oggettive difficoltà incontrate, già in fase di “beta-test” (si veda in proposito la delibera plenaria del CSM del 13 marzo 2024 “Criticità relative all'applicativo APP rilevate dagli Uffici giudiziari”), nell'uso dell' applicativo (denominato APP, acronimo di: Applicativo Processo Penale) realizzato dal Ministero della giustizia per la gestione dei flussi documentali strumentali alla gestione delle fasi del procedimento penale (da ultimo è stato rilasciato il manuale utente 1.0 del 5 luglio 2024 di APP v.1.13.3) .

Nell' attuare l'ambizioso progetto di rapida informatizzazione di cui al decreto legislativo n.150 del 10 ottobre 2022 (che impone indubbiamente tempi stringenti dettati dal PNRR) deve però considerarsi che il processo penale telematico non può essere gestito prevedendo la mera importazione digitale in un sistema informatico degli atti e dei documenti del procedimento penale, ma è necessario realizzare informaticamente un'articolata strutturazione relazionale di questi ultimi e una efficiente gestione dei flussi per i principali operatori del PPT (magistrati, avvocati, personale amministrativo, polizia giudiziaria e parti private).

È, in buona sostanza, questo il cuore della problematica sottesa alla realizzazione del PPT: rendere intelligibile e gestibile la rappresentazione digitale della realtà fenomenica “analogica” per la quale sono state originariamente pensate le norme del rito penale prima dell'introduzione degli artt. 110 (siccome novellato dall'art. 6 comma 1 lett. a) d.lgs. 150/2022), 111-bis e 111-ter c.p.p.

In tale prospettiva, il fondamentale interrogativo al quale deve darsi una riposta è il seguente: come dovrebbe essere strutturato nel suo minimum un applicativo di gestione del PPT per assolvere non solo a requisiti di usabilità secondo intuitivi standard di efficienza, ma anche per essere conforme alle norme codicistiche e regolamentari disciplinanti la materia?

Una prima nozione relativa all' applicativo strumentale alla gestione del PPT si rinviene nell'art. 2 comma 1 lett. h-bis) d.m. 21 febbraio 2011 , n. 44 (Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione come da ultimo modificato dal d.m. 29 dicembre 2023, n. 217) che definisce applicativo informatico: “l'insieme di programmi messi a disposizione dal Ministero della giustizia ai soggetti abilitati interni”. Tale nozione, così declinata, potrebbe essere però riduttiva atteso che l'applicativo deputato all' uso del PPT dovrà fatalmente prevedere un'utilizzazione dei programmi estesa anche ai soggetti abilitati esterni non limitabile al portale dei depositi telematici (si pensi ad esempio all' uso dell'applicativo ministeriale ad opera degli avvocati durante le fasi dibattimentali nell'ambito di un'udienza interamente “digitalizzata”).

Il fascicolo informatico

Va valutato poi che l'art. 111-ter c.p.p. - presupponendo che il procedimento penale, ai sensi dell'art. 111-bis c.p.p., si svolga, in ogni stato e grado, con il deposito telematico di atti, documenti, richieste, memorie - stabilisce che i fascicoli informatici del procedimento penale sono formati, conservati, aggiornati e trasmessi nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente il fascicolo informatico, in maniera da assicurarne l'autenticità, l'integrità, l'accessibilità, la leggibilità, l'interoperabilità nonché l'agevole consultazione telematica.

Come si vede il legislatore, con norma primaria, individua -disegnando le caratteristiche del fascicolo informatico- nell'agevolezza della sua consultazione uno dei cardini fondamentali dell'applicativo ministeriale.

E non basta: il fascicolo informatico, ai sensi dell'art. 9 comma 4, del novellato d.m. n. 44/2011, deve recare l'indicazione:

a) dell'ufficio titolare del procedimento, che cura la formazione e la gestione del fascicolo medesimo,

b) dell'oggetto del procedimento e di ogni altro specifico contenuto previsto dalla normativa processuale e regolamentare;

c) dell'elenco dettagliato degli atti e dei documenti depositati o comunque acquisiti, compresi quelli in forma di documento analogico.

Vengono poi espressamente indicate alcune indispensabili “query” (cioè, comandi che devono essere posti a servizio dell'utente per ricavare le informazioni riguardanti il contenuto della base-dati) in quanto, a norma dell'art. 9, comma 5, d.m. n. 44/2011, “il fascicolo informatico è formato in modo da garantire la facile reperibilità ed il collegamento degli atti ivi contenuti in relazione alla data di deposito, al loro contenuto, ed alle finalità dei singoli documenti”. In sostanza, il sistema informatico deve consentire all'utente con facilità (questo è, inequivocabilmente, il requisito del c.d.user friendly) di ricercare alternativamente gli atti cronologicamente (data di deposito) o per finalità (cioè per “tag/etichetta”, ad es. sequestro, rinvio a giudizio ecc.) ed esaminarne il contenuto accedendo al sistema informatico stesso (si veda per la locuzione “user friendly” il “Commission staff working document 2024 -Rule of Law Report Country Chapter on the rule of law situation in Italy” della Commissione Europea del 24 luglio 2024 laddove si riportano considerazioni sugli aspetti user-unfriendly di APP evidenziati recentemente dagli stakeholder italiani in commission.europa.eu).

Tale catalogazione “relazionale” non è limitata ai soli atti e documenti redatti in forma di documento informatico, ma è estesa anche alle copie informatiche degli atti e dei documenti redatti in forma di documento analogico che devono essere riversati nel fascicolo informatico. Quest'ultimo deve, infatti, contenere “gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata, le ricevute di pagamento e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati, ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati in forma di documento analogico” (art. 9, comma 1, d.m. n. 44/2011). Appare evidente che il legislatore disegna un vero e proprio “contenitore virtuale” al quale si accede per mezzo del “sistema di gestione del fascicolo informatico” che è una “parte del sistema documentale del Ministero della giustizia dedicata all'archiviazione e al reperimento di tutti i documenti informatici, prodotti sia all'interno che all'esterno” (art. 9, comma 2, d.m. n. 44/2011).In proposito l' art. 14 delle specifiche tecniche del 7 agosto 2024 (efficaci a decorrere dal 30 settembre 2024 e previste dall'art. 34, comma 1, del decreto del Ministro della Giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44) ribadisce inoltre che il fascicolo informatico raccoglie, i documenti (atti, allegati, ricevute di posta elettronica certificata) da chiunque formati, nonché le copie informatiche dei documenti; raccoglie altresì le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo. Il sistema di gestione del fascicolo informatico, realizzato secondo quanto previsto all'art. 41 del CAD, è poi la parte del sistema documentale del Ministero della giustizia che si occupa di archiviare e reperire tutti i documenti informatici, prodotti sia all'interno che all'esterno ed esso fornisce pertanto ai sistemi fruitori (sistemi di gestione dei registri di cancelleria, gestore dei servizi telematici e strumenti a disposizione dei magistrati) tutti i metodi – esposti attraverso appositi web service – necessari per il recupero, l'archiviazione e la conservazione dei documenti informatici, secondo la normativa in vigore (cfr. ancora l' art. 14 delle citate specifiche tecniche).

Il fascicolo digitale deve, tuttavia, essere, ancor oggi, affiancato da un fascicolo analogico in quanto “restano fermi gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale o di atti e documenti depositati o comunque acquisiti in forma di documento analogico in conformità alla disciplina processuale vigente” (art. 9, comma 3, d.m. n. 44/2011).

I fascicoli informatici previsti dal codice di rito, in particolare quelli del pubblico ministero e del dibattimento, sono ovviamente composti anche dagli atti e dai documenti in forma di documento informatico trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni (“prodotti all' esterno” secondo la locuzione di cui all'art. 9, comma 2, d.m. n. 44/2011) attraverso la procedura prevista dal Portale dei Depositi Telematici ( oggi disciplinato dagli artt. 2 comma 1 lett b-bis) e 7-bis comma 1 d.m. n. 44/2011 e originariamente istituito per la fase dell'emergenza epidemiologica dall'art. 83, comma 12-quater.1, terzo periodo, d.l. 17 marzo 2020, n. 18 convertito con modificazioni dalla l. 24 aprile 2020, n. 27 e poi regolamentato, sempre in relazione a detta emergenza, dall' art. 24 d.l. 28 ottobre 2020 n. 137 convertito, con modificazioni, dalla l. 18 dicembre 2020, n. 176) o Portale delle Notizie di Reato a servizio della polizia giudiziaria e di altri soggetti tenuti per legge alla trasmissione delle notizie di reato (cfr. artt. 2 comma 1 lett. b-ter) e 7-bis comma 2 d.m. n. 44/2011), secondo gli artt. 18 e 19 delle specifiche tecniche previste dall'art. 34 d.m. n. 44/2011 ed emanate in data 7 agosto 2024.

APP e le fasi del procedimento

Altro snodo fondamentale, per garantire la gestione digitale del procedimento penale nell'alveo del telematico, sarà legato alla realizzazione di un applicativo che consenta a tutti gli atti investigativi che vengono a formarsi innanzi alla polizia giudiziaria di essere riversati, ab origine ed immediatamente, nel procedimento telematico sotto forma di dati e metadati digitali (ad esempio, con la redazione degli atti di polizia giudiziaria direttamente con un software in grado di far traslare il contenuto degli atti nei sistemi digitali dell'amministrazione giudiziaria evitando ogni inutile duplicazione di digitazione degli stessi).

Il programma APP dovrà, inoltre, raccordarsi con l'archivio documentale delle intercettazioni (siffatto sistema informatico consente di conservare nell'ambito del procedimento penale i documenti relativi alle intercettazioni, nonché di classificarli, in conformità alla relativa disciplina dell'archivio delle intercettazioni prevista dall' art. 269 c.p.p. e dall'art. 89-bis disp. att. c.p.p. ; i file multimediali vengono, invece, governati , sempre secondo la predetta normativa, in un diverso archivio digitale multimediale che consente le funzioni di accesso e di ascolto delle conversazioni o comunicazioni registrate) attualmente gestito come partizione “riservata” in Documenta@/TIAP (Trattamento Informatico Atti Processuali: va notato che questo è stato il primo applicativo con il quale è stata sperimentata la gestione documentatale ed informatica del fascicolo) a seguito della riforma di cui al d.l. 30 dicembre 2019, n. 161, recante modifiche urgenti alla disciplina delle intercettazioni di conversazioni o comunicazioni, convertito con modificazioni dalla legge 28 febbraio 2020, n. 7. Delicati problemi si porranno poi anche per coordinare le funzionalità di APP con l'archivio multimediale delle intercettazioni (attualmente strutturato in autonomi server “dedicati” ed allocati all' interno delle singole procure della Repubblica) in vista del percorso di realizzazione, in fase di avanzata implementazione, delle infrastrutture digitali centralizzate per le intercettazioni di cui all'art. 2 d.l. n. 105/2023, convertito, con modificazioni, dalla l. 29 ottobre 2023, n. 137 (in forza di tale norma per le attività di intercettazione eseguite da ciascun ufficio del pubblico ministero, sono istituite apposite infrastrutture digitali interdistrettuali); infatti sarà necessario tenere conto che i requisiti tecnici delle predette infrastrutture “collettive” (si noti che i singoli server digitali delle intercettazioni delle procure della Repubblica, una volta confluiti in strutture informatiche tendenzialmente comuni, evidentemente conserveranno spazi multimediali distinti solo virtualmente e non più “fisicamente” come accade attualmente) dovranno, in armonia con gli applicativi del PPT, comunque garantire l'autonomia del procuratore della Repubblica nell'esercizio delle funzioni di direzione, organizzazione e sorveglianza sulle attività di intercettazione e sui relativi dati, nonché sugli accessi e sulle operazioni compiute sui dati stessi, cosicché “fermi restando il segreto investigativo e le garanzie di riservatezza e sicurezza dei dati, il Ministero della giustizia” dovrà assicurare “l'allestimento e la manutenzione delle infrastrutture nel rispetto delle predette funzioni e, in ogni caso, con esclusione dell'accesso ai dati in chiaro”(cfr. art. 2, comma 4, d.l. n. 105 cit.).

Conclusione. La “check list” della struttura e delle performance indispensabili

Dopo aver delineato i requisiti tecnico/normativi dell'architettura dei sistemi digitali del PPT , può affermarsi che, per constatare (quantomeno in prima approssimazione e salvo ogni ulteriore auspicabile miglioramento tecnologico di fruibilità dell'applicativo) l'effettiva rispondenza dei programmi informatici alle caratteristiche stabilite dalle norme del nostro ordinamento, si dovrà verificare una sorta di “check list” della struttura e delle performance indispensabili per il corretto funzionamento dei programmi deputati alla gestione del PPT, in particolare:

• l'applicativo dovrà prevedere dei contenitori virtuali (fascicoli informatizzati) che emulino lo spazio fisico dei fascicoli analogici del procedimento penale consentendo la visualizzazione degli atti e dei documenti in essi contenuti,
• i fascicoli informatici dovranno contenere l'indicazione digitale di tutti i dati del procedimento, nonché l'elenco dettagliato degli atti e dei documenti depositati o comunque acquisiti, compresi quelli in forma di documento analogico (dovrà quindi essere possibile ricostruire e visualizzare l'iter procedimentale e storico degli “eventi” riconducibili al flusso relativo al compendio digitale che progressivamente arricchisce il fascicolo informatizzato);
• i fascicoli informatici dovranno essere formati in modo da garantire la facile reperibilità (con stringhe di ricerca modulabili dall'utente e con link ipertestuali) degli atti ivi contenuti in relazione alla data di deposito, al loro contenuto ed alle finalità dei singoli documenti.
• il flusso degli atti e dei documenti dovrà avvenire pressoché in tempo reale e senza ingiustificate “latenze”, essendo queste incompatibili con il rispetto dei tempi procedimentali che non possono dipendere da insufficienze strutturali degli applicativi.

Si tratta in buona sostanza, secondo il palese intento del legislatore che emerge dalle norme sopra esposte, di realizzare un sistema che non operi la mera massiva acquisizione digitale del materiale processuale in un grossolano software, incapace di segmentare e distinguere con precisione gli atti ed i documenti allocandoli con correttezza nelle appropriate catene procedimentali.

Per agevolare l'esercizio della giurisdizione ed evitare che si provochi una paradossale “lentezza digitale” della stessa, la perdita della materialità del fascicolo dovrà, perciò, essere seguita dal recupero della possibilità di compiuta percezione del contenuto digitalizzato del fascicolo stesso, ristabilendo, sotto forma di organizzazione informatica, canoni operativi che consentano l'immediata ed ordinata reperibilità degli atti del fascicolo.

Racchiudere nei codici binari, seppur parzialmente, l'esperienza del processo penale presuppone una preventiva presa di coscienza della complessità dell'interazione tra giudizio umano e rappresentazione digitale del mondo, la realizzazione del PPT non può prescindere da tale postulato, se si vorrà effettivamente migliorare l'efficienza della giurisdizione penale.