Fascicolo cartaceo e digitale (PCT)

***DOCUMENTO IN FASE DI AGGIORNAMENTO AUTORALE DI PROSSIMA PUBBLICAZIONE***

I rapporti tra fascicolo cartaceo e fascicolo informatico registrano in maniera evidente le difficoltà dovute alla introduzione del processo civile telematico non preceduta da un profondo ripensamento e da una radicale rivisitazione del codice di rito. A fronte della aspirazione del legislatore di mantenere in vita solo il fascicolo informatico, il fascicolo cartaceo continua ad esistere e la sua necessità è determinata da esigenze collegate alla natura di singoli atti, alle disposizioni del codice di procedura civile, alle stesse previsioni normative del legislatore del terzo millennio.

Sotto il profilo normativo, i rapporti tra fascicolo cartaceo e fascicolo informatico sono stati, all'inizio, di pacifica coesistenza. Infatti, il d.P.R. n. 123/2001, intitolato «Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti», all'art. 12, comma 3, d.P.R. n. 123/2001 così si esprimeva: «La formazione del fascicolo informatico non elimina l'obbligo di formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo». Se non che, con disposizione intervenuta 10 anni dopo, l'art. 9, comma 3, d.m. n. 44/2011, stabiliva quanto segue: «La tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, fermi restando gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente». Alcuni interpreti hanno ritenuto abrogato integralmente il d.P.R. n. 123/2001 e con esso «l'obbligo di formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo». Ma la soluzione prospettata è tutt'altro che scontata. Ed infatti,

1) il decreto ministeriale n. 44/2011 veniva emanato in attuazione della delega contenuta nell'art. 4 d.l. n. 193/2009, convertito in l. n. 23/2010, con la finalità di determinare le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale – CAD) e successive modificazioni, e non certo per modificare la disciplina che regola la tenuta del fascicolo processuale;

2) ai sensi del comma 3 dell'art. 17 l. n. 400/1988, i regolamenti ministeriali, come quello in esame, n. 44/2011, «non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo», come il d.P.R. n. 123/2001 (v. P. Rizzi, Bussola Circolari ministeriali sul PCT; P. Lupi, I riferimenti normativi del Processo Civile Telematico; M. Nardelli, Bussola “Atto in corso di causa o endoprocessuale”);

3) la norma del d.m., nell'affermare che la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, fa salvi «gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente»(ciò che è ribadito nella stessa circolare ministeriale DAG del 23 ottobre 2015, che indica una serie di ipotesi in cui gli atti processuali ed i documenti allegati possono essere depositati in formato cartaceo).

Riassumendo, la necessaria sopravvivenza del fascicolo cartaceo è determinata, oltre che dagli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale (v. artt. 40 - 44-bis d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), anche dalle seguenti emergenze: la natura dell'atto da inserire, le disposizioni dettate dal codice di procedura civile, le espresse previsioni dell'attuale legislatore, che, faticosamente, sta tentando di dettare una disciplina coerente sul processo civile telematico.

Tra le diverse ipotesi di necessaria acquisizione di un documento in formato cartaceo, quella che con più immediatezza viene in mente è la produzione di un documento recante una sottoscrizione autografa, che sia oggetto di disconoscimento o di querela di falso (citata anche nella circolare DAG 23 ottobre 2015, punto n. 2). A tal proposito, non viene meno l'obbligo della parte già costituita a mezzo di difensore di produrre il documento in via telematica; ma a fronte del disconoscimento effettuato dalla controparte, sussiste certamente l'obbligo, per la parte che dichiara di volersi avvalere del documento, di depositare l'originale cartaceo dello stesso, per consentire di avviare il procedimento di verificazione previsto dagli artt. 216 e ss. c.p.c.. Restando nell'ambito del subprocedimento di verificazione, sempre su supporto cartaceo andranno rilasciate le scritture di comparazione ordinate dal giudice istruttore ai sensi dell'art. 219 c.p.c.. Stesso trattamento andrà riservato alla copia di un documento di cui sia stata contestata la conformità all'originale, o avverso il quale sia stata proposta querela di falso.

Ancora, non risulta sia stato modificato l'art. 87 disp. att. c.p.c., che regola la produzione dei documenti in udienza. Permane la facoltà della parte di produrre all'udienza documenti, che non potranno che essere acquisiti al fascicolo cartaceo. Ad esempio, la parte interessata potrà produrre all'udienza l'intimazione del testimone che non si sia presentato, al fine di fare constatare al giudice la regolarità della stessa ed ottenere l'ordine di nuova intimazione o l'accompagnamento del teste «all'udienza stessa o ad altra successiva»(art. 255 c.p.c.). La prova della avvenuta regolare intimazione è necessaria al giudice anche ai fini della eventuale condanna del teste non comparso senza giustificato motivo alla pena pecuniaria prevista dalla legge.

Altra previsione normativa tuttora vigente e che prevede la redazione di un processo verbale cartaceo è quella dettata dall'art. 88 disp. att. c.p.c. (Processo verbale di avvenuta conciliazione). La norma prevede espressamente che davanti al giudice istruttore, in caso di conciliazione, la stessa sia raccolta «in separato processo verbale» e che questo sia sottoscritto dalle parti, dal giudice e dal cancelliere. La disposizione normativa non è stata oggetto di modifica in occasione dell'intervento legislativo che ha snellito le procedure di sottoscrizione di alcuni atti. Con l'art. 45, comma 1, d.l. 24 giugno 2014, n.90, convertito con modificazioni in l. 11 agosto 2014, n. 190, l'art. 126 c.p.c. è stato sostituito, prevedendo che il processo verbale sia sottoscritto esclusivamente dal cancelliere e, nel caso in cui siano intervenute altre parti, che le stesse ne ricevano soltanto lettura (in precedenza le parti intervenute erano invitate a sottoscrivere il verbale). Analogo intervento di snellimento è stato operato con riferimento al processo verbale di assunzione dei testimoni (art. 207 c.p.c.), i quali una volta erano tenuti a sottoscrivere le dichiarazioni riportate nel verbale, previa lettura delle stesse e che oggi ne ricevono solo lettura e non devono apporre la loro firma sul verbale. Il processo verbale di conciliazione, invece, per la sua validità, necessita della sottoscrizione delle parti, del giudice e del cancelliere (art. 88 disp. att. c.p.c.), in sintonia con la particolare efficacia allo stesso attribuita dalla legge di titolo esecutivo (art. 185, comma 3, c.p.c.) ed ai conseguenti obblighi di registrazione (sui criteri applicabili per l'applicazione dell'imposta agli atti contenuti nel verbale di conciliazione, vedi Cass., sez. V, sent. 29 febbraio 2008, n. 5480; conforme: Cass., sez. V, ord., n. 27979/2011).

Vi sono, poi, una serie di atti destinati a confluire nel fascicolo cartaceo, per espressa previsione normativa del legislatore che sta disciplinando il processo telematico. Infatti, proprio la disposizione che regola l'obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali (art. 16-bis d.l. 179/2012, come modificato dall'art. 44, comma 2, lett. a), d.l. 24 giugno 2014, n. 90, conv., con mod., in l. 11 agosto 2014, n. 114), prevede una serie di deroghe a tale obbligatorietà, motivate da varie esigenze.

1. In primo luogo, balza subito evidente come l'obbligo di depositare atti processuali e documenti nei procedimenti civili contenziosi o di volontaria giurisdizione innanzi ai tribunali a decorrere dal 30 giugno 2014 ed innanzi alle corti di appello a decorrere dal 30 giugno 2015 (art. 16-bis commi 1 e 1-bis) valga solo per le parti «precedentemente costituite» (vedi G. Labianca, Bussola “Atti introduttivi”). Il che vuol dire che gli atti introduttivi e di costituzione delle parti (atto di citazione, ricorso, comparsa di costituzione, comparsa di costituzione del terzo interveniente, ecc.) possano essere depositati anche con modalità non telematiche e che la loro destinazione non possa che essere il fascicolo cartaceo (con d.l. 27 giugno 2015, n. 83, conv. con mod., in l. 6 agosto 2015, n. 132 è stato attribuito valore legale al deposito con modalità telematica anche degli atti introduttivi).
2. In secondo luogo, lo stesso art. 16-bis, comma 1, d.l. 179/2012, si preoccupa di precisare che «per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente»; questi dipendenti, pertanto, potranno continuare a depositare i propri atti in formato cartaceo, mentre la facoltà di procedere al deposito con modalità telematiche è stata concessa loro assai di recente, per effetto della modifica dell'art. 16-bis, comma 1, nell'agosto 2015.
3. Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile, l'obbligatorietà del deposito telematico si applica solo successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione; il che sta a significare che l'atto iniziale non può che confluire nel fascicolo cartaceo (art. 16-bis, comma 2).
4. Nel procedimento di ingiunzione (Libro IV, Titolo I, Capo I del codice di procedura civile) l'obbligo del deposito telematico dei provvedimenti, degli atti di parte e dei documenti può essere derogato su autorizzazione del Presidente del tribunale, «quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste una indifferibile urgenza»(art. 16-bis, comma 4).
5. Anche il giudice può autorizzare il deposito non telematico degli atti processuali e dei documenti «quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti» (art. 16-bis, comma 8).
6. Il giudice può ordinare che di singoli atti o documenti (si deve ritenere: depositati con modalità telematiche) sia depositata una copia cartacea, per ragioni specifiche (art. 16-bis comma 9, che si preoccupa anche di disciplinare l'acquisizione, la gestione e la conservazione di dette copie cartacee, tramite decreto “non avente natura regolamentare” da adottarsi da parte del Ministro della Giustizia).
7. Il pagamento del contributo unificato può essere effettuato sia con modalità telematiche sia con modalità non telematiche, sicché può essere necessario depositare nel fascicolo cartaceo la prova del pagamento del contributo con modalità tradizionali (art. 30, comma 2, d.m. 21 febbraio 2011, n. 44).
8. Infine, in questa casistica meramente esemplificativa, va ricordato come l'obbligo per il giudice di depositare i propri provvedimenti con modalità telematiche sussista solo per il procedimento di ingiunzione, sicché tutti gli altri atti (verbali di udienza, decreti, ordinanze, dispositivi, sentenze con motivazione contestuale) facoltativamente redatti con modalità tradizionale, non potranno che essere custoditi nel fascicolo cartaceo.

Schema riassuntivo-esemplificativo degli atti che possono essere contenuti nel fascicolo cartaceo :

Da questa breve rassegna, certamente non esaustiva, si può desumere che, nonostante l'aspirazione del legislatore ad adottare quale modalità esclusiva di trattazione dei procedimenti civili quella telematica, tale obiettivo sia ancora distante e debba fare i conti, da un lato, con un impianto normativo, sostanziale e processuale, nato e pensato per il classico supporto documentale cartaceo; dall'altro, con una complessiva organizzazione tecnologica non ancora matura ed appagante sotto il profilo della affidabilità dei servizi.