Procura alle liti ed incarico di assistenza e difesa (PTT)

La procura è un negozio processuale unilaterale con il quale la parte conferisce al difensore il potere di rappresentarla e difenderla in giudizio ovvero, di compiere e di ricevere, nell'interesse della stessa, tutti gli atti del processo non espressamente riservati alla parte personalmente dalla legge (art. 84 comma 1 c.p.c.) qualora la parte abbia eletto domicilio presso lo studio del difensore (art. 17 comma 1 d.lgs. n. 546/1992).

L'assistenza tecnica nel processo tributario è esercitata in virtù del conferimento di apposito incarico ad opera della parte nei confronti del difensore abilitato (art. 12, comma 7,d.lgs. n. 546/1992).

Se nel rito civile la fonte del mandato al difensore è la procura (artt. 83 e 84 c.p.c.), nel processo tributario, invece, l'ufficio di difensore è attribuito tramite un atto denominato “incarico” ma che presenta le medesime regole e caratteristiche.

La procura assume un'importanza rilevante in quanto costituisce il presupposto per la valida instaurazione del rapporto processuale.

Il decreto 23 dicembre 2013, n. 163 - Min. Economia e Finanze: «Regolamento recante la disciplina dell'uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario», introduttivo del Processo Tributario Telematico, prevede e disciplina le modalità di conferimento, le forme e le caratteristiche tecniche della Procura rilasciata su supporto informatico o analogico in conformità alla normativa processuale tributaria e ai principi del Codice della Amministrazione Digitale.

Il citato d.m. n. 163/2013 stabilisce all'art. 4 che la procura alle liti o incarico di assistenza e difesa possono essere conferiti congiuntamente all'atto cui si riferiscono, su supporto informatico e sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale dal ricorrente e autenticati in conformità a quanto stabilito dall'art. 12, comma 3 d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546 e dall'art. 25 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 («Firma autenticata»), dal difensore mediante apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale. Se la procura alle liti o l'incarico di assistenza e difesa sono conferiti su supporto cartaceo, le parti, i procuratori e i difensori di cui all'art. 3, comma 2, del presente regolamento, trasmettono congiuntamente all'atto cui si riferiscono, la copia per immagine su supporto informatico della procura o dell'incarico, attestata come conforme all'originale ai sensi dell'art. 22 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 («Copie informatiche di documenti analogici»), mediante sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale del difensore.

Il corretto formato della procura (coerente con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione, del protocollo informatico) è regolato dall'allegato 2 d.P.C.M. 13 novembre 2014 («Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche amministrazioni») e dal Decreto del Direttore Generale del Dipartimento Finanze del MEF del 4 agosto 2015 (ex art. 2).

Lo stesso Decreto Direttoriale, all'art. 10, comma 1, indica che ogni altro atto processuale (quindi compresa la procura nel caso in cui la stessa sia prodotta in formato digitale nativo) in forma di documento informatico sia redatto tramite l'utilizzo di appositi strumenti software e nel formato PDF/A-1a o PDF/A-1b (sottoformati dello standard internazionale PDF/A, creato appositamente per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti informatici e basato sul formato PDF), privo di elementi attivi (fra cui macro e campi variabili). Nel caso in cui la procura fosse prodotta partendo da un documento analogico, la stessa dovrà essere convertita in documento informatico e, quindi, sarà unita al ricorso principale quale allegato, rispettando lo standard dei documenti informatici allegati, i quali devono essere in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure TIFF (Tagged Image File Format) con risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco/nero e compressione secondo standard “CCITT Group IV” (modalità Fax). La procura ed ogni altro atto processuale una volta formati, indipendentemente se come documenti informatici o come allegati informatici, dovranno essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale formata nel rispetto delle regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.

Ai sensi e per gli effetti del comma 2 dell'art. 21 CAD, il documento informatico sottoscritto con firma qualificata o digitale, formato nel rispetto delle suddette regole tecniche che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 c.c. rubricato «Efficacia della scrittura privata».

I documenti informatici, redatti in formati diversi da quelli previsti nelle summenzionate specifiche tecniche e indicati nel Manuale di Gestione documentale adottato dalle Commissioni tributarie nel rispetto delle regole tecniche per il protocollo informatico, saranno sottoposti alla sola registrazione da parte del Sistema Informativo della Giustizia Tributaria. L'identificabilità dell'autore, l'integrità, la leggibilità e la reperibilità dei suddetti documenti non saranno garantite dal sistema (ex art. 5, comma 10, del citato Decreto Direttoriale).

Nonostante la differenza terminologica, la regolamentazione degli istituti di incarico (ambito tributario) e procura (ambito civile) è identica.

L'art. 12 d.lgs. n. 546/1992 prevede, al comma 3, che «Ai difensori di cui al comma 2 deve essere conferito l'incarico con atto pubblico o con scrittura privata autenticata od anche in calce o a margine di un atto del processo, nel qual caso la sottoscrizione autografa è certificata dallo stesso incaricato».

Norma di raccordo e riferimento ai sensi dell'art. 83 comma 3 c.p.c.: «La procura speciale può essere anche apposta in calce o a margine della citazione, del ricorso, del controricorso, della comparsa di risposta o d'intervento, del precetto o della domanda d'intervento nell'esecuzione, ovvero della memoria di nomina del nuovo difensore, in aggiunta o in sostituzione del difensore originariamente designato. In tali casi l'autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore. La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all'atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all'atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica».

A tal fine l'art. 18 comma 5, d.m. n. 44/2011 dispone che: «La procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine».

Abbiamo già visto che nel Processo Tributario Telematico le forme della procura sono stabilite nei commi da 1 a 3 dell'art. 4 decreto n. 163/2013; esaminiamo ora in dettaglio le differenti modalità ivi previste.

Una delicata questione posta con il processo civile telematico ha riguardato il fatto della procura rilasciata su un documento digitale o reso digitale che non poteva tecnicamente essere congiunta materialmente all'atto di riferimento (come previsto dall'art. 83 c.p.c., originario).

Questa lacuna veniva però colmata dal legislatore nel 2009, che riprendeva la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all'atto a quella realizzata mediante strumenti informatici.

In questo caso sono costituiti dalla cosiddetta “busta telematica” (contenente l'atto principale e i suoi allegati, tra i quali la procura, come disciplinata dalle specifiche tecniche) che viene depositata per vie telematiche, per cui chi intendeva depositare una procura in formato digitale, lo doveva fare mediante il deposito di un file separato dall'atto a cui la procura si riferisce.

Il metodo che è stato utilizzato finora, e che si seguirà ancora quando la procura è sottoscritta di pugno, è quello di predisporre la procura mediante un programma di videoscrittura, stampare il documento e farlo sottoscrivere di pugno dal mandante: la firma di quest'ultimo deve essere certificata dall'avvocato mediante l'apposizione della firma di pugno da parte dell'avvocato stesso, sotto la sottoscrizione del mandante.

Il documento cartaceo così predisposto deve quindi essere scansionato per essere trasformato in un file che l'avvocato sottoscrive digitalmente per autenticare la conformità della copia informatica rispetto al relativo documento cartaceo.

Ma non c'è solo questa modalità per il rilascio di una procura su supporto digitale: accade infatti sempre più spesso che privati o legali rappresentanti di società siano dotati di dispositivi di firma digitale. In tal caso gli stessi possono apporre la loro firma digitale sulla procura creata su documento digitale nativo, e cioè mediante la conversione di un file predisposto con un programma di videoscrittura in un file in formato pdf.

Ci si chiede se tale tipo di sottoscrizione debba essere certificata dall'avvocato ed eventualmente come tale certificazione debba avvenire.

La firma digitale è costituita da un certificato qualificato (art. 28 CAD) rilasciato da un certificatore accreditato che deve avere i requisiti previsti dall'art. 27 CAD.

Per rilasciare il certificato, il certificatore deve identificare il soggetto a cui lo rilascia, garantire la revoca e sospensione dei certificati elettronici e conservare le informazioni relative al certificato qualificato dal momento della sua emissione almeno per venti anni. Per contro il titolare del certificato, oltre a commettere un reato nel caso in cui abbia dichiarato o attestato falsamente la sua identità o stato o altre qualità (art. 495-bis c.p.), è tenuto sia a custodire il dispositivo di firma, sia a utilizzarlo in via esclusiva (art. 32, comma 3, CAD).

Ebbene tali requisiti sono il presupposto perché un documento sottoscritto con firma digitale abbia l'efficacia prevista dall'art. 2702 c.c. (art. 21, comma 2, CAD).

Quindi, essendo la firma digitale già certificata da un soggetto accreditato, la stessa non ha bisogno di un'ulteriore certificazione da parte dell'avvocato.

Inoltre il testo dell'art. 83 c.p.c. non prevede alcuna certificazione della firma quando la procura è apposta su «documento informatico separato sottoscritto con firma digitale», a differenza della procura rilasciata su supporto cartaceo, dove la certificazione della firma del mandante è espressamente richiesta.

Secondo tale ricostruzione, nel caso in cui, quindi, la sottoscrizione della parte nella procura non sia certificata dal difensore con firma digitale, basterà la firma digitale prescritta dall'art. 12 d.m. n. 44/2011 in calce all'atto cui la procura si riferisce, che, attese le peculiarità elettroniche, non presenta problemi di “precedenza spaziale”, rispetto alla procura.

Per converso, rimane pacifico che non è possibile applicare al nuovo regime l'orientamento in base al quale la firma in calce od a margine per certificazione dell'autografia vale anche come firma dell'atto, attesa la necessità di separare i files.

Ci si chiede se tale ricostruzione possa valere anche per il supporto informatico della procura nel Processo Tributario Telematico.

Sulla scorta del dato testuale dell'art. 83 c.p.c., (che considera parimenti congiunta la procura telematica, ove il collegamento sia effettuato con gli strumenti informatici previsti dalla legge, anche in considerazione della già vista “attribuibilità soggettiva” dell'operazione di imbustamento) si potrebbe propendere per una risposta positiva. Tuttavia il comma 2 dell'art. 4 Regolamento del Processo Tributario Telematico, continua a rinviare all'obbligo di autentica da parte del difensore, mediante apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale, dell'atto qualificato come “procura alle liti o l'incarico di assistenza e difesa” redatta ai sensi del comma 1 del medesimo articolo, ossia in formato nativo digitale e, pertanto, in mancanza di modifiche a tale testo normativo, o a quelli cui lo stesso rinvia, tale sarà l'obbligo da rispettare.

La sottoscrizione dell'atto di procura o conferimento dell'incarico da parte di più di un difensore ammessa nel Processo Tributario “analogico” regolato da d.lgs. n. 546/1992 è parimenti non vietata dal Regolamento del decreto n. 163/2013 nel Processo Tributario Telematico.

Conferma della regolarità di tale conferimento multiplo si ha anche esaminando le modalità di costituzione in giudizio attraverso la nota di iscrizione a ruolo (v. bussola “Nota di iscrizione a ruolo”) nella quale inserendo come numero di difensori un valore diverso da uno, il

S.I.Gi.T.

Giova ricordare che anche nelle regole del Processo Tributario Telematico vige la regola che in caso di procura conferita a più difensori, qualora non venga espressamente previsto di conferire mandato congiunto, si ritiene operante il principio previsto dall'art. 1716 c.c. in base al quale in caso di coesistenza di più mandati con lo stesso oggetto, ciascun mandatario è abilitato al compimento dell'atto, se la delega non richiede l'adozione congiunta (così al riguardo Cass., S.U., 22 maggio 2003, n. 11188; Cass., sez. trib., 5 aprile 1979, n. 1974; Cass., sez. trib., 16 giugno 1997, n. 5389). Pertanto, ciascun difensore ha pieni poteri di rappresentanza processuale, con la conseguenza che il ricorso è validamente proposto anche se sottoscritto da uno solo dei due.

Per la regolarità operativa della procedura di sottoscrizione della procura quale documento informatico, qualora la procura sia conferita a due o più difensori, si dovrà seguire quanto previsto dai principi del Codice di Amministrazione Digitale, come già recepito nelle regole tecniche in materia di Processo Civile Telematico (PCT).

La procedura indicata è la seguente: uno dei due avvocati apporrà la propria firma digitale al pdf immagine o nativo contenente la procura; il co-procuratore aprirà il file e con il proprio dispositivo di firma selezionerà la funzione “aggiungi firma” o similari, per apporre a sua volta la propria firma digitale.

Si riporta, in merito, l'art. 12 comma 2 provvedimento 16 aprile 2014 (Specifiche tecniche di cui all'art. 34 d.m. n. 44/2011) a mente del quale «La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti» o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta).

L'ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un'alterazione dell'ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato

CAdES

Il meccanismo qui descritto è valido sia per l'apposizione di una firma singola che per l'apposizione di firme multiple.

La revoca della procura da parte del cliente o la rinuncia alla procura da parte del difensore non hanno efficacia sia nei confronti dell'altra parte che sul processo, non determinando, a norma dell'art. 301 c.p.c., la sua interruzione fino a quando non sia intervenuta la sostituzione del precedente difensore (Cass., S.U., 28 ottobre 1995, n. 11303).

Infatti, il difensore revocato o che ha espresso rinuncia al mandato difensivo mantiene la rappresentanza legale per tutti gli atti del processo, fino a quando non si sia provveduto alla sua sostituzione con un altro difensore al quale sia stato conferito apposito incarico.

Profilo peculiare da sottolineare è che «la parte che abbia utilizzato in primo grado le modalità telematiche di cui al regolamento è tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l'intero grado del giudizio nonché per l'appello, salvo sostituzione del difensore (art. 2, comma 3, d.m. n. 163/2013)». Nel caso dinnanzi esaminato di procura o conferimento dell'incarico a due o più difensori, la revoca dell'incarico che non comporti la sostituzione di tutti i difensori nominati non vedrà valere la possibilità di applicazione dell'eccezione di modifica della scelta del canale telematico eventualmente effettuata in sede di costituzione in giudizio.