Standard degli atti processuali informatici – Tipologia di file depositabili (PTT)

L'uso degli strumenti informatici e telematici nel processo tributario è regolamentato dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 23 dicembre 2013, n. 163 e specificato tecnicamente dal Decreto del Direttore Generale del Dipartimento Finanze del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 4 agosto 2015.

Con le specifiche tecniche contenute nel suddetto Decreto Direttoriale si è data piena attuazione al regolamento contenuto nel d.m. n. 163/2013 e si è previsto l'avvio della procedura in esso delineata in vigore dal 1° dicembre 2015 presso le Commissioni Tributarie Provinciali e Regionali di Toscana e Umbria, le c.d. “commissioni pilota”.

Per il ricorso e ogni altro atto processuale in forma di documento informatico da dimettere nel Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SI.Gi.T.) è richiesto il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b.

Per i documenti informatici allegati, per i quali è ammessa la scansione in formato immagine di documenti analogici, è richiesto il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure il formato TIFF.

Il ricorso e ogni altro atto processuale in forma di documento informatico e i documenti informatici allegati devono essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale.

Gli atti e i documenti depositati in forma di documento analogico (nel caso di processo tributario con modalità non telematiche) devono essere convertiti tramite scansione nel formato digitale PDF/A1-a o PDF/A-1b da parte della segreteria della Commissione tributaria che li dimette nel

S.I.Gi.T.

, previa sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale.

Il formato richiesto per i documenti informatici che costituiscono gli atti processuali da dimettere nel Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SI.Gi.T.) è il PDF/A-1a o PDF/A-1b (ex art. 10, comma 1, lett. a) del Decreto del Direttore Generale delle Finanze del 4 agosto 2015).

I file in questo formato devono essere privi di elementi attivi (fra cui macro-istruzioni che potrebbero modificarne in modo automatico il contenuto e campi variabili) e non devono contenere restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti.

In evidenza

Il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b è richiesto anche per la conversione della richiesta di registrazione al SI.Gi.T. (ex art. 4, comma 1, lett a) e comma 4 lett. a) del Direttore Generale delle Finanze del 4 agosto 2015)

I formati PDF/A-1a e PDF/A-1b sono due possibili livelli di conformità del formato PDF/A (Portable Document Format for Archiving) le cui specifiche sono state riconosciute come standard ISO 19005-1:2005. Si tratta di un formato adatto alla conservazione a lungo termine di documenti informatici.

Un file in formato PDF/A ha la stessa estensione di un file PDF («.pdf»). Per la visualizzazione di un file PDF/A e per la verifica di conformità allo standard PDF/A si veda più avanti quanto esposto sugli strumenti software.

In evidenza

Lo standard ISO 19005-1:2005 o Document Management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) è stato pubblicato il 1 ottobre 2005 (ultima modifica 2015). Si tratta della prima parte di una norma pensata in più parti (cioè modulare) per seguire nel tempo l'evoluzione (versioni) del formato PDF. In questa prima parte è definito il formato PDF/A-1 e specificato come utilizzarlo per la conservazione a lungo termine dei documenti informatici. La norma è basata sulla versione 1.4 del formato Portable Document Format (PDF) di Adobe Systems Inc.. Le specifiche del formato PDF versione 1.4 sono contenute nel documento PDF Reference. Third Edition, Version 1.4 (disponibile sul sito di Adobe Systems). Questo standard ISO è applicabile a documenti che contengono combinazioni di carattere (testo), immagini descritte con grafica raster (cioè immagini nei formati TIF, JPG, BMP) e oggetti vettoriali

Il PDF/A, rispetto al PDF, ha dei requisiti tali da renderlo sostenibile nel tempo (c.d. “requisiti di sostenibilità”) poiché è un formato:

a) standard approvato e pubblicato dall'ISO;

b) non proprietario perché standard ISO;

c) documentato dalla norma ISO19005-1:2205;

d) aperto (ovvero basato su una specifica pubblicamente disponibile che chiunque può utilizzare in licenza royalty-free per creare applicazioni che gestiscono i file PDF/A);

e) ampiamente adottato (numerosi sono gli strumenti software disponibili per la creazione, la conversione e la validazione di file PDF/A);

f) indipendente dalla piattaforma hardware e software utilizzata affinché il file possa essere riprodotto (a video o a stampa) sempre nello stesso modo;

e) auto-contenente tutte le informazioni necessarie affinché il file sia rappresentato correttamente a video o a stampa (testo, immagini, vettori grafici, fonts, colori, ecc.);

f) auto-documentato (cioè nel file sono incorporati metadati che descrivono la struttura logica e le proprietà semantiche del file).

In evidenza

Lo standard ISO 19005-1:2005 richiede che i metadati siano in formato XMP (Extensible Metadata Platform). Questo è un requisito obbligatorio del formato PDF/A

Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa allo standard ISO 19005-1:2005 mentre il PDF/A-1b è il livello di conformità minima allo stesso standard. La differenza tra i due livelli sta nella presenza o meno di informazioni sulla struttura logica del file e sulla semantica del testo.

Le informazioni sulla struttura logica del file fanno sì che il file PDF/A possa essere visualizzato sempre allo stesso modo nel tempo. Le informazioni sulla semantica del testo contenuto nel file garantiscono che il contenuto del file PDF/A possa essere interpretato in maniera corretta.

Il PDF/A-1a contiene entrambe i suddetti tipi di informazioni e pertanto ha un livello di conformità completa. Il PDF/A-1b, invece, garantisce solo una corretta visualizzazione nel tempo e di conseguenza ha un livello di conformità minima. Pertanto un file conforme alle specifiche PDF/A-1a è comunque conforme anche a quelle del PDF/A-1b (al contrario, però, non c'è conformità).

PDF e PCT

Nel processo civile telematico, le specifiche tecniche prevedono che l'atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all'ufficio giudiziario, sia prodotto in formato PDF. Per i documenti informatici allegati è consentito anche il formato PDF (ex artt. 12 e 13 del Provvedimento del Responsabile per i Sistemi informativi Automatizzati del Ministero di Giustizia del 16 aprile 2014 così come modificato dal Decreto del Direttore Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero di Giustizia del 28 dicembre 2015)

Il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SI.Gi.T.) effettua una serie di controlli automatici sui file degli atti processuali trasmessi dalle parti. Uno di questi è il controllo del formato (ex artt. 7 e 8 del decreto 4 agosto 2015). Nel caso che i suddetti file trasmessi siano in un formato diverso da PDF/A-1a o PDF/A-1b (ex art. 10 del Decreto 4 agosto 2015) il sistema procederà comunque all'iscrizione nel Registro Generale e contestualmente renderà disponibile nell'area riservata del sistema un messaggio contenente l'indicazione della suddetta anomalia (codice e descrizione dell'anomalia riscontrata: F1- Formato non conforme dell'atto processuale). La stessa informazione verrà inviata all'indirizzo di posta elettronica certificata del soggetto abilitato all'accesso al servizio

S.I.Gi.T.

.

In evidenza

Il S.I.Gi.T. assicura la completa gestione e conservazione dei file solo se questi sono nei formati indicati nell'art. 10 del decreto 4 agosto 2015

L'iscrizione nel Registro Generale non sarà effettuata quando nei file trasmessi verranno riscontrati altri tipi di anomalie quali la presenza di virus informatici, il superamento della dimensione prevista, l'invalidità della firma apposta, l'integrità dei file firmati, un formato diverso da quelli indicati nel “Manuale di gestione per il protocollo informatico”.

In evidenza

I file degli atti processuali informatici e i file dei documenti informatici allegati trasmessi in formati diversi da quelli previsti dall'art. 10 decreto 4 agosto 2015, sono sottoposti a registrazione solo se il loro formato rientra nell'elenco dei formati previsti nel “Manuale di gestione per il protocollo informatico” (manuale adottato ai sensi dell'art. 3 d.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche sul protocollo informatico). L'elenco comprende i seguenti formati: Bitmap Image (BMP), eXtensible Markup Language, (XML), Graphics Interchange Format, (GIF), Joint Photographic Experts Group, (JPEG), Microsoft Office Excel (XLS, XLSX), Microsoft Office Word (DOC, DOCX), Open Document Format (ODT), Portable Document Format (PDF), Portable Network Graphics (PNG). Per i suddetti formati al momento non è prevista la conservazione al S.I.Gi.T.

I documenti informatici allegati, per i quali è ammessa la scansione in formato immagine di documenti analogici (ex art. 10, comma 2, del decreto 4 agosto 2015), devono essere in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure TIFF (Tagged Image File Format) con risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco/nero e compressione delle immagini senza perdita di dati secondo standard internazionale “CCITT Group IV” (modalità Fax).

La dimensione massima consentita di ogni singolo documento informatico è di 5 Mega Byte (se superiore è necessario suddividerlo in più file).

Anche i suddetti documenti informatici dovranno essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale. Il formato di firma digitale valido è lo stesso previsto per gli atti processuali (formato

CAdES

).

Il

SI.Gi.T.

effettua una serie di controlli automatici sui file dei documenti informatici allegati al ricorso e all'atto di costituzione in giudizio del ricorrente. Nel caso che vengano riscontrate anomalie su questi file trasmessi (la presenza di virus informatici, il superamento della dimensione prevista, l'invalidità della firma apposta sui file, l'integrità dei file firmati, un formato diverso da quelli indicati nel “Manuale di gestione”), il S.I.Gi.T. non li acquisirà. Il sistema renderà disponibile nell'area riservata un messaggio contenente l'indicazione dei file non acquisiti e le relative anomalie (codice e descrizione dell'anomalia riscontrata: F2- Formato non conforme dell'allegato). Le stesse informazioni verranno inviate all'indirizzo di posta elettronica certificata del soggetto abilitato al servizio S.I.Gi.T. con invito a provvedere ad un nuovo deposito dei file non acquisiti.

Trattandosi di allegati al ricorso/appello principale, la loro difformità non va a riverberare su quest'ultimo che, se conforme allo standard previsto, verrà comunque acquisito e registrato al

S.I.Gi.T.

, con rilascio del relativo RGR/RGA; sarà cura del ricorrente provvedere nei tempi dovuti ad un nuovo invio degli allegati nei formati corretti.

In evidenza

I documenti informatici allegati trasmessi in un formato diverso da quello previsto dalle specifiche tecniche, di cui al Direttore Generale delle Finanze del 4 agosto 2015, sono sottoposti a registrazione solo se il formato rientra nell'elenco dei formati previsti nel “Manuale di gestione per il protocollo informatico”. Per i file nei formati indicati nel manuale di gestione al momento non è prevista la conservazione al S.I.Gi.T. (Si veda sopra quanto già detto per gli atti processuali informatici)

Il formato di firma digitale richiesto per gli atti processuali informatici e i documenti informatici allegati (ex art. 10 decreto 4 agosto 2015) è il formato CAdES (CMS – Cryptographic Message Syntax - Advanced Electronic Signature) che produce un nuovo file con doppia estensione («.pdf.p7m»). Ai sensi e per gli effetti del secondo comma dell'arti. 21 CAD (d.lgs. n. 82/2005), il documento informatico sottoscritto con firma qualificata o digitale, formato nel rispetto delle suddette regole tecniche che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e la modificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 c.c. rubricato «Efficacia della scrittura privata».

Il

S.I.Gi.T.

non garantisce l'identificabilità dell'autore e l'integrità degli atti processuali informatici e dei documenti informatici allegati che non siano conformi ai requisiti indicati nel summenzionato art. 10.

In evidenza

Gli standard di firma digitale validi in Italia (a partire dal 1 luglio 2011) sono tre: - il formato CAdES (CMS – Cryptographic Message Syntax - Advanced Electronic Signature) in cui il file firmato ha estensione «.p7m»; - il formato XAdES (XML Advanced Electronic Signature) in cui il file firmato mantiene estensione «.xml»; - il formato PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) in cui il file firmato mantiene l'estensione «.pdf». Nel processo tributario telematico il formato CAdES è quello richiesto per la sottoscrizione per gli atti processuali informatici e i documenti informatici allegati

Gli atti e i documenti depositati in forma di documento analogico (nel caso di processo tributario con modalità non telematiche) dovranno essere convertiti tramite scansione (quindi in copie per immagine) nel formato digitale PDF/A1-a o PDF/A-1b oppure TIFF da parte della segreteria della Commissione tributaria che li dimetterà nel

S.I.Gi.T.

, previa sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale, presumibilmente da parte del segretario della sezione competente a cui è assegnato il relativo ricorso/appello.

Nulla dice il Regolamento di cui al d.m. n. 163/2013 in ordine ai tempi entro cui la segreteria deve adempiere tale obbligo ed al limite di “eccessiva onerosità” oltre il quale possa ritenersi esentata dalla conversione. Si può ragionevolmente ritenere, per quanto ai tempi, che i documenti depositati in forma analogica debbano andare a completare il fascicolo informatico nella loro forma digitale entro il termine di assegnazione del ricorso/appello alla sezione che lo tratterà, ossia in tempo utile perché i giudici del collegio giudicante possano accedere tramite

S.I.Gi.T.

ad esso e consultare gli atti da remoto.

Anche in questo caso si applicano le stesse specifiche tecniche viste previste per documenti informatici allegati di cui all'art. 10, comma 2, lett. a) decreto 4 agosto 2015.

I programmi di visualizzazione dei file in formato PDF (c.d viewer) sono generalmente in grado di visualizzare file in formato PDF/A poiché questo formato è un subset del formato PDF.

Il programma “Adobe Reader” (a partire dalla versione 9.0), per esempio, consente anche di verificare rapidamente se un documento non è PDF/A. Infatti, una volta impostata la “modalità di visualizzazione PDF/A" con il valore “solo per i documenti PDF/A (da “Preferenze” del menù “Modifica”), il programma mostrerà un messaggio se all'apertura del file con estensione «.pdf» questo sia compatibile con lo standard PDF/A.

Diversamente da quanto accade in altri processi telematici, nel Processo Tributario Telematico tutti i software necessari per l'utilizzo standard del

S.I.Gi.T.

appartengono alla categoria freeware, senza costi di acquisto e gestione da parte degli utenti.

Sebbene “Adobe Reader” consenta di verificare se un documento non è un PDF/A, per un controllo affidabile di rispondenza dei documenti allo standard PDF/A (c.d. “verifica di conformità” o “certificazione”) si dovrebbero utilizzare altri prodotti software specializzati (in genere a pagamento) come per esempio “Acrobat professional” (a partire dalla versione 9.0).

Per altri prodotti si veda il sito web della “PDF Association” (http://www.pdf.org).

In evidenza

Gli utenti del servizio Telemaco – registro delle Imprese possono utilizzare un servizio on-line gratuito messo a disposizione da InfoCamere per la verifica della conformità allo standard PDF/A-1b degli atti da depositare al Registro delle Imprese

Sono disponibili diversi strumenti software per la creazione di documenti in formato PDF/A, sia gratuiti (OpenOffice, LibreOffice, PDF Creator), sia a pagamento (Adobe Acrobat Standard o Professional, Microsoft Office).

Qualsiasi file prodotto con i programmi delle suite “OpenOffice” o “LibreOffice” o “Microsoft Office”, può essere convertito in PDF/A. Per esempio, con le applicazioni di “OpenOffice” o “LibreOffice”un filepuò essere esportato in PDF/A e salvato in questo formato. Con le applicazioni “Microsoft Office” è possibile creare un file in formato PDF/A direttamente in fase di salvataggio impostando dalle opzioni il parametro “Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A).