La contabilità e la fiscalità nel passaggio di consegne

Oltre ad un quadro giurisprudenziale consolidato sul tema, la legge n. 220/2012 di riforma del condominio, nel novellare l'art. 1129 c.c., ha stabilito, al comma 8, come «alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

La norma spiega due profili di grande interesse che coinvolgono la contabilità e la fiscalità: la consegna della documentazione da una parte e l'esecuzione degli adempimenti fiscali urgenti dall'altra.

I tempi che ci interessano ai fini di questa scheda sono due: quelli relativi alla consegna della documentazione e quelli relativi alle scadenze fiscali che incombono proprio a ridosso del periodo che decorre dalla cessazione dell'incarico fino alla consegna della documentazione e alla piena operatività del nuovo amministratore.

I primi sono strettamente dipendenti dalla forma della comunicazione del nuovo incarico:

Acquisita per certa e documentata la deliberazione di nomina, il passaggio di consegne dovrebbe avvenire in tempi ragionevolmente brevi e comunque tali da non ingessare la gestione amministrativa (e non solo) del condominio da parte del nuovo amministratore.

La contabilità del condominio rappresenta un unicum senza soluzione di continuità per il DNA amministrativo dell'ente e, pertanto, è di fondamentale importanza per il subentrante disporre al più presto della documentazione in guisa da poter operare proprio in continuità.

A questo punto non ci resta che valutare la gestione dei tempi con riferimento alle scadenze fiscali che potrebbero incombere proprio a ridosso del passaggio di consegne.

All'esecuzione dell'adempimento è tenuto a provvedere l'amministratore in carica alla data della scadenza stessa che, per il 2018, è fissata al 31 ottobre. Ora, appare evidente che per far fronte all'esecuzione è necessaria una determinata attività prodromica come la raccolta e l'analisi della documentazione, specialmente nel caso di nuovo mandato quando non si avrà la disponibilità di una gestione informatizzata sul passato. Se a questo aggiungiamo i tempi necessari ad evadere una determinata numerosità di dichiarazioni è facile comprendere come i tempi a disposizione debbano essere abbastanza larghi. Cosa fare, allora, se si viene nominati quale nuovo amministratore in prossimità della scadenza?

Passaggio di consegne e scadenza di invio delle Certificazioni Uniche

La compilazione delle certificazioni uniche e il relativo invio telematico spetta all'amministratore in carica alla scadenza fiscale che, in via ordinaria, è fissata al 31 marzo per la consegna cartacea ai percipienti e al 7 di marzo per l'invio telematico alle Entrate. Tuttavia, il termine ultimo per la trasmissione telematica delle CU è fissato al 31 ottobre per quelle contenenti esclusivamente redditi esenti o non rilevanti ai fini della predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata, ovvero la Certificazione Unica dei lavoratori autonomi. Anche in questo caso appare evidente che per far fronte all'esecuzione è necessaria una determinata attività preliminare di raccolta e analisi della documentazione, specialmente nel caso di nuovo mandato quando non si avrà la disponibilità di una gestione informatizzata sul passato. Se a questo aggiungiamo i tempi necessari ad evadere una determinata numerosità di certificazioni, ancora una volta è facile comprendere come i tempi a disposizione debbano essere abbastanza larghi. Cosa fare, allora, se, ancora una volta, si viene nominati quale nuovo amministratore in prossimità della scadenza?

Passaggio di consegne e scadenza comunicazione telematica all'Anagrafe Tributaria dei dati relativi alle detrazioni fiscali per la redazione della dichiarazione dei redditi precompilata

Oltre alla consegna ai condomini della certificazione in formato cartaceo ai fini delle detrazioni fiscali per gli interventi di recupero edilizio o riqualificazione energetica sulle parti comuni, dal 2017 l'amministratore ha anche l'obbligo di provvedere all'invio di un preciso flusso dati telematico alle Entrate al fine di consentire il rilascio ai contribuenti della c.d. dichiarazione dei redditi precompilata. Questo obbligo, con preciso intervento dell'A.delle E. al riguardo, è previsto a carico dell'amministratore in carica al 31 dicembre dell'anno precedente a quello della scadenza dell'invio telematico, fissato al 28 febbraio. Al riguardo occorre porre attenzione ai possibili accavallamenti tra nomina o cessazione dall'incarico, la data del 31/12 e quella della scadenza dell'adempimento. Analizziamo la possibile casistica.

Quanto sopra deve ritenersi valido anche per la compilazione e presentazione del quadro AC del modello Redditi o del quadro K del modello 730

Tutti gli adempimenti fiscali indicati in precedenza richiedono l'invio in modalità esclusivamente telematica. Sono adempimenti del condominio sostituto d'imposta il modello di dichiarazione 770 e la Certificazione Unica. Sono adempimenti dell'amministratore professionista la compilazione del Quadro AC del Modello Redditi (e il Quadro K del modello 730) e la comunicazione all'Anagrafe Tributaria dei dati relativi alle detrazioni fiscali.

I primi possono essere assolti o per mezzo di intermediario abilitato sul canale telematico Entratel o per mezzo di abilitazione diretta sul canale telematico Fisconline sia da parte dell'amministratore che del condominio rappresentato. Salvo che l'amministratore non sia allo stesso tempo un commercialista, un avvocato o un tributarista, non può accedere al canale Entratel e dovrà operare esclusivamente con Fisconline.

Nella valutazione della tempistica necessaria in occasione del passaggio di consegne a cavallo con le scadenze fiscali, si dovrà tenere in debita considerazione anche questo aspetto.

Pur dovendosi ritenere l'esecuzione dell'obbligo fiscale una attribuzione propria dell'amministratore in considerazione del nuovo art. 1130 c.c., attesi i tempi di abilitazione al canale telematico Fisconline del condominio (dai 20 ai 40 giorni circa) deve ritenersi legittimo il mandato conferito ad un intermediario abilitato per consentire l'invio delle dichiarazioni/certificazioni in tempo utile affinché siano evitate sanzioni di sorta.

Trasmissioni telematiche e abilitazioni a Fisconline

Solo con l'entrata in vigore della legge n. 220/2012 e, quindi, a decorrere dal 18 giugno 2013 possiamo contare su due importanti novità previste dal nuovo art. 1130-bis c.c.:

• L'introduzione di prescrizioni di forma e contenuto del rendiconto condominiale;
• La conservazione decennale delle scritture e dei documenti giustificativi.

Questo consente di poterne riscontrare l'avvenuta consegna o meno nel limite del decennio trascorso.

Elenco della documentazione contabile da consegnare

La fiscalità del condominio assurge ad aspetto fondamentale sin dal 1° gennaio 1998, data in cui il condominio assume la qualità di sostituto d'imposta. Nel corso degli anni successivi, numerosi provvedimenti vedono la luce e concorrono a determinare una sempre più articolata “ossatura fisale del condominio”.

Come abbiamo già visto in precedenza, il passaggio di consegne può rappresentare un momento determinante ai fini della regolare esecuzione di tutti gli adempimenti prossimi alla scadenza proprio durante questa fase di transizione dalla vecchia alla nuova gestione.

Elenco della documentazione fiscale da consegnare

Schena, Il nuovo rendiconto in condominio, Palermo, Grafill, 2017

Lapponi, Condominio e fisco. Adempimenti amministrativi e fiscali dell'amministratore di condominio, Milano, Giuffré, 2012