Rendiconto condominiale: prescrizioni di forma e contenuto
Francesco Schena
16 Novembre 2018
L'introduzione del nuovo articolo 1130-bis del codice civile con la legge n. 220/2012, oggi consente di discorrere di vere e proprie prescrizioni di forma e di contenuto del rendiconto condominiale. Si tratta di una novità di così tale rilievo da determinare nuovi profili di annullabilità e nullità a carico del rendiconto nel caso di carenze contestate dai condomini dissenzienti, astenuti o assenti all'assemblea dei condomini che ne abbia deliberato l'approvazione.
Il nuovo articolo 1130-bis del codice civile
Il legislatore del 2012, fissando i contenuti e la forma del rendiconto condominiale, ha introdotto, definitivamente, il principio della completezza informativa e della trasparenza anche in tema di contabilità condominiale.
A ben vedere, la forma ragionieristica del rendiconto non è chiaramente dettagliata (e non poteva essere diversamente) ma l'espresso richiamo all'immediata verifica non può che indurre l'operatore ad orientarsi all'utilizzo di espressioni chiare e trasparenti nella stesura degli elaborati contabili.
Più puntuale, invece, è stato nel descrivere il contenuto del rendiconto, elencando in maniera chiara tutti quei documenti che l'amministratore dovrà redigere perché sia correttamente presentato all'assemblea quello che possiamo definire come un vero e proprio fascicolo di rendicontazione.
Non può sfuggire, almeno agli addetti ai lavori, l'assenza dello stato di ripartizione nel nuovo dettato normativo con la conseguenza che si deve concludere con una utilità dello stato di ripartizione meramente funzionale al solo recupero del credito ai sensi del novellato art. 63 disp. att. c.c. Si tratta, tuttavia, di una osservazione squisitamente in punto di diritto posto che lo stato di ripartizione è comunque necessario a determinare il dettaglio dei crediti e dei debiti verso i condomini quali elementi essenziali alla definizione della situazione patrimoniale.
Il conto: entrate/uscite
Si tratta di un elaborato contabile redatto secondo il criterio di cassa e che riassume le variazioni finanziarie positive (entrate) e quelle negative (uscite) di incidenza sulla sola cassa, dove per cassa deve intendersi quella contabile, ovvero, la somma di tutte le risorse liquide e non solo, purché disponibili, come la cassa contanti, i conti correnti, la cassa titoli e la cassa valori.
Le possibili “ENTRATE”
La giacenza iniziale
Allo scopo di garantire il principio della continuità è necessario assicurare l'allineamento contabile alle risultanze dell'esercizio finanziario precedente. Pertanto, la prima voce del Conto Entrate dovrà sempre essere Avanzo di cassa al 01/01/20...
I versamenti
dei condomini
A titolo non esaustivo, possiamo riepilogare le seguenti possibili entrate da ricondurre ai versamenti dei condomini:
Versamenti quote di esercizio corrente: si tratta della somma di tutti versamenti effettuati dai condomini che si riferiscono alle quote stabilite a preventivo per l'esercizio corrente.
Versamenti quote saldi iniziali: si tratta della somma di tutti i versamenti effettuati dai condomini da imputarsi al saldo dei conguagli di inizio esercizio, ovvero, ai saldi dare di fine esercizio precedente.
Versamenti quote di esercizi precedenti: si tratta della somma di tutti versamenti effettuati dai condòmini imputabili per ragioni di competenza all'esercizio finanziario precedente ma incassati in quello corrente. Questo accade, ad esempio, quando il sig. Rossi versa a gennaio 2018 la rata con precisa causale dicembre 2017. In questi casi l'esercizio finanziario, conclusosi al 31 dicembre, ha tenuto conto dei versamenti in termini di competenza ai fini della determinazione dei conguagli.
Versamenti quote di esercizi straordinari: si tratta della somma di tutti i versamenti effettuati dai condomini imputabili ai diversi esercizi straordinari. Al riguardo, giova ricordare come, nonostante sia necessaria una contabilità ed un fondo ad hoc deliberati ed approvati, sia sempre indispensabile il riepilogo di quanto avvenuto nell'arco temporale dell'esercizio finanziario ordinario rispetto al quale si rende il conto della gestione.
Altre entrate
Oltre ai versamenti effettuati dai condomini, le casse condominiali possono risultare beneficiarie di altre entrate diverse. Il caso più ricorrente è dato dal rimborso del fornitore o dalla liquidazione della compagnia assicurativa. A titolo sempre non esaustivo, possiamo riassumere:
Rimborso fornitori: si tratta del classico caso del rimborso Enel per eccedenze di pagamento conguagliate a fine anno.
Liquidazione sinistri: si tratta delle somme erogate in favore del condominio da parte della propria compagnia assicuratrice o da parte di compagnie che assicurano terzi come, ad esempio, gli autoveicoli. Pensiamo al caso di un danno al cancello causato da una distrazione alla guida da parte di un condòmino o di un visitatore.
Le entrate da locazioni
È da escludersi che possano riassumersi in questo elaborato le entrate dovute a possibili locazioni a terzi di parti comuni come il vecchio alloggio del portiere o il lastricato comune per l'antenna telefonica. Invero, si tratta di risorse estranee al patrimonio di gestione del condominio e sulle quali difetta il potere di disposizione da parte dell'assemblea dei condomini attesa la natura personale del reddito in capo ai singoli partecipanti. Tuttavia, restando fermo l'obbligo di rendiconto del mandatario, l'amministratore avrà cura di trattare queste risorse in apposita contabilità separata.
Le possibili “USCITE”
Spese di esercizio corrente
Tra le uscite vanno riassunte tutte le spese pagate durante il periodo di interesse e con riferimento all'annualità ordinaria corrente in termini anche di competenza. A titolo non esaustivo, ricordiamo quelle relative alle pulizie, ai consumi energetici, al servizio idrico integrato, al compenso dell'amministratore ecc.
Va ricordato come il dettaglio analitico di tutte le uscite siano riprese sia nel rendiconto analitico verticale di vecchia scuola ma anche nel registro di contabilità.
Spese di esercizi precedenti
È molto frequente l'ipotesi in cui nell'annualità corrente si provveda al pagamento dei debiti precedenti. In tali casi, le variazioni finanziarie negative di incidenza sulla cassa appariranno nell'annualità che ha visto la reale uscita di cassa.
Spese di esercizi straordinari
Anche le uscite relative alle spese pagate e relative agli esercizi straordinari trovano collocazione nel conto entrate/uscite, ancorché in modalità sintetica. Sarà nella contabilità straordinaria, infatti, che si avrà contezza del loro dettaglio.
Non sono da classificare come spese personali le spese postali di convocazione dell'assemblea (Cass. civ.,. n. 3946/1999 e Cass. civ., 18 dicembre 2008, n. 24696).
Totalizzatori e saldi
Entrambe le colonne – entrate ed uscite – terminano con un totalizzatore il cui saldo di differenza determina l'avanzo di cassa a fine esercizio.
Il limite è quello di un saldo a zero non potendosi mai annoverare il caso di un disavanzo di cassa.
Modello di Conto Entrate/Uscite:
Conto Flussi dal 01/01/20.. al 31/12/20..
ENTRATE
USCITE
Avanzo di cassa al 01/01/20..
150,00
Spese di esercizio corrente:
900,00
Versamenti dei condòmini:
- di esercizio corrente
- di saldi iniziali
- di esercizi precedenti
1.000,00
500,00
200,00
Spese di esercizi precedenti:
450,00
Altre entrate:
- rimborsi
- liquidazione sinistri
50,00
200,00
TOTALE ENTRATE
2.100,00
TOTALE USCITE
1.350,00
Avanzo di cassa al 31/12/200..
750,00
Il registro di contabilità
Si tratta di una sorta di giornale di contabilità la cui compilazione segue il criterio di cassa. Segnatamente, a mente dell'art. 1130 c.c., nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
Pertanto, il registro, che può essere tenuto anche in modalità informatizzata, rappresenta il dettaglio analitico di quanto riportato in sintesi nel conto flussi.
Gli elementi minimi di un registro di contabilità possono essere così riassunti:
ELEMENTI MINIMI DI UN REGISTRO DI CONTABILITÀ
Data di pagamento/incasso
Deve risultare compresa tra la data di inizio e quella di fine dell'esercizio oggetto di rendiconto e riferirsi alla data di effettiva uscita dalla rispettiva risorsa, tenendo in considerazione anche le valute di addebito/accredito sul conto corrente.
Protocollo
Nel caso di gestione informatizzata, ad ogni movimento è assegnato un protocollo, utile alle ricerche future e all'abbinamento di un codice alla relativa pezza giustificativa.
Esercizio di riferimento
Il registro di contabilità è unico e a valere per tutti gli esercizi in corso, sia ordinari che straordinari. Pertanto, è utile indicare, per ogni movimento, l'esercizio a cui si riferisce.
Descrizione
Descrivere i contenuti dei movimenti è essenziale ai fini della chiarezza contabile.
Documento
Per ognuno dei singoli movimenti, occorre avere cura di indicare gli estremi del relativo giustificativo acquisito agli atti.
Risorsa
Potendosi utilizzare risorse diverse tra cassa contanti, conti correnti bancari o postali, è opportune indicare la risorsa utilizzata in occasione di ogni pagamento o incasso. Il registro di contabilità può essere elaborato sia per ogni singola risorsa che in via cumulativa.
Entrata/uscita e saldo
Non è possibile, evidentemente, fare a meno dell'indicazione della natura del movimento, per poi completare l'elaborato con l'indicazione del saldo attuale.
Modello di registro di contabilità:
Registro di contabilità dal 01/01/20.. al 31/12/20..
Data di
pagamento
incasso
Prot.
Esercizio
Descrizione
N. documento
Risorsa
Entrata
Uscita
Saldo
Saldo iniziale di tutte le risorse al 01/01/200..
150,00
10/01/20..
R1
Ordinario 20..
Rata n. 1 sig. M. Rossi
Banca
500,00
650,00
10/01/20..
R2
Ordinario 20..
Rata n. 2 sig. G. Bianchi
Banca
500,00
1.150,00
Saldo di fine gennaio
1.150,00
15/03/20..
G1
Ordinario 20..
Pulizia parti comuni
02/20..
Banca
450,00
700,00
15/03/20..
G2
Ordinario 20..
Energia elettrica parti comuni
87/20..
Banca
450,00
250,00
Saldo di fine marzo
250,00
10/04/20..
R3
Ordinario 20..
Conguaglio sig. M. Rossi
Banca
500,00
750,00
10/04/20..
R4
Ordinario 20..
Rata n. 12 20.. sig. G. Bianchi
Banca
200,00
950,00
Saldo di fine aprile
950,00
15/05/20..
G3
Ordinario 20..
Rimborsi Enel
45/20..
Banca
50,00
1.000,00
15/05/20..
G4
Ordinario 20..
Liquidazione sinistro del ../../....
02145/20..
Banca
200,00
1.200,00
20/05/20..
G5
Ordinario 20..
Manutenzione ascensori 20..
76/20..
Banca
450,00
750,00
La situazione patrimoniale
La giurisprudenza conferma la natura gestoria del patrimonio condominiale quando da una parte ribadisce sì una soggettività giuridica (Cass. civ., sez. un., 18 settembre 2014, n. 19663) ma, dall'altra, desume una personalità giuridica così attenuata da non risultare idonea, secondo la stessa Corte, a contrastare la definizione di ente di gestione sfornito di personalità giuridica distinta da quella dei singoli partecipanti e privo di autonomia patrimoniale (Cass. civ., 17 febbraio 2012, n. 2363/2012).
Da qui la necessità di comprendere i limiti della situazione patrimoniale di un tale ente che, per sua natura e definizione, non può conseguire arricchimenti né depauperamenti. Pertanto, non potranno aversi avanzi o disavanzi patrimoniali ma, necessariamente, una situazione patrimoniale di perfetto pareggio assoluto tra i suoi totalizzatori.
Ma, tornando al tema delle prescrizioni di forma e contenuto del rendiconto, vediamo quali possono essere le voci riassunte in questo elaborato, senza avere la pretesa di risultare esaustivi.
L'assenza di una autonomia patrimoniale e l'impossibilità a determinare redditi di sorta, escludono l'ipotesi delle scritture di fine esercizio come i ratei e i risconti ma anche le immobilizzazioni come l'alloggio del portiere che rimane patrimonio di partecipanti al condominio e non dell'ente gestorio.
Le voci della colonna “ATTIVITA'”
Crediti v/condomini
Si tratta del totale dei crediti vantati dall'ente di gestione nei confronti dei condòmini alla fine dell'esercizio precedente.
Il dettaglio analitico è ricavabile dallo stato di ripartizione di esercizio
Crediti v/fornitori o terzi
Si riferiscono ai rimborsi maturati verso terzi per competenza ma non incassati alla data di fine esercizio. Possono riferirsi sia ai fornitori che ai terzi come le compagnie assicurative quando è stato liquidato un sinistro ma alla data di fine esercizio non è stato incassato.
Disponibilità liquide
Sotto la voce disponibilità, si riassumono le seguenti giacenze:
di cassa contanti;
di conto corrente;
di titoli e valori (assegni in cassa e in attesa di essere versati, voucher, valori bollati ecc.);
Le voci della colonna “PASSIVITA'
Debiti v/condomini
Si tratta del totale dei debiti dell'ente di gestione nei confronti dei condòmini alla fine dell'esercizio precedente.
Il dettaglio analitico è ricavabile dallo stato di ripartizione di esercizio.
Debiti v/terzi
Riassumono la totalità dei costi che non sono stati pagati alla data di fine esercizio.
Possono essere distinti tra debiti della gestione corrente e quelli delle gestioni precedenti.
Fondi accantonati
Il caso più ricorrente è quello dell'accantonamento del fondo destinato al trattamento di fine rapporto del portiere.
Riserve disponibili
Quasi un retaggio della vecchia cultura condominiale che vedeva la costituzione di fondi di riserva negli anni passati, possono indicare risorse accantonate negli anni passati proprio con la finalità di fare da cassa di emergenza per l'amministratore che si vede costretto ad affrontare spese impreviste.
Totale attività/attività
I totalizzatori ATTIVITA' e PASSIVITA' devono risultare in perfetto pareggio, senza alcun avanzo né disavanzo. Diversamente, avremmo una anomalia rispetto alla finalità mutualistica di finanziamento interno dell'ente condominiale.
Modello di Situazione Patrimoniale:
Situazione patrimoniale al 31/12/20..
ATTIVITA'
PASSIVITA'
Crediti v/condòmini
0,00
Debiti v/condomini
50,00
Disponibilità liquide:
- cassa contanti
- conto corrente
- titoli e valori
0,00
750,00
0,00
Debiti v/terzi gestione corrente
Debiti v/terzi gestioni precedenti
100,00
600,00
TOTALE ATTIVITA'
750,00
TOTALE PASSIVITA'
750,00
Il riepilogo finanziario
Questo documento riassume i macro-andamenti per singola risorsa finanziaria, fondo o riserva.
Partendo dal quadro di inizio esercizio, riassume le entrate, le uscite ei saldi di fine esercizio.
Modello di Riepilogo Finanziario:
Riepilogo finanziario dal 01/01/20.. al 31/12/20..
Risorsa, fondo o riserva
Saldo iniziale
Entrate
Uscite
Saldo finale
Cassa contanti
0,00
0,00
0,00
0,00
Banca
150,00
1.950,00
1.350,00
750,00
Titoli e valori
0,00
0,00
0,00
0,00
TFR
(0,00)
(0,00)
(0,00)
(0,00)
Totali disponibili
150,00
1.950,00
1.350,00
750,00
La nota sintetica esplicativa
L'approvazione di un apposito emendamento durante l'iter legislativo in commissione deliberante dell'attuale legge n. 220/2012, ha fatto sì che la nota esplicativa divenisse volutamente sintetica. Tuttavia, questa deve risultare sufficiente a svolgere la sua preminente funzione di supporto all'interpretazione e alla comprensione del rendiconto.
ELEMENTI ESSENZIALI DELLA NOTA ESPLICATIVA
I rapporti in corso
Vengono indicati i rapporti in corso con i fornitori ed eventuali loro variazioni, indicandone le motivazioni.
Sono compresi anche i rapporti in corso con eventuali dipendenti del condominio.
Le questioni pendenti
Possono riferirsi ad ogni fatto giuridico che determini un rilievo contabile.
A titolo non certamente esaustivo, possiamo ricordare i sinistri in corso di risoluzione, conflitti con i fornitori, recuperi forzosi dei crediti in corso ecc.
Altri elementi utili
Ogni elemento utile alla comprensione delle vicende contabilmente rilevanti trovano legittimamente posto nella nota sintetica esplicativa, compresi gli elementi di comparazione tra preventivo e consuntivo, il dettaglio dei crediti e dei debiti, la descrizione di particolari fatti come le sofferenze dei crediti o gli accolli che hanno inciso in maniera significativa sulle risultanze della contabilità
Il fascicolo di rendicontazione
Alla luce della numerosità dei documenti che compongono il rendiconto e di quanto disposto da norme diverse dall'art. 1130-bis c.c., oggi appare coerente discorrere di fascicolo di rendicontazione.
Questo, oltre a quanto già visto in precedenza, si compone anche del bilancio verticale e dello stato di ripartizione.
Modello di bilancio verticale:
Condominio…
Viale …
C.F…
Amministratore
Rossi Mario
Esercizio ordinario consuntivo
01/01/20.. – 31/12/20..
Descrizione
Tab.
Parziali
Totali
A) SPESE GENERALI
A.1 Assicurazione fabbricato
A
A.2 Compenso Amministratore
A
A.3 Tenuta conto corrente
A
A.4 Postali e cancelleria
A
A.5 Giardinaggio
A
A.6 Illuminazione esterna
A
B) SPESE SCALA A
B.1 Illuminazione
B
B.2 Piccola manutenzione
B
B.3 Pulizia
B
B.4 Manutenzione ascensore
B
C) SPESE PIANO BOX
C.1 Illuminazione
C
C.2 Piccola manutenzione
C
C.3 Pulizia
C
Totale previsione di gestione
Totale versamenti
Saldo di gestione
Modello di stato di ripartizione:
Unità
Anagrafica
Spese generali
Spese scala
Spese box
Totale
gestione
Totale
versato
Saldo
-/+
m/m
€
m/m
€
m/m
€
A1
Rossi (Pr.)
A2
Verdi (Pr.)
A3
Bianchi (Pr.)
B1
Rossi (Pr.)
B2
Verdi (Pr.)
B3
Bianchi (Pr.)
Totali
Guida all'approfondimento
Schena F., Il nuovo rendiconto in condominio, Palermo, Grafill, 2017;
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