Diritti di copia e di certificato

Un atto giudiziario può essere riprodotto parzialmente o totalmente, e in questi casi il documento che ne deriva è una copia. Questa può essere richiesta informe oppure conforme all'originale. Per copia informe si intende una copia ad uso consultivo personale, che non necessita di dichiarazione formale di fedele corrispondenza da parte di un pubblico ufficiale. La copia conforme all'originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, solitamente emesso da una pubblica amministrazione o da un pubblico ufficiale, e la cui fedele corrispondenza all'originale è attestata dalla dichiarazione formale di un pubblico ufficiale per legge autorizzato a tali funzioni. L'attestazione di conformità non certifica la genuinità del documento originale, ma solo la fedele corrispondenza di esso alla copia.

Il rilascio di copie di atti giudiziari, con o senza attestazione di conformità all'originale, comporta il pagamento dei cosiddetti diritti di copia.

Il 1° comma dell'art. 40 del Testo Unico infatti prevede che «Con decreto del Presidente della Repubblica, ai sensi dell'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, su proposta del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, sono disciplinati, anche con riferimento a nuovi mezzi tecnologici, il diritto di copia e il diritto di certificato e ne sono individuati gli importi sulla base dei costi del servizio e dei costi per l'incasso dei diritti».

Gli artt. da 266 a 272 del Testo Unico disciplinano gli importi del diritto di copia nel processo penale, civile, amministrativo e contabile.

Nello specifico l'art. 266 dispone che sino all'emanazione del regolamento previsto dall'art. 40 si applicano le norme dettate dal capo contenente gli artt. da 266 a 272.

Pertanto l'art. 267 del Testo Unico in materia di spese di giustizia prevede che per il rilascio di copie di documenti senza certificazione di conformità è dovuto il diritto forfettizzato nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell'allegato n. 6 del Testo Unico stesso.

Nello specifico il diritto di copia senza certificazione di conformità dipende dal numero di pagine. Ad esempio, avrà un importo forfettizzato di 0,97 Euro per un numero di pagine da 1 a 4, destinato poi ad aumentare in questo modo:

• 5 – 10 pagine il diritto di copia forfettizzato è pari a 1,94 Euro;
• 11 – 20 pagine il diritto di copia forfettizzato è pari a 3,87 Euro;
• 21 – 50 pagine il diritto di copia forfettizzato è pari a 7,75 Euro;
• 51 – 100 pagine il diritto di copia forfettizzato è pari a 15,50 Euro.

Per un numero di pagine superiore a 100, invece, i diritti di copia saranno pari a 15,50 Euro più 6,46 Euro ogni ulteriori 100 pagine o frazione di 100.

Per ciò che invece concerne la cd. copia autentica (con attestazione di conformità all'originale), l'art. 268 del Testo Unico dispone che per il rilascio di copie autentiche di documenti è dovuto il diritto nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell'allegato n. 7 del Testo Unico. Anche per quanto riguarda il diritto di copia autentica, quindi, gli scaglioni di pagamento variano al variare del numero di pagine. Il diritto di copia autentica si ottiene sommando però al diritto di copia forfettizzato una somma ulteriore corrispondente al diritto di certificazione di conformità.

La tabella contenuta nell'allegato 7 riporta degli importi che oscillano da un minimo complessivo di 7,75 Euro da 1 a 4 pagine, fino a 19,38 Euro per un pagine comprese tra 51 e 100. Oltre le 100 pagine la tabella in questione prevede che si dovranno aggiungere ai 19,38 Euro altri 7,75 Euro ogni ulteriori 100 pagine o frazione di 100.

Gli importi di cui alle tabelle sopra richiamate sono stati aggiornati ad opera del d.m. Giustizia 4 luglio 2018 in vigore dal 10 agosto 2018 in base alla variazione dell'indice Istat nel triennio 1° luglio 2014 - 30 giugno 2017, ai sensi dell'art. 274 del Testo Unico.

Inoltre si segnala che gli importi su riportati devono essere aumentati del cinquanta per cento. Infatti il d.l. 29 dicembre 2009, n. 193, convertito, con modificazioni dalla l. 22 febbraio 2010, n. 24 ha disposto (con l'art. 4 comma 5) che «Fino all'emanazione del regolamento di cui all'articolo 40 del citato decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, i diritti di copia di cui agli Allegati n. 6 e n. 7 del medesimo decreto sono aumentati del cinquanta per cento…».

Si evidenzia inoltre che l'art. 270 Testo Unico rubricato "copia urgente su supporto cartaceo" stabilisce che per il rilascio entro due giorni di copie su supporto cartaceo, senza e con certificazione di conformità, il diritto dovuto è triplicato.

Infine si segnala che per i giudizi davanti al Giudice di pace l'art. 271 Testo Unico prevede che tutti i diritti di copia sono ridotti alla metà.

Il Testo Unico prende anche in considerazione i costi dei diritti di copia nell'ipotesi di utilizzo di un supporto diverso da quello cartaceo.

In particolare l'art. 269 del Testo Unico dispone che per il rilascio di copie di documenti su supporto diverso da quello cartaceo è dovuto il diritto forfettizzato nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell'allegato n. 8 del Testo Unico. Per ogni cassetta fonografica di 60 minuti o di durata inferiore il diritto di copia forfettizzato è di 3,87 Euro, mentre se si tratta di una cassetta di 90 minuti l'importo è pari a 5,81 Euro. Sono poi indicati i costi per le cassette videofonografiche, sempre in relazione alla durata, quelli per i dischetti informatici da 1,44 MB (“floppy disc”) e per ogni compact disc il diritto è pari a 323,04.

Il diritto di copia forfettizzato dipende quindi dal tipo di supporto.

Si segnala, infine, che il d.l. 29 dicembre 2009, n. 193, conv. con modif. dalla l. 22 febbraio 2010, n. 24 ha disposto (con l'art. 4 comma 5) che «Fino all'emanazione del regolamento di cui all'articolo 40 del citato decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, […] i diritti di copia rilasciata in formato elettronico di atti esistenti nell'archivio informatico dell'ufficio giudiziario sono determinati, in ragione del numero delle pagine memorizzate, nella misura precedentemente fissata per le copie cartacee. Conseguentemente, fino alla stessa data, è sospesa l'applicazione dell'Allegato n. 8 al medesimo decreto limitatamente ai supporti che contengono dati informatici per i quali è possibile calcolare le pagine memorizzate».

A tal riguardo si segnala la circolare n. 157302.U del 20/10/2015 del Ministero della Giustizia che ha recepito la sentenza del Consiglio di Stato, IV, 21 settembre 2015, n. 4408 (cfr. anche T.A.R. Reggio Calabria, I, 17 febbraio 2016, n.195). Tale importante pronuncia ha dettato un criterio utile da applicare al fine di sopperire al vulnus legislativo relativo alla quantificazione dell'importo dei diritti di copia per i supporti informatici non contemplati nel Testo Unico.

Infatti, come visto nel paragrafo che precede, la tabella contenuta nell'allegato 8 del Testo Unico (richiamata dall'art. 269) nell'indicare gli importi forfettizzati da corrispondere a titolo di «diritti di copia su supporto diverso da quello cartaceo» fa rifermento, in relazione ai supporti informatici, soltanto ai dischetti da 1,44 MB (“floppy disc”) e ai compact disc, non esistendo all'epoca dell'emanazione della norma altri supporti. Nella norma non sono infatti disciplinati gli hard disk esterni (HD) e le chiavette USB, aventi capacità di memoria variabile ma tendenzialmente pressoché illimitata in relazione alle finalità cui assolvere in ambito giudiziario, né i DVD, aventi capacità di memoria compresa tra i 4,7 e i 18,8 GB (da 7 a 27 volte superiore al CD), né i Blu-ray (BR), aventi capacità di memoria pari a 25, 50 o 100 GB (da 35 a 140 volte superiore al CD). Né, tanto meno, trova disciplina nella normativa di riferimento il c.d. «MIRRORING», che nel linguaggio informatico designa la realizzazione di una copia esatta di un insieme di dati, conseguita attraverso una procedura di duplicazione di un disco, ovvero di un sito.

L'art. 40 del Testo Unico prevede che vengano «disciplinati, anche con riferimento a nuovi mezzi tecnologici, il diritto di copia e il diritto di certificato e ne sono individuati gli importi sulla base dei costi del servizio e dei costi per l'incasso dei diritti».

In attesa del regolamento previsto dell'art. 40 del Testo Unico, la Direzione Generale del Ministero della Giustizia aveva fornito indicazioni nel senso che per il rilascio di copia di supporti informatici diversi dai floppy e compact disc, potesse farsi riferimento all'importo forfettizzato previsto nella tabella per ogni compact disc.

A seguito della sentenza del Consiglio di Stato n. 4408/2015 del 21/9/2015 la Direzione Generale del Ministero della Giustizia ha rivisto la propria precedente indicazione, adeguandosi al criterio proposto dalla giurisprudenza amministrativa. La pronuncia in questione afferma che l'art. 40 del Testo Unico (che disciplina l'attività di necessario adeguamento legislativo del diritto di copia anche con riferimento all'evoluzione dei mezzi tecnologici) mantiene fermo il riferimento al parametro dei «costi del servizio e dei costi per l'incasso dei diritti». Dunque, dinanzi ad una lacuna determinata dal mancato allineamento tra norma e tecnologia di comune diffusione, la giurisprudenza amministrativa, escludendo che potesse vietarsene od anche semplicemente disincentivarne l'utilizzo, ha ritenuto che fosse necessario fare ricorso all'analogia utilizzando il criterio guida del costo». La giurisprudenza amministrativa dopo aver fatto riferimento al criterio del “costo” (ritenuto preferibile rispetto a quello della “capienza”) e dopo aver precisato che “il costo di un'operazione di trasferimento dati su supporto informatico, grazie all'evoluzione tecnologica, tende ad abbassarsi sempre di più sino a divenire irrisorio o nullo, ha affermato che “in relazione a fattispecie non previste dal legislatore ma rese ormai frequenti dalla rapida evoluzione tecnologica” debba farsi riferimento «al quantum a suo tempo fissato per la memorizzazione su CD essendo ragionevole ipotizzare che la memorizzazione su supporti di memoria più capienti forniti dagli interessati non sia, tutto sommato, più onerosa della prima».

Ciò ha condotto a ritenere che, in attesa del regolamento previsto dall'art. 40 del testo Unico e al fine di evitare un vulnus per il pieno esercizio dei diritti di difesa nonché per evitare contenziosi, gli Uffici giudiziari possano chiedere, ai fini della copia della documentazione in atti mediante l'utilizzo di tutti gli strumenti informatici e telematici diversi da floppy e CD (secondo la scelta del supporto su cui riversare i dati da parte del richiedente, e non secondo la scelta dell'amministrazione circa le loro modalità di archiviazione), esclusivamente e per una sola volta l'importo forfettario di Euro 295,16 (ora rivalutato in 323,04Euro).

Tuttavia la Direzione Generale del Ministero della Giustizia con la circolare sopra richiamata ha precisato che l'importo forfettario di Euro 295,16(ora rivalutato in 323,04Euro) si applica per ogni singola richiesta presentata dalla medesima parte nonché che il principio elaborato dalla giurisprudenza amministrativa non trova applicazione laddove sia possibile calcolare il numero delle pagine memorizzate sul supporto informatico. A tal ultimo riguardo, infatti, si rammenta che la norma dell'art. 4 comma 5 d.l. 29 dicembre 2009, n. 193, convertito, con modificazioni dalla l. 22 febbraio 2010, n. 24 ha disposto che «Fino all'emanazione del regolamento di cui all'articolo 40 del citato decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, […] i diritti di copia rilasciata in formato elettronico di atti esistenti nell'archivio informatico dell'ufficio giudiziario sono determinati, in ragione del numero delle pagine memorizzate, nella misura precedentemente fissata per le copie cartacee. Conseguentemente, fino alla stessa data, è sospesa l'applicazione dell'Allegato n. 8 al medesimo decreto limitatamente ai supporti che contengono dati informatici per i quali è possibile calcolare le pagine memorizzate».

Con l'entrata in vigore dell'art. 52 d.l. n. 90/2014 (misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari)sono aumentati, in materia di rilascio copie atti giudiziari, il numero dei soggetti abilitati ad «attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico».

Infatti, per il richiamo che il d.l. n. 179/2012, conv. con modif. dalla l. n. 221/2012 fa al predetto art. 52 del decreto-legge, all'art. 16-bis, comma 9-bisd.l. n. 179/2012 viene previsto che «Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale» e che «Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all'originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all'ordine del giudice».

Tale novità legislativa, che – si ripete – ha in concreto ampliato il novero dei soggetti abilitati attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico, è stata recepita dal legislatore anche nel Testo Unico in materia di spese di giustizia che infatti già all'art. 40 ha aggiunto due ulteriori commi (1-quater e 1-quinquies) i quali statuiscono che «Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi» e che «Il diritto di copia autentica non è dovuto nei casi previsti dall'articolo 16-bis, comma 9-bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221». Tali disposizioni sono state poi, ovviamente, riprodotte anche negli artt. 268 e 269 (l'art. 269 riguarda il diritto di copia su supporto diverso da quello cartaceo) del medesimo Testo Unico.

Per certificato si intende l'attestazione scritta, anche su moduli preordinati di dati o elementi risultanti da registri o documenti ufficiali delle cancellerie e segreterie giudiziarie.

Se il contenuto di queste attestazioni può essere desunto da atti o sentenze, il cancelliere non deve rilasciare alcun certificato, e la parte dovrà chiedere copia integrale o parziale dell'atto o della sentenza (nota Min. G.G. Aff. Civ. n. 4/1938/61 del 14/01/69).

Per il rilascio di tale certificazione sono dovuti dalla parte richiedente i cc.dd. diritti di certificato che sono disciplinati dall'art. 273 del Testo Unico il quale dispone che «a) per ogni certificato richiesto dalle parti, compreso il certificato del casellario giudiziale, quello dei carichi pendenti e quello delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, è dovuto un diritto pari a euro 3,10; b) per il certificato del casellario giudiziale, per quello dei carichi pendenti e per quello delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, se si richiede il rilascio immediato e si ottiene il certificato nel medesimo giorno della richiesta, è dovuto un ulteriore diritto di euro 3,10».

Anche gli importi contenuti nell'art. 273 del Testo Unico sono stati aggiornati a 3,87 Euro (in ragione dell'applicazione della disposizione di cui all'art. 274 del Testo Unico) ad opera del d.m. Giustizia 4 luglio 2018 in vigore dal 10 agosto 2018.