Riunione condominiale videoregistrata

È possibile video-riprendere lo svolgimento dell'assemblea, eventualmente riportando il relativo file sul sito internet del condominio?

Si ritiene ammissibile redigere il processo verbale dell'assemblea, in alternativa al cartaceo, come documento informatico, a condizione che venga sottoscritto dal presidente e dal segretario con le loro firme elettroniche, avanzate o digitali.

Per «documento informatico», non deve intendersi solo il documento redatto tramite il computer, potendo anche essere un file video o audio, costituendo, infatti, il suddetto documento «la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» (art. 1, comma 1, d.lgs. n. 82/2005).

In questa prospettiva, le riunioni condominiali potrebbero essere registrate in formato video o audio, purché sempre che siano apposte sul file digitale le firme elettroniche del presidente e del segretario.

Per problemi di privacy, sarebbe meglio, però, ottenere il previo consenso al relativo trattamento dei dati personali da parte dei presenti (condomini o loro delegati) alla riunione, a meno che un'apposita disposizione del regolamento legittimi tale modalità di registrazione.

Al riguardo, il recente vademecum emanato dal Garante della privacy in data 10 ottobre 2013 ha puntualizzato che «l'assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti» , aggiungendo che «la documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti».

Il file in tal modo sottoscritto digitalmente avrebbe l'efficacia della scrittura privata come il processo verbale di tipo cartaceo, con il vantaggio di ridurre i tempi di redazione del relativo documento e di evitare i rischi di un'errata o infedele trascrizione del medesimo documento.

Potrebbero, tuttavia, verificarsi problemi pratici nell'eventualità che il processo verbale assembleare rappresentato dal documento informatico debba essere esibito a terzi, ad esempio, all'autorità giudiziaria per dimostrare il contenuto di una deliberazione adottata in quella riunione o all'istituto bancario per provare l'autorizzazione all'amministratore ad aprire il conto corrente.