Termini e perfezionamento del deposito telematico di un atto (PCT)

***DOCUMENTO IN FASE DI AGGIORNAMENTO AUTORALE DI PROSSIMA PUBBLICAZIONE***

Il deposito in modalità telematica degli atti e documenti deve avvenire in ogni caso “nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”.

Nella presente “Bussola” si esaminano nel dettaglio le disposizioni concernenti il momento perfezionativo del deposito telematico, rappresentate essenzialmente dall'art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, a norma del quale «il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia", con la precisazione che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna e' generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, comma 4 e 5, c.p.c.»; il richiamo di tale norma del codice di rito comporta che si applica anche all'ipotesi di deposito telematico la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato.

La norma di legge ordinaria in argomento è l'art. 16-bis, comma 7,d.l. n. 179/2012, a mente del quale “il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia".

Le Regole Tecniche sul PCT ribadiscono che la “generazione” della RdAC inviata dal gestore di PEC del Ministero della Giustizia individua il momento in cui il deposito si intende “ricevuto” dal Dominio Giustizia, attestando altresì “l'avvenuto deposito dell'atto o del documento presso l'ufficio giudiziario competente” (art. 13, commi 2 e 3, d.m. Giustizia n. 44/2011).

E' peraltro doveroso dare atto di un contrasto fra una norma regolamentare (tuttora in vigore) e la legge ordinaria.

Le regole tecniche, infatti, stabiliscono che “quando la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo” (art. 13, comma 3, d.m. Giustizia n. 44/2011), in contrasto dunque con l'appena citato art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012.

Appare peraltro inevitabile concludere che il disposto della norma di legge debba prevalere su quello della norma regolamentare, e perciò il deposito telematico deve considerarsi tempestivo ove la RdAC riporti una data e ora antecedente alle 23:59:59 del giorno di scadenza.

A norma dell'art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, «il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, comma 4 e 5, c.p.c.».

Dette disposizioni del codice di rito civile stabiliscono che "se il giorno di scadenza è festivo, la scadenza è prorogata di diritto al primo giorno seguente non festivo", e che "la proroga [...] si applica altresì ai termini per il compimento degli atti processuali svolti fuori dell'udienza che scadono nella giornata del sabato ".

È noto inoltre che nel sistema del PCT “la dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 30 Megabyte” (art. 14, comma 3, delle Specifiche Tecniche di cui al Provv. DGSIA 16/4/2014).

In tale ipotesi, sempre il comma 7 dell'art. 16-bis sopra citato stabilisce che "il deposito degli atti o dei documenti puo' essere eseguito mediante gli invii di piu' messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando e' eseguito entro la fine del giorno di scadenza."

Sul punto, si rinvia per approfondimenti alle bussole "Busta oltre i 30 mega" e "Ricevute successive al deposito telematico".

Come illustrato nella Bussola riguardante le “Ricevute successive al deposito telematico”, al paragrafo “Esito dei controlli automatici”, i sistemi informatici del Ministero della Giustizia effettuano i controlli automatici (formali) sulla busta telematica inviata dal soggetto esterno.

Tali controlli possono rilevare errori di tre tipologie, riassunti nella seguente tabella, con la sintesi delle indicazioni date dal Ministero con la Circolare del Dipartimento Affari di Giustizia avente ad oggetto «Adempimenti di cancelleria relativi al Processo Civile Telematico» (testo consolidato aggiornato alla Circolare 23 ottobre 2015):

Fermo restando che l'anomalia di tipo FATAL determina l'impossibilità di lavorare il deposito, e quindi di considerarlo perfezionato, può accadere che l'operatore di cancelleria, riscontrando un'anomalia di tipo WARN o ERROR, non accetti il deposito in sede di controlli manuali, inibendo l'inserimento dell'atto nel fascicolo informatico.

Ma quale effetto ha tale “rifiuto” sull'atto depositato?

La questione è assai delicata, in quanto vi è chi sostiene che detto rifiuto travolgerebbela “ricevuta di avvenuta consegna” (RdAC) prevista dall'art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, la generazione della quale individua il momento cui il deposito telematico“si ha per avvenuto”, con il che il deposito telematico di un atto dovrebbe considerarsi “fattispecie a formazione progressiva”, con effetti che retroagiscono al momento della generazione della RdAC soltanto nel caso in cui non vi siano successive anomalie.

Le pronunce giurisprudenziali di maggiore interesse sul punto si sono soffermate su alcune tipologie di errori materiali che hanno comportato, per il depositante, la necessità di richiedere una rimessione in termini.

Secondo un primo orientamento (“inaugurato” da Trib. Torino, ord., 11 giugno 2015), l'art. 16-bis, comma 7, d.l. n. 179/2012, nello stabilire che il deposito si ha per avvenuto con la generazione della RdAC, ha la funzione di «esonerare il depositante dal rischio di tardività del deposito in ragione di ritardi di lavorazione a lui non imputabili [...] ma non dal rischio di nullità del deposito per carenza dei requisiti indispensabili»: la fattispecie era quella di un deposito che, per errore di compilazione, era stato diretto ad un fascicolo avente numero di ruolo diverso da quello corretto (18366/14 in luogo di 18336/14).

Si muove dall'assunto per cui il deposito telematico di un atto deve avvenire «nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici», la quale prevede che, a corredo dell'atto del processo, deve essere inviato un file in formato .xml (DatiAtto.xml) che contiene «le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo» (art. 12 Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

Conseguentemente, «il deposito di un atto processuale in un fascicolo non pertinente è affetto da nullità perché mancante dei requisiti indispensabili al raggiungimento dello scopo (art. 156 c.p.c.). Il deposito in cancelleria ha infatti la funzione di comunicare la memoria alla controparte (art. 170 comma 4 c.p.c.), oltre che al giudice. Questa funzione viene del tutto a mancare se l'atto non può essere reso accessibile nel pertinente fascicolo telematico perché indirizzato altrove».

A nulla, secondo il Giudice, vale una rettifica del deposito a termine decadenziale ormai spirato, né viene ritenuta possibile la rimessione in termini, ritenendo che la stessa possa essere ammessa «al verificarsi di almeno una tra queste due condizioni:

a) non imputabilità della causa di rifiuto del deposito;

b) grave ritardo del cancelliere nell'accettazione/rifiuto dell'atto».

Nel medesimo senso si è espresso il Tribunale di Milano, con ordinanza 8 ottobre 2015.

Diversamente ha deciso il Tribunale di Pescara, con ordinanza 2 ottobre 2015, che ha ritenuto non rilevante l'errore del depositante in merito al numero di R.G. della causa, sul presupposto che «qualsiasi operatore di cancelleria, all'atto della ricezione, sarebbe in grado di rilevare immediatamente, incrociando i dati relativi alle parti ed al numero della causa, l'indicazione erronea del numero del fascicolo da parte del depositante e segnalarglielo, sicché identica capacità si può e si deve pretendere da un sistema telematico».

Quest'ultima pronuncia, peraltro, è di difficile interpretazione in quanto non è dato comprendere il motivo per il quale al depositante, che pur aveva indicato un numero di R.G. errato, sia stato recapitato un esito dei controlli automatici positivo: l'unica ipotesi plausibile è che il depositante abbia inserito, in luogo di quello corretto, il numero di R.G. di altra causa in cui risultava regolarmente costituito (diversamente, avrebbe ricevuto un esito controlli automatici negativo, con anomalia di tipo ERROR - vedi casistica -, che sarebbe stata verosimilmente recapitata in tempo utile da consentirgli di effettuare un nuovo deposito col numero di R.G. corretto).

Altro caso di errore su cui la giurisprudenza si è pronunciata è quello relativo ad un deposito effettuato in difformità alle indicazioni fornite dal Ministero con riferimento all'accorpamento degli Uffici, con la finalità di gestire il transitorio verso la soppressione definitiva dei Tribunali circondariali interessati dalla revisione della geografia giudiziaria di cui al d.lgs. n. 155/2012.

Secondo tali indicazioni «il deposito telematico degli atti in corso di causa riguardanti procedimenti pendenti (alla data di soppressione dell'ufficio giudiziario) deve essere effettuato utilizzando comunque la casella di PEC dell'ufficio soppresso».

L'interpretazione più rigorosa condurrebbe a considerare il deposito telematico effettuato all'indirizzo PEC dell'Ufficio accorpante come affetto da inesistenza, in quanto parificabile all'ipotesi di deposito dell'atto presso un Ufficio incompetente.

Il Tribunale di Cuneo, investito della questione (decisa con ordinanza 20 marzo 2015), ha valutato con minore rigore l'errore del depositante che aveva diretto l'atto all'indirizzo PEC Tribunale di Cuneo (e non a quello di Mondovì, soppresso), rilevando che l'accorpamento, al di là di quanto previsto dal sistema telematico, determinava «unicità di Cancelleria Civile (quella del Tribunale accorpante)»; conseguentemente, rimetteva in termini le parti «disponendo che, comunque, nel rispetto della procedura, il deposito telematico degli atti avvenga definitivamente presso l'attuale articolazione territoriale di Mondovì (ex Tribunale) del Tribunale di Cuneo».

La giurisprudenza successiva fa registrare due importanti pronunce, entrambe del Tribunale di Torino, che cessano di ricondurre all'istituto della rimessione in termini la fattispecie del deposito telematico affetto da errore (sia di tipologia “ERROR” che di tipologia “FATAL”) in sede di “terza PEC”, e ne confermano la validità e tempestività sin dal momento di generazione della ricevuta di avvenuta consegna.

Il Tribunale di Torino. I sez. civile, ord. 23 dicembre 2016 (est. Sburlati), in un caso di deposito telematico di comparsa di risposta nel registro “Lavoro” anziché nel registro “Contenzioso Civile”, dichiarava valido il deposito della comparsa di risposta alla data della ricevuta di avvenuta consegna, in applicazione dell'art. 16-bis, comma 7, D.L. 179/2012 e dell'art. 13, comma 2, del D.M. 21/2/2011 n. 44.

A giudizio del Tribunale del capoluogo piemontese “l'accettazione dell'atto da parte della cancelleria non concorre a integrare la fattispecie del deposito, ma riguarda “il mero inserimento dell'atto nel fascicolo digitale”, non potendosi ammettere che “anomalie che bloccano l'inserimento nel fascicolo sortiscano l'effetto di travolgere retroattivamente il deposito”.

Tale interpretazione, sempre secondo il Tribunale, nasce dall'opportunità di “evitare per gli atti telematici che meri errori materiali, anche di piccola entità e privi di rilevanza negli atti analogici, comportino gravi conseguenze processuali, in ipotesi in cui potrebbe non applicarsi l'istituto della rimessione in termini ex art. 153 c.p.c., che presuppone la non imputabilità della causa della decadenza.”

Il Tribunale rilevava altresì, come indicato dal punto 7.1 della Circolare 23 ottobre 2015, che l'azione di trasferimento del fascicolo da un registro ad un altro non è ancora consentita, e che “il nuovo invio della comparsa di risposta [avesse] esclusivamente comportato l'eliminazione dell'errore materiale che impediva l'inserimento nel fascicolo di un atto già ritualmente depositato”.

Con ordinanza del 7 febbraio 2017 (I sez. Civile, est. Sburlati), pronunciata su in un caso di deposito che in sede di esito dei controlli automatici risultava affetto da “Errore inatteso durante la verifica firma” (errore “fatale” che inibiva alla cancelleria l'accettazione dell'atto, il quale veniva perciò rifiutato), il Tribunale di Torino dichiarava i documenti tempestivamente depositati sempre in applicazione dell'art. 16-bis, comma 7, D.L. 179/2012 e dell'art. 13, comma 2, del D.M. 21/2/2011 n. 44.

Richiamato quanto stabilito nel provvedimento di cui sopra, il Tribunale riteneva irrilevante, ai fini della tempestività del deposito, l'azione di rifiuto della cancelleria, oltretutto rigettando l'istanza di rimessione in termini (pur formulata dalla parte incappata nell'errore) “attesa la tempestività del deposito dei documenti in esame”, nonché ulteriore istanza della parte avversa relativa alla concessione di un “ulteriore e congruo termine” per prova contraria, in quanto i documenti erano stati accettati dalla cancelleria “lo stesso giorno in cui è avvenuto il rifiuto dell'invio precedente” e tale parte avversa non allegava “specifiche violazioni del diritto di difesa”.

Tale impostazione è totalmente condivisibile, perché rispetta la ratio della normativa (che non prevede deroghe all'art. 16-bis, comma 7 D.L. 179/2012, chiarissimo nell'indicare nella generazione della RdAC il momento perfezionativo del deposito indipendentemente dalle vicende tecniche successive).

Orientamenti a confronto