Copia informatica di atti e documenti

Inquadramento

L'introduzione del processo civile telematico e la conseguente possibilità o necessità di provvedere al deposito telematico degli atti ha portato gli operatori pratici a doversi confrontare con l'utilizzo di strumenti nuovi, con l'informatizzazione dei fascicoli, con la digitalizzazione dei dati.

Il processo civile telematico è nato con il fine di rendere più celere ed efficiente lo svolgimento dei processi attraverso l'utilizzo degli strumenti telematici. Le principali funzionalità offerte dal processo civile telematico riguardano il deposito telematico degli atti, la consultazione telematica dei fascicoli e dei documenti in essi contenuti; le comunicazioni e notificazioni telematiche per il tramite della posta elettronica certificata; i pagamenti telematici relativi alle spese di giustizia, ai diritti e al contributo unificato, con valore liberatorio a favore del soggetto in nome del quale il pagamento è stato effettuato ed il deposito telematico degli atti giudiziari.

Com'è noto il deposito telematico degli atti era obbligatorio inizialmente solo per i cd. atti endoprocessuali, mentre per gli altri atti, tra cui quelli introduttivi, era lasciata alle parti la facoltà di scegliere tra il deposito cartaceo e quello telematico.

Il decreto 10 ottobre 2022, n. 149, emanato per l'attuazione della legge 26 novembre 2021, n. 206, recante delega al Governo per l'efficienza del processo civile e per la revisione della disciplina degli strumenti di risoluzione alternativa delle controversie e misure urgenti di razionalizzazione dei procedimenti in materia di diritti delle persone e delle famiglie nonchè in materia di esecuzione forzata, ha introdotto alle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile e disposizioni transitorie il titolo V-ter, rubricato "Disposizioni relative alla giustizia digitale". In particolare, al deposito telematico degli atti è dedicato il Capo I, in cui sono inseriti gli artt. 196-quater, quinques, sexies e septies.

All'art. 196-quater viene sancita l'obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali e dei documenti, ivi compresa la nota di iscrizione a ruolo, da parte dei difensori e dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria, nei procedimenti davanti al giudice di pace, al tribunale, alla Corte d'appello e alla Corte di cassazione. Qualora i sistemi informatici del dominio giustizia non siano funzionanti e sussiste una situazione di urgenza, il capo dell''ufficio autorizza il deposito con modalità non telematiche, dandone comunicazione attraverso il sito istituzionale dell'ufficio. Con la medesima forma di pubblicità provvede a comunicare l'avvenuta riattivazione del sistema.

Viene quindi definitivamente sancita l'obbligatorietà del deposito telematico per tutti gli atti e documenti nei procedimenti dinanzi ai Tribunali ed alle Corti di appello introducendo anche l'obbligo del deposito innanzi alla Corte di cassazione e finalmente anche al Giudice di Pace. 

All'interno del fascicolo telematico possono rinvenirsi quindi sia duplicati informatici sia copie informatiche, che possono essere estratti dalle parti e salvati sul pc o stampati a seconda delle esigenze. L'operatore pratico deve fare attenzione a non confondere tali tipologie di atti informatici, trattandosi di atti differenti che tra l'altro seguono regole procedurali diverse, come si evidenzierà di qui a breve.

La Cassazione è intervenuta recentemente proprio in merito alla distinzione tra copia informatica e duplicato informatico confermando che «la "coccarda" e la stringa alfanumerica indicante i firmatari dell'atto/provvedimento sono requisiti che appartengono alla copia informatica di un documento nativo digitale, trattandosi di segni grafici che sono generati dal programma ministeriale in uso alle cancellerie degli uffici giudiziari e che non rappresentano la firma digitale, ma una mera attestazione in merito alla firma digitale apposta sull'originale di quel documento, mentre tali requisiti non appartengono al duplicato informatico. Il duplicato informatico è il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario (che si misurano in bit); ne consegue che  la corrispondenza del duplicato informatico (in ogni singolo bit) al documento originario non emerge (come, invece, nelle copie informatiche) dall'uso di segni grafici – la firma digitale è, infatti, una sottoscrizione in “bit”, una firma elettronica, il cui segno, restando nel file, è invisibile sull'atto analogico, ovvero sulla carta – ma dall'uso di programmi di algoritmi, che consentano di verificare e confrontare l'impronta del file originario con il duplicato» (Cass. civ., n. 27379/2022).

La copia informatica: tipologie e valore probatorio

Il codice dell'amministrazione digitale, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, distingue tre tipologie di copia informatica: la copia informatica di un documento analogico; la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; la copia informatica di un documento informatico.

La copia informatica di documento analogico (art. 1, lett. i-bis del CAD) è descritta come il «documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto»: essa consiste nella riproduzione del solo contenuto, riscritto manualmente o acquisito con procedura OCR (optical character recognition: programmi dedicati al rilevamento dei caratteri contenuti in un documento ed al loro trasferimento in testo digitale leggibile da una macchina), che consente di convertire un testo stampato in un formato che può essere facilmente modificato e conservato; il risultato sarà, quindi, un testo selezionabile.

La copia informatica per immagine su supporto informatico di documento analogico (art. 1, lett. i-ter) è, invece, «il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto»: trattasi solitamente della acquisizione tramite scanner di un'immagine del documento o la fotografia digitale del documento.

La copia informatica di documento informatico (art. 1, lett. i-quater), poi, è qualificata come «il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari». Si avrà, in tal caso, identità di contenuto, ma non di forma, testimoniata dalla diversa sequenza di bit. L'ipotesi tipica è la conversione di un file di testo (doc, odt) in un file pdf: operazione che costituisce la regola nel processo telematico, in cui l'atto processuale, a norma dell'art. 12 del Provvedimento Responsabile DGSIA del 16 aprile 2014, è in formato pdf ed è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti.

Circa il valore delle copie, l'art. 196-octies delle disposizioni di attuazione al codice di procedura civile, introdotto dal citato decreto n. 149/2022, che ha abrogato gli artt. 16-bis, 16-septies, 16-decies-16-undecies di cui al d.l. n 179/2012,  convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, dispone che «Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonchè dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale posso estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all'originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all'ordine del giudice».

La nuova disposizione non apporta modifiche alla precedente disciplina, limitandosi a riprodurre pedissequamente il contenuto dell'abrogato articolo 16-bis. Tuttavia, ha il merito di aver inserito tale disciplina all'interno del codice di rito, ovvero nelle disposizioni di attuazione al codice di procedura civile.

I soggetti abilitati (avvocato, CTU) depositano gli atti in pdf, firmandoli: ebbene, l'infrastruttura ministeriale esibisce due versioni del file. Da un lato, consente di scaricare un file pdf, munito lateralmente di una stringa che identifica il firmatario e di una coccarda, che graficamente agevolano la percezione della presenza di una firma digitale: è evidente che si tratta di una copia informatica di documento informatico, poiché l'originario atto in pdf depositato viene trasformato in un altro file pdf con delle informazioni aggiuntive, la coccarda e la stringa, e privo di firma digitale. Dall'altro lato, consente di scaricare il duplicato informatico del medesimo atto: si avrà, quindi, lo stesso pdf firmato digitalmente depositato, con la stessa sequenza binaria.

Nel primo caso, sarà onere dei soggetti elencati nell'art. 16-bis, comma 9-bis, attestare la conformità della copia all'originale; nel secondo caso, ciò non si rende necessario, posto che sarebbe come avere in mano l'originale medesimo.

Il duplicato informatico è definito come «il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario». In sostanza, trattasi di un file esattamente identico non solo nel contenuto e nella forma, ma anche sotto il profilo della sequenza binaria, “bit a bit”, all'originale depositato. A norma del CAD, il valore del duplicato è diverso da quello della copia informatica: ai sensi dell'art. 23-bis, comma 1, «i duplicati informatici hanno lo stesso valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71».

Immediata conseguenza è il venire meno dell'onere per l'avvocato di doverne attestare la conformità all'originale, a differenza di quanto previsto per le copie informatiche.

Notifica della copia informatica

L'avvocato può scaricare dal fascicolo informatico gli atti in esso inseriti anche al fine di effettuare delle notifiche.

Occorre innanzitutto distinguere se la notifica della copia informatica sia cartacea oppure telematica. Se si vuole notificare nelle forme tradizionali cartacee la copia informatica dell'atto/provvedimento estratta dal fascicolo informatico occorre: estrarre la copia informatica, stampare l'atto estratto in due o più copie a seconda del numero dei destinatari della notifica, attestare la conformità in calce all'atto estratto o su foglio separato, preparare la relata di notifica, spillare nell'ordine l'atto, l'attestazione di conformità, la relata di notifica e portare poi l'atto alla notifica.

Se si desidera, invece, notificare la copia informatica a mezzo posta elettronica certificata, l'attestazione di conformità andrà fatta obbligatoriamente nella relata di notifica, così come dispongono l'art. 3-bis, comma 4, lettera g), della legge 21 gennaio 1994, n. 53, l'art. 196-undecies, comma 3, delle disp. att. al codice di procedura civile, introdotto dal citato decreto n. 149 del 2022 e dall'art. 19-ter Provvedimento DGSIA 16 aprile 2014, come modificato dal Provvedimento DGSIA del 28 dicembre 2015 in vigore dal 9 gennaio 2016.

Per la notifica a mezzo PEC della copia informatica occorre: estrarre la copia informatica dal fascicolo informatico salvandola in una cartella del proprio pc, redigere la relata di notifica provvedendo ad effettuare in quest'ultima l'attestazione della conformità della copia che si va a notificare all'atto estratto dal fascicolo informatico indicando il nome del file e descrivendo brevemente l'atto in questione; convertire il file della relata di notifica in pdf nativo e firmarlo digitalmente.

A questo punto occorre inviare un nuovo messaggio tramite la propria PEC, inserire l'indirizzo PEC del destinatario, scrivere nell'oggetto che si tratta di una notifica ai sensi della l. n. 53/1994, allegare alla PEC la copia informatica estratta dal fascicolo informatico e la relata di notifica in pdf nativo firmata digitalmente, inviare la PEC al destinatario ed archiviare, infine, le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna.

Per copia informatica di un atto o provvedimento, si intende sia quella estratta dal fascicolo informatico della causa, ai sensi dell'attuale art. 196-octies disp. att. al c.p.c., sia quella ottenuta dalla scansione in pdf immagine di un atto o provvedimento analogico che si detiene in originale o in copia conforme.

In tale ultima categoria rientrano, ad esempio, i decreti ingiuntivi provvisoriamente esecutivi o la copia esecutiva della sentenza rilasciati in forma cartacea dalla cancelleria, oppure i provvedimenti necessariamente analogici emessi dal giudice di pace. Quindi, la copia informatica necessita dell'attestazione di conformità al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico se da quest'ultimo è stata estratta oppure all'originale analogico od alla copia conforme analogica in possesso di chi attesta, se è stata ottenuta dalla scansione in pdf immagine dei riferiti atti analogici.

Infine, qualora la sentenza che si intende impugnare venga notificata al ricorrente a mezzo di posta elettronica certificata (PEC), l'attestazione di conformità dovrà comunque essere apposta sulla copia analogica (stampa cartacea) tratta dall'originale digitale contenuto nel fascicolo informatico e non sulla copia notificata telematicamente. Quindi, per creare la copia cartacea conforme all'originale digitale, il difensore deve accedere tramite il PCT al fascicolo informatico ed estrarre da lì la copia da asseverare. Infatti, soltanto le copie analogiche «estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità [...], equivalgono all'originale» (art. 16-bis, comma bis, cit.). Poiché l'originale del provvedimento è quello digitale presente nel fascicolo informatico, è da quello soltanto che può estrarsi una copia autentica (Cass. civ., 9 novembre 2017, n. 26520). Se il difensore apponesse l'attestazione di conformità sulla copia del provvedimento che gli è stata notificata, anziché sull'originale scaricato dal PCT, egli attesterebbe la conformità di una "copia della copia", anziché della copia estratta direttamente dall'originale. Per soddisfare l'onere di deposito della copia autentica anche della relazione di notificazione, il difensore del ricorrente, destinatario della suddetta notifica, deve estrarre copie cartacee del messaggio di posta elettronica certificata pervenutogli e della relazione di notificazione redatta dal mittente ex art. 3-bis, comma 5, l. n. 53/1994, attestare con propria sottoscrizione autografa la conformità agli originali digitali delle copie analogiche formate e depositare nei termini queste ultime presso la cancelleria della Corte (Cass. civ., 14 luglio 2017, n. 17450).

Va tuttavia precisato che la Cassazione avrebbe dovuto distinguere in base alla tipologia del file allegato alla PEC: infatti, in caso di duplicato informatico, che ha lo stesso valore e la stessa efficacia giuridica dell'originale informatico dal quale è tratto, il destinatario della notifica, avvalendosi dell'interpretazione estensiva dell'art. 9, comma 1-ter, l. n. 53/1994 (così come affermato dalla Corte con le decisioni n. 6657 del 15 marzo 2017 e n. 17450 del 14 luglio 2017), può stampare e dichiarare conforme all'originale sia il messaggio PEC sia gli allegati contenuti e, tra questi, anche la sentenza.

La Cassazione ha affermato anche che la notifica della copia informatica per immagine della sentenza, che l'avvocato ha attestato essere conforme alla copia autentica della sentenza così attestata dal Cancelliere, è idonea a far decorrere il termine breve per l'impugnazione (Cass. civ., n. 19517/2019), così come la notifica del duplicato informatico della sentenza (Cass. civ. n. 8464/20219).

La notifica della sentenza effettuata alla controparte a mezzo PEC fa decorrere il termine breve d'impugnazione nei confronti del destinatario laddove il notificante dimostri di aver allegato e prodotto la copia cartacea del messaggio di trasmissione a mezzo PEC, le ricevute di consegna e accettazione e la relata di notificazione, sottoscritta digitalmente dal difensore, nonché la copia conforme della sentenzamediante estrazione di copia informatica dell'atto formato su supporto analogico e attestazione di conformità (Cass. civ. n.18317/2019).

La mancanza, nella copia della sentenza notificata, dell'attestazione di conformità all'originale, rilasciata dal cancelliere, non incide sulla validità della notificazione, attesa la tassatività dei casi di nullità previsti dall'art. 160 c.p.c., e non ne comporta l'inidoneità a far decorrere il termine breve per l'impugnazione, salvo che il destinatario della notifica non lamenti l'incompletezza della copia ricevuta o la difformità tra tale copia e l'originale (Cass. civ. n. 10138/2022).

In merito alle modalità di rilascio della procura, la Cassazione ha precisato che, in caso di notifica di un atto giudiziario a mezzo PEC, la procura rilasciata su supporto analogico dalla parte al difensore deve essere da questi sottoscritta con firma autografa e, successivamente, trasformata in copia informatica di documento analogico, la cui conformità all'originale deve essere attestata dal difensore nella relata di notifica (Cass. civ., n. 6318/2023). Nel caso in cui la procura sia conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici deve trasmettere la copia informatica autenticata con firma digitale (Cass. civ. n. 18282/2022).