Sede sociale

Sotto il profilo generale, in termini civilistici, il concetto di sede legale è equivalente al concetto di residenza per le persone fisiche. Il dato codicistico indica che quando la legge fa dipendere determinati effetti dalla residenza o dal domicilio, per le persone giuridiche si ha riguardo al luogo in cui è stabilita la loro sede. Nei casi in cui la sede stabilita ai sensi dell'art. 16 c.c. o la sede risultante dal registro è diversa da quella effettiva, i terzi possono considerare come sede della persona giuridica anche questa ultima.

Sotto il profilo prettamente societaristico, la definizione di sede legale non va confusa con i termini di sede operativa e sede amministrativa. Difatti, l'utilizzo di tali ultime definizioni indicano gli uffici dell'impresa, nella quale vengono svolte le attività politiche e gestionali. In temrini processualistici, il concetto di sede legale vuole l'associazione a quello di centro degli affari in funzione della ricongnizione del mero luogo di notifica della corrispondenza legale. Il formante giurisprudenziale in materia chiarisce che, ai fini dell'equiparazione di fronte ai terzi, ex art. 46 c.c., della sede effettiva della persona giuridica alla sede legale, deve intendersi per sede effettiva il luogo in cui hanno concreto svolgimento le attività amministrative e di direzione dell'ente ed ove operano i suoi organi amministrativi o i suoi dipendenti, ossia il luogo deputato o stabilmente utilizzato per l'accentramento dei rapporti interni e con i terzi, degli organi e degli uffici in vista del compimento degli affari e della propulsione dell'attività dell'ente.

La sede sociale rappresenta il luogo in cui vengono svolte le fondamentali attività della vita societaria. La disciplina positiva prevede una omologazione prescrittiva per le varie possibili tipologie di società: di persone e di capitali.

L'art. 2295 c.c., in tema di società di persone, indica che l'atto costitutivo della società deve riportare la sede della società e le eventuali sedi secondarie.

In tema di società di capitali, i riferimenti da tenere presente sono gli artt. 2328 e 2463 c.c.; la normativa indicata pur, di fatto, prescrivendo la necessità della indicazione della sede sociale e delle eventuali sedi secondarie, risulta, in punto di diritto, diversa da quella in materia di società di persone per le ragioni che a breve saranno esposte.

Medesima disciplina è prevista per le società cooperative.

Ancora, il sistema della notificazione degli atti processuali alla sede sociale della società segue una regola di affidamento del terzo e di conoscibilità del dato pubblicitario una volta correttamente inserito presso il registro pubblico (i.e., Registro delle imprese).

La sede sociale rappresenta il luogo ove, naturaliter, si svolge la vita sociale e, in particolare, in cui i soci si riuniscono per discutere e deliberare sulle materie portate a decisione dall'organo di amministrazione.

Pertanto, è interessante, svolgere delle considerazioni in merito al rapporto tra sede sociale e attività societaria. Se si ragiona sulla dinamica di convocazione nel procedimento assembleare, si arriva a dedurre come il dato normativo voglia salvaguardare, innanzitutto, profili di ordine funzionale, attesa la constatazione, in termini di tutela, della convocazione assembleare come strumento tendente ad assicurare il rispetto del principio della collegialità della decisione, quale, a sua volta, momento fondante il valore vincolante della delibera verso tutti i soci, e, al contempo, quale momento determinante la vincolatività dell'agere amministrativo in rispetto all'esplicitazione volitiva impegnante la società come persona giuridica altra rispetto ai soci.

In tale prospettiva la scelta del luogo ove si riuniscono i soci, di prassi, rispetta un criterio di funzionalità tra partecipazione del socio e interesse sociale.

Ebbene, in tale ambito di ricerca del ruolo della convocazione de qua, risulta opportuno indagare l'espressione utilizzata dal legislatore nella disciplina positiva delle società a responsabilità limitata, in tema la preventiva informazione prescritta dalla norma necessita di una prodromica chiarificazione di ordine sistematico: l'abbandono del termine «tempestiva», con riferimento all'informazione, non può condurre, ermeneuticamente, al una reductio di tutela dei soci quali soggetti (unici) interessati ad avere pronta e idonea comunicazione della volontà di convocazione dell'assemblea.

La lettura del dato normativo conforta l'espressa ipotesi: difatti, nella ricerca del comune denominatore delle deliberazioni assembleari occorre analizzare, in realtà, il principio sostanziale sotteso alla lettera della norma rappresentato espressamente dal dato che ogni socio ha diritto di partecipare alle decisioni previste e che il suo voto vale in misura proporzionale alla sua partecipazione.

Analizzando la valenza semantica dell'espressione usata dal legislatore, partecipare, prendere parte, essa ha, in sé insita, una determinazione attiva del soggetto che partecipa. Volendo ora tradurre nella prassi societaria tale semiotica, ne deriva che il partecipare del socio, o meglio il suo essere attivo nella partecipazione, presuppone la effettiva (i.e., non ostacolante) possibilità di svolgere le attività assembleari oltre, naturalmente, la preventiva conoscenza analitica delle materie sulle quali lo stesso è chiamato ad esprimersi.

Nell'esame della corretta estrinsecazione delle modalità di convocazione dell'assemblea societaria occorre porre accento, altresì, sul momento della determinazione, a livello statutario, della categoria del veicolo di comunicazione della convocazione: vale indicare la necessità di una qualificata garanzia del risultato recettivo della stessa verso i soci, attesa la piena autonomia gestoria nella scelta del mezzo utilizzato per permettere, si badi, la dimostrazione dell'avvenuto ricevimento, non già della effettiva conoscenza dei soci.

Ebbene, in chiave di lettura della sede sociale, se si riflette sulle dinamiche assembleari all'interno delle società di capitali, si desume che l'assunzione definitiva di una deliberazione assembleare deve tenere in considerazione tutta l'ampia pluralità di soggetti portatori d'interessi che vanno, indi, a confluire nella formazione della volontà sociale; assumono, di guisa, un ruolo di primario momento la indicazione della sede sociale come luogo di adeguata convocazione, i conseguenti diritti di intervento e di partecipazione effettiva dei soci.

I profili della prassi societaria nella definizione della sede legale e di quella effettiva ovvero operativa dimostrano come l'elemento fondamentale si ritrovi nell'applicazione del concetto di conoscibilità degli atti diretti all'ente.

Nella pratica accade spesso che la sede legale coincida con lo studio professionale del soggetto (di solito commercialista) che cura il rispetto e la regolare tenuta delle scritture contabili dell'ente societario.

La diffusione della indicata prassi determina una evidente scissione tra il luogo in cui si concentra l'attività sociale, in particolare la struttura della governance della società, ed il luogo che risulta come istituzionale ai fini della pubblicità ai terzi.

Tuttavia, vale chiarire che la regolare compilazione della visura camerale della società (di persona e di capitali) vuole una completa indicazione delle sedi della società: quella legale-istituzionale e quella (o quelle) effettiva-operativa. Difatti, a voler tacere del tuziorismo della esaustiva esteriorizzazione delle sedi sociali, valga chiarire che la corretta indicazione delle sedi all'interno della pubblicità fornita dal registro delle imprese consente di raggiungere il duplice obiettivo di rendere pienamente conoscibili a creditori e terzi in generale i luoghi in cui la società opera a livello istituzionale e operativo.

In funzione della massima chiarificazione del ruolo della doppia indicazione delle sedi, legale e effettiva, preme evidenziare che la conoscenza (recte conoscibilità) delle stesse crea un principio di affidamento dei terzi nei rapporti con la società, sia in fase contrattualistica che in quella di crisi del rapporto.

Se, infatti, si analizza praticamente la vicenda, si può, correttamente, desumere che, a livello dei rapporti contrattuali che la società intesse coi terzi, la conoscenza da parte di quest'ultimi di tutte le sedi della società permette loro di intrattenere rapporti contrattuali e commerciali con i delegati, i procuratori e i direttori delle varie sedi dell'ente attraverso la previa completa lettura della visura societarie e l'evidenza dei poteri di rappresentanza dei singoli soggetti rispetto alla sede (legale e operativa).

Analogamente, a livello patologico, meglio dire di crisi della società e di impossibilità derivata di continuazione del rapporto giuridico-contrattuale tra la società e i terzi, la pubblicità delle sedi sociali consente la piena applicazione del principio di cui in precedenza, l'affidamento del terzo, attesa la possibilità del contraente di rivolgere gli opportuni atti verso le varie sedi della società sia nei confronti dell'organo di amministrazione presso la sede legale sia verso il responsabile della sede effettiva-operativa.

In sintesi, ed a modo di enunciazione di principio, ai fini dell'equiparazione di fronte ai terzi, ex art. 46 c.c., della sede effettiva della persona giuridica alla sede legale, deve intendersi per sede effettiva il luogo in cui hanno concreto svolgimento le attività amministrative e di direzione dell'ente ed ove operano i suoi organi amministrativi o i suoi dipendenti, ossia il luogo deputato o stabilmente utilizzato per l'accentramento dei rapporti interni e con i terzi, degli organi e degli uffici in vista del compimento degli affari e della propulsione dell'attività dell'ente.

A livello processuale, la notificazione alle persone giuridiche si esegue nella loro sede, mediante consegna di copia dell'atto al rappresentante o alla persona incaricata di ricevere le notificazioni o, in mancanza, ad altra persona addetta alla sede stessa ovvero al portiere dello stabile in cui è la sede. La notificazione può anche essere eseguita, a norma degli artt. 138, 139 e 141 c.p.c., alla persona fisica che rappresenta l'ente qualora nell'atto da notificare ne sia indicata la qualità e risultino specificati residenza, domicilio e dimora abituale.

Valga, tuttavia, porre in luce che l'esistenza dei requisiti indicati sopra - affinché si possa considerarsi configurata la sede effettiva - deve essere dimostrato dalla società e quindi può, di risulta, essere contestata dalla stessa, onde sostenere la nullità della notificazione eseguita nel luogo considerato.

Sulla base dei generali principi riguardanti l'onere probatorio, spetta alla società dimostrare che il luogo individuato dal notificante, anziché essere deputato o stabilmente utilizzato per l'accertamento dei rapporti interni e con i terzi degli organi ed uffici in vista del compimento degli affari e della propulsione dell'attività della società stessa, è, in realtà, il luogo in cui essa abbia un proprio stabilimento e vengano svolte altre attività inerenti l'oggetto sociale.

Quanto sopra affermato consente di riflettere, in senso pratico, su un dato della prassi.

Quando siamo di fronte a piccole società (soprattutto società di persone a base familiare) la sede legale e la sede effettiva sono, di fatto, la stessa cosa, nel senso – utilizzando maggior tecnicismo giuridico – che gli organi della società, la struttura organizzativa e la tenuta delle scritture contabili si ritrovano nel medesimo luogo ed in tale luogo si concentrano, conseguentemente, tutte le attività sociali (sia quelle sociali come lo svolgimento delle assemblee che quelle operative, vale a dire la produzione aziendale per il perseguimento dell'oggetto sociale).

All'opposto, nelle società maggiormente strutturate (di capitali e non a base meramente familiare) non solo la sede legale è scissa da quella effettiva, ma si creano più sedi (operative) al cui interno di struttura un sistema di micro governance capace di svolgere attività sociale e di rappresentanza nei confronti dei terzi. Proprio in tale ipotesi si riesce ad apprezzare la distinzione tra sede legale e sede effettiva e cogliere l'importanza della pubblicità delle sedi effettive all'interno del registro delle imprese in funzione sia dell'adeguatezza organizzativa dell'ente che, come detto, del principio di tutela ed affidamento del mercato (recte i terzi che decidono di intessere rapporti giuridici con la società).

In conclusione, e con riferimento all'attività interna, nella stessa misura in cui la sede sociale rappresenta il luogo elettivo ove procedere alla convocazione dell'assemblea, in funzione della tutela adeguata del socio a poter partecipare ed esercitare i propri diritti, il consiglio di amministrazione, il collegio sindacale e gli altri possibili consessi societari possono - e nella prassi concreta ciò avviene – riunirsi ed essere convocati presso la sede sociale quale luogo, anche in tale ipotesi, in cui gli organi societari esplicano i poteri e doveri.

Si badi, il dato positivo fondamentale in materia indica che tutti i documenti sociali devono essere tenuti presso la sede della società in funzione sia del diritto (fondamentale) di tutti i soci a poterne prendere visione all'esito della formale richiesta all'organo di amministrazione sia del dovere a carico di quest'ultimo di rendere disponibile il materiale a favore del richiedente.

Ebbene, appare di tutta evidenza come la tenuta dei libri sociale, delle scritture contabili (compreso, soprattutto, il progetto di bilancio ed il bilancio) presso la sede sociale avvantaggia tutti i soggetti all'interno dell'ente.

La sede sociale e le sedi secondarie (o operative) devono trovare corretta esteriorizzazione attraverso la formale pubblicità sul Registro delle imprese. Difatti, il dato normativo indica che un estratto dell'atto costitutivo deve essere depositato per l'iscrizione presso l'ufficio del registro delle imprese del luogo in cui la società istituisce sedi secondarie con una rappresentanza stabile, entro trenta giorni dall'istituzione delle medesime. L'estratto deve indicare l'ufficio del registro presso il quale è iscritta la società e la data dell'iscrizione.

Presso l'ufficio del registro in cui è iscritta la sede secondaria deve essere altresì depositata la firma autografa del rappresentante preposto all'esercizio della sede medesima.

L'istituzione di sedi secondarie deve essere denunciata per l'iscrizione nello stesso termine anche all'ufficio del registro del luogo dove è iscritta la società.

L'adempimento pubblicitario di cui sopra rappresenta un deposito con effetti di pubblicità-notizia e pubblicità dichiarativa al fine di rendere pubblico il dato formale e sostanziale della ubicazione sia della sede sociale (ufficiale) che delle varie ed eventuali sedi secondarie con impossibilità di utilizzazione strumentale dei circuiti finanziari ed economici per finalità illecite ed in funzione fisiologica di realizzare una maggiore trasparenza nei trasferimenti di capitali e nell'assetto proprietario di società. L'adempimento in esame è idoneo a produrre gli effetti previsti dalla norma, a determinare, in fatto e in diritto, il criterio della conoscibilità dei dati societari.

Le sedi secondarie di un'impresa non rilevano come centri autonomi di imputazione giuridica e la loro iscrizione nel registro delle imprese non è preordinata ad evidenziare una separazione rispetto alla sede centrale, bensì a rendere manifesto il vincolo organico tra l'impresa e le sue ramificazioni; pertanto, l'attività svolta dalla persona preposta all'esercizio della sede secondaria, sia sul piano sostanziale che su quello processuale, fa capo all'impresa nella sua globalità. Ne consegue che, qualora l'iniziativa processuale sia assunta, nell'ambito delle sue competenze, dal rappresentante preposto all'esercizio della sede secondaria, gli effetti si producono direttamente nei confronti dell'impresa e quest'ultima è legittimata ad impugnare direttamente la decisione emessa a conclusione del giudizio.

Pertanto, volendo adottare una prospettiva di informazione e trasparenza delle dinamiche societarie, la pubblicità iscrittiva nel registro delle imprese, nel caso di sedi legale e secondaria della società rappresenta criterio dirimente il conflitto tra l'ente e chiunque si trovi a controvertere in merito alla esistenza della sede. La funzione dello strumento pubblicitario del registro delle imprese è rendere conoscibile ai terzi che vogliano intrattenere rapporti contrattuali con l'imprenditore ogni mutazione in senso soggettivo ed oggettivo dell'impresa.

La pubblicità commerciale sta gradualmente perdendo la sua qualificazione di pubblicità prettamente personale per ampliare il suo raggio di operatività, comprendendo le vicende tutte societarie.

Sotto il profilo della prassi, vi vuole evidenziare come la filiale di una società, la quale gestisca un dato rapporto giuridico autonomamente rispetto alla sede, deve considerarsi quale domicilio del creditore ai fini dell'individuazione del luogo di adempimento delle obbligazioni e della competenza per territorio.

Normativi:

• Artt. 2295, 2298 c.c
• Artt. 2328, 2330 c.c.
• Art. 2463 c.c.
• Art. 2521 c.c.

Giurisprudenza:

• Cass. 18 marzo 2016, n. 5419
• Cass. 11 marzo 2013, n. 5945
• Cass. 18 aprile 2013, n. 9414
• Cass. 27 febbraio 2013, n. 4859