Cronotachigrafi e obblighi di tenuta documentale

Ai sensi della normativa europea, per lavoratori mobili (mobile workers) devono intendersi quelli impiegati nelle imprese di autotrasporto professionale, sia di merci che di persone, con una peculiare e specifica disciplina in materia di tempi di lavoro, che va ad aggiungersi a quella ordinaria. L'art. 1, comma 2 lett. h), D.Lgs. n. 66/2003 e ss.mm.ii. definisce “lavoratore mobile” qualsiasi lavoratore impiegato quale membro del personale viaggiante o di volo presso un'impresa che effettua servizi di trasporto passeggeri o merci sia per conto proprio che per conto di terzi su strada, per via aerea o per via navigabile, o a impianto fisso non ferroviario. Ai sensi del D.Lgs. n. 234/2007, che ha recepito la Direttiva n. 2002/15/CE, per lavoratore mobile si intende il lavoratore facente parte del personale che effettua spostamenti, compresi gli apprendisti, che è al servizio di una impresa che esegue autotrasporto di merci e di persone per conto proprio o di terzi. Il principale strumento di controllo dei tempi di guida è rappresentato dal cd. cronotachigrafo, che, nella versione digitale, ha la finalità di registrare, memorizzare, indicare, stampare e trasmettere i dati relativi alle attività del conducente, in maniera automatica, sia che il veicolo sia in marcia che in sosta. Il datore di lavoro soggiace, altresì, a precisi obblighi di conservazione e trasferimento dei suddetti dati. Un ulteriore strumento di controllo è il Libro Unico del Lavoro, che ha la funzione di documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro e rappresenta per gli organi di vigilanza lo strumento attraverso il quale verificare lo stato occupazionale dell'impresa. Esso deve, altresì, contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi (cfr. art. 39, comma 2, D.L. n. 112/2008, convertito dalla L. n. 133/2008).

Il D.Lgs. n. 66/2003 e ss.mm.ii., che contiene la normativa generale in materia di orario di lavoro, esclude dal proprio campo di applicazione i lavoratori mobili per quanto attiene ai profili di cui alla Direttiva n. 2002/15/CE. Ed in vero, la normativa generale soccorre solo laddove non provveda la normativa speciale (cfr. Regolamento CE n. 561/2006 e D.Lgs. n. 234/2007. L'orario di lavoro è definito come il periodo compreso fra l'inizio e la fine del lavoro durante il quale il lavoratore mobile è sul posto di lavoro, a disposizione del datore di lavoro ed esercita le sue funzioni o attività, ricomprendendo tutte le operazioni di autotrasporto (guida, carico, scarico, supervisione salita e discesa passeggeri, pulizia, manutenzione tecnica del veicolo, ecc.), ma anche i periodi di tempo durante il quale il lavoratore non può disporre liberamente del proprio tempo (cd. periodo di attesa). Sono esclusi dal computo dell'orario di lavoro le interruzioni della guida, i riposi intermedi e i tempi di disponibilità, ossia i periodi durante i quali il lavoratore, pur non dovendo rimanere sul posto di lavoro, deve tenersi a disposizione per rispondere ad eventuali chiamate.

La durata settimanale di lavoro dei lavoratori mobili non deve superare le 48 ore settimanali, considerate come media di 4 mesi e, comunque, non può superare le 60 ore in ogni singola settimana. Da parte degli autisti è anche necessario il rispetto dei riposi: riposo intermedio di almeno 30 minuti se il totale delle ore di lavoro è compreso tra le 6 ore e le 9; riposo intermedio di almeno 45 minuti se il totale delle ore di lavoro supera le 9 ore. In ogni caso i riposi intermedi non possono essere suddivisi in periodi inferiori ai 15 minuti.

Il D.Lgs. n. 234/2007 ha introdotto una serie di obblighi procedurali e documentali a carico del datore di lavoro, come quello concernente l'istituzione del cd. registro dell'orario di lavoro dei lavoratori mobili. Tuttavia, con l'istituzione del Libro Unico del Lavoro, gli obblighi di cui all'art. 8, comma 2, D.Lgs. n. 234/2007, riferiti alla tenuta e alla compilazione del predetto registro, sono assolti medianti le relative scritturazioni nel LUL.

Risposta n. 20, sez. C - Vademecum LUL 5 dicembre 2008

Il registro dell'orario di lavoro dei lavoratori mobili dell'autotrasporto di cui all'art. 8, commi 2 e 3, D.Lgs. n. 234/2007 non deve essere più istituito, tenuto né aggiornato a far data dal 18 agosto 2008. Gli obblighi di registrazione si assolvono con le relative scritturazioni nel Libro Unico (art. 40, comma 3, D.L. n. 112/2008). Sul piano sanzionatorio per gli obblighi di istituzione, tenuta, tempestività della registrazione, esibizione e conservazione, l'unica norma sanzionatoria di riferimento è dunque l'art. 39, D.L. n. 112/2008, mentre per quanto attiene ai contenuti delle registrazioni, l'omessa, infedele o incompleta registrazione dei dati relativi all'orario dei lavoratori mobili è sanzionato anche quando non vi è incidenza sui profili retributivi, previdenziali o fiscali, ai sensi dell'art. 9, comma 5, D.Lgs. n. 234/2007.

Prima dell'introduzione del LUL, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali specificò che era consentito adempiere all'obbligo di registrazione dell'orario di lavoro dei lavoratori mobili indicando giornalmente la presenza del lavoratore con l'annotazione della lettera “P” e procedendo mensilmente al riepilogo dell'orario effettivamente svolto (cfr. Nota 19 marzo 2008, prot. n. 4103). Con il successivo Interpello n. 63/2009, il citato Dicastero ha ribadito che, relativamente ai lavoratori mobili dell'autotrasporto e all'istituzione del previgente registro dell'orario di lavoro, continua a valere il principio già espresso nella citata nota in virtù del quale, “in considerazione della evidente difficoltà operativa di una registrazione quotidiana dell'effettivo orario complessivo svolto dal lavoratore mobile, attesa la distribuzione multiperiodale dell'orario da parte dei CCNL di settore, appare possibile procedere ad una mensilizzazione delle registrazioni che evidenzi le complessive ore di lavoro ordinario e straordinario effettuate. Ai fini dell'adempimento del suddetto obbligo, potrà essere indicata giornalmente la presenza del lavoratore (con annotazione della lettera “P”) e mensilmente il riepilogo dell'orario effettivamente svolto. Tale facoltà è comunque condizionata alla conservazione di tutta la documentazione dei cronotachigrafi analogici e digitali, ove è possibile ricavare i dati relativi al tempo di guida giornalmente effettuato dal personale autista”. Peraltro, l'utilizzo dei cronotachigrafi analogici e digitali, consente l'individuazione delle effettive ore di lavoro svolte dal singolo lavoratore mobile. Dunque, si potrà risalire ai giorni di lavoro prestati ed al numero di ore effettuate incrociando le registrazioni del LUL (con la “P” per la presenza al lavoro) con quelle del cronotachigrafo (che riporta l'esatto numero di ore di lavoro prestate).

Il termine di conservazione dei dischi cronotachigrafi è determinato dall'art. 10, par. 5, lett. a)-ii), Regolamento CE n. 561/2006, e ribadito dall'art. 33, par. 2, del Regolamento CE n. 165/2014, nella misura di almeno 12 mesi dalla data del relativo utilizzo. Il termine di conservazione del LUL è invece di 5 anni. Tenuto conto che l'obbligo di aggiornamento del LUL è mensile, ovvero quadrimestrale per le imprese di autotrasporto che applicano un orario di lavoro multiperiodale, risulta evidente che il termine di conservazione a fini probatori dei dischi cronotachigrafi rispetto all'obbligo di registrazione dei dati sul LUL è di massimo 4 mesi, con conseguente illecito amministrativo in caso di omessa o tardiva registrazione. Pertanto, l'obbligo di conservazione dei dischi cronotachigrafi previsto dalla normativa europea (almeno un anno dal loro utilizzo) non può ritenersi correlato agli obblighi di registrazione dei dati sul LUL o alla conservazione dello stesso. In buona sostanza, i termini di conservazione del LUL e dei dischi cronotachigrafi sono distinti (rispettivamente 5 anni e un anno) e non associabili ad alcun fine.

Si può, dunque, concludere, come delineato nella Lettera Circolare INL n. 1/2017, che:

• il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato per almeno 5 anni;
• la registrazione dei dati relativi all'orario di lavoro del personale mobile che ha un orario multiperiodale deve essere compiuta entro 4 mesi dallo svolgimento effettivo della prestazione medesima, onde non incorrere in una irregolarità, considerando che la registrazione differita dell'orario di lavoro è consentita qualora vengano conservati i documenti probanti l'effettivo orario di lavoro;
• i dischi cronotachigrafici debbono essere conservati per un anno in adempimento dell'obbligo di conservazione della documentazione del personale mobile previsto dalla normativa europea.