Sono ammissibili (e apribili) i file depositati nel fascicolo in formato .eml?

È dubbia l'ammissibilità del deposito nel fascicolo processuale telematico delle ricevute di consegna in formato .eml, relative alle notifiche degli atti a mezzo PEC. In un caso pratico, la parte processuale ha depositato tali file apponendovi la firma digitale Cades. Gli stessi non risultano apribili. Ho tentato con varie modalità di poterli aprire ma senza esito. Vi è una procedura particolare al riguardo per la loro apertura? Qualora non fossero stati firmati digitalmente, si sarebbero potuti aprire? Inoltre, è consentito il deposito nel PTT dei medesimi files? In caso negativo, ritengo che la prova della notifica possa essere fornita soltanto con il deposito cartaceo dell'atto notificato, della relata di notifica, del messaggio di invio e delle ricevute di consegna e di accettazione con relativa attestazione di conformità. È corretta tale conclusione?

Preliminarmente ricordiamo che il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file stesso attraverso piattaforme hardware e software. Il PDF è l'acronimo di Portable Document Format, ossia rappresenta un formato di file sviluppato per creare dei documenti informatici che consentissero di essere visualizzati allo stesso modo su diversi dispositivi elettronici, indipendentemente dalle componenti hardware e software presenti su essi. Tale formato dunque è trasversale a tali componenti e, di fatto, risulta gestibile sia da sistemi Android, che Windows, Apple ed altri, ovvero da telefoni cellulari, tablet, computer, così da essere sempre fruibile.

Per tali motivi il legislatore già da tempo ha individuato il formato PDF quale particolarmente utile ad essere utilizzato per i file che dovessero rappresentare documenti informatici; dovendo, poi, il legislatore garantire tutti i requisiti che gli articoli del CAD e del DPCM del 13 novembre 2014 prescrivono in tema di conservazione documentale e leggibilità nel tempo dei documenti informatici, al formato PDF da utilizzare nel Processo Tributario Telematico è stata aggiunto l'obbligo di corrispondenza allo standard internazionale ISO 19005, detto anche standard /A.

Il PDF/A è uno standard internazionale, sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici e garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo.

In conformità a quanto stabilito dall'art. 10, un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) esterni al file stesso, in quanto la presenza di essi potrebbe comprometterne la sicurezza divenendo porta di accesso per violazione dell'integrità originale.

Il PDF/A è anche uno dei formati presenti nell'allegato 2 delle Regole tecniche DPCM 13 novembre 2014, rispondente ai criteri di scelta ed ai requisiti di cui ai capitoli 3 e 5 dello stesso, sia perché idoneo a garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita, e sia in quanto sviluppato con l'obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali, presentando tra le principali caratteristiche:

• assenza di collegamenti esterni;

• assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.;

• assenza di contenuti crittografati.

caratteristiche che rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l'integrità e l'uniformità nel lungo periodo.

Analoga regola è stabilita, anche nel citato DPCM, per i documenti ottenuti mediante acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico o acquisizione della copia informatica di un documento analogico e, pertanto, i requisiti previsti al comma 1 dell'art. 10 per i documenti informatici contenenti il ricorso e gli altri atti processuali vengono replicati nel comma 2 per i documenti informatici allegati sotto forma di scansione in formato immagine.

È per i motivi sin qui elencati che un documento informatico in formato .eml non è utilizzabile per il corretto deposito nel fascicolo informatico, in quanto esso individua un file che, per potersi aprire e leggere, deve connettersi ad un sistema operativo esterno al S.I.Gi.T. (Microsoft Outlook) e potrebbe, quindi, diventare un punto di accesso al sistema, minandone la sicurezza.

Secondo il regolamento del Processo Tributario Telematico l'utente potrà comunque depositare un file in formato .eml, ricevendo una segnalazione di anomalia di formato ed il sistema procederà comunque all'iscrizione nel Registro Generale e contestualmente renderà disponibile nell'area riservata del sistema un messaggio contenente l'indicazione della suddetta anomalia riscontrata (codice e descrizione dell'anomalia riscontrata: F1- o F2, Formato non conforme dell'atto processuale), tuttavia, fino a quando non verrà implementata una modifica all'elenco dei formati ammessi, il S.I.Gi.T. assicurerà la completa gestione e conservazione dei file solo se questi sono nei formati indicati all'art. 10 del Direttore Generale delle Finanze del 4 agosto 2015.

Allo stato attuale, quindi, il file .eml può essere depositato, con segnalazione di anomalia, ma non aperto, perché non è ammessa la presenza di collegamenti esterni o di macro e file eseguibili.

La corretta prova della notifica è data semplicemente stampando le ricevute di accettazione e consegna, con l'apposita funzione del sistema di Posta Elettronica Certificata utilizzato, depositandone la copia digitale ottenuta mediante scansione, nei formati ammessi, e firmata digitalmente.