Il processo di dematerializzazione della nota spese e dei documenti giustificativi collegati

Recentemente, una società italiana ha presentato un interpello all'Agenzia delle Entrate con il quale sono stati chiesti dei chiarimenti in merito alla correttezza del sistema di gestione delle trasferte dei propri dipendenti. In particolare la società istante – un gruppo che occupa centinaia di dipendenti – riferiva di aver costituito un sistema di gestione delle trasferte che prevedeva la totale dematerializzazione delle note spese, nonché dei relativi documenti giustificativi.

Il dipendente della società, infatti, grazie a questo sistema, accedendo ad un portale informatico dedicato, provvede a creare la nota spese relativa alla singola trasferta e ad allegare i documenti giustificativi in formato elettronico.

Una volta creata la nota spese, questa viene controllata, archiviata e indicizzata da un soggetto terzo che ne garantisce l'autenticità, l'immodificabilità, la conservazione e la sicurezza nel tempo.

L'istante dopo aver presentato per sommi capi il sistema di gestione delle trasferte dei propri dipendenti chiedeva se lo stesso fosse idoneo a garantire gli obblighi documentali e fiscali previsti dalla normativa tributaria italiana, nonché se una volta completato il processo di conservazione digitale, fosse possibile procedere alla distruzione del documento cartaceo.

L'Agenzia delle Entrate, sul tema, ha pubblicato nel proprio sito internet la risposta n. 403 del 9 ottobre 2019.

Com'è noto, l'art. 95 TUIR disciplina la deducibilità dal reddito d'impresa delle spese per prestazioni di lavoro.

In particolare, il primo comma prevede che “Le spese per prestazioni di lavoro dipendente deducibili nella determinazione del reddito comprendono anche quelle sostenute in denaro o in natura a titolo di liberalità a favore dei lavoratori, salvo il disposto dell'art. 100, comma 1” Il terzo comma, invece, regolamenta il trattamento fiscale della deducibilità dei costi sostenuti dai dipendenti durante le trasferte, stabilendo che “Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all'estero“.

Oltre alle regole di deducibilità fiscali previste per le trasferte dei dipendenti enunciate dall'articolo suddetto, ai fini della deducibilità delle trasferte stesse vige sempre la regola che subordina la deducibilità fiscale di un costo ai requisiti di inerenza, competenza e congruità del costo stesso.

Al fine di garantire il rispetto dei requisiti suddetti, la nota spese presentata dal dipendente deve essere supportata da altri documenti giustificanti la spesa in questione, che formano a loro volta parte integrante della nota spese.

Inoltre, è importante evidenziare come il TUIR – art. 51 comma 5 - disciplini anche l'imponibilità a carico dei dipendenti delle indennità percepite per le trasferte e missioni svolte fuori dal territorio comunale.

Al fine, quindi, della rilevanza dei costi connessi alle trasferte – deducibilità in capo al datore di lavoro – nonché la non imponibilità in capo al dipendente della connessa indennità ricevuta, sarà necessario procedere alla corretta formazione della nota spese, allegando e conservando (eventualmente anche in formato elettronico) tutti i documenti probatori utili a garantire il rispetto dei requisiti previsti dalla normativa fiscale.

Il secondo comma dell'art. 2 D.M. 17 giugno 2014 sancisce che “I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità”.

Ai sensi dell'art. 3 D.P.C.M. 13 novembre 2014, inoltre, il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità quando risulta formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e quando ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

Secondo la normativa fiscale italiana, quindi, qualunque documento analogico/cartaceo a rilevanza fiscale, per poter essere dematerializzato, deve possedere le caratteristiche di cui all'art. 2 D.M. 17/6/2014. A tale “regola generale” sono soggette anche le note spese e i loro documenti giustificativi allegati. Nel caso in cui il contribuente sia in grado di garantire, anche grazie ad un servizio gestito da soggetti terzi, il rispetto dei requisiti suddetti, è sicuramente possibile procedere alla dematerializzazione del documento analogico, sostituendolo con una sua copia digitale.

L'art. 1, lettera v) D.Lgs. n .82/2005 – Codice dell'amministrazione digitale – definisce i documenti originali non unici come: “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

È importante tener presente che i giustificativi delle note spese presentati dal dipendente al proprio datore di lavoro trovano spesso corrispondenza nei libri contabili del cedente / prestatore il quale è tenuto a precisi adempimenti fiscali, soprattutto se residente in Italia.

Tale corrispondenza, tuttavia, non è sempre garantita, come ad esempio nei caso in cui i documenti giustificativi suddetti siano stati emessi da soggetti economici residenti in nazioni extra-UE, con i quali non esiste un'assistenza fiscale con l'Italia. In questi casi viene meno la possibilità, per l'amministrazione finanziaria, di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso “altre scritture o documenti in possesso di terzi”.

In questi casi, quindi, i documenti giustificativi alla base della nota spese risultano essere classificabili come “documenti originali unici”, i quali – ai sensi dell'art. 22 D.Lgs. n. 82/2005 - in ragione di esigenze di natura pubblicistica, sono soggetti all'obbligo della conservazione in formato analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

Riguardo la conservazione digitale delle note spese e dei relativi documenti probatori, l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che, ad oggi, non sussiste l'obbligo di conservazione digitale delle stesse. L'ordinamento fiscale italiano, infatti, all'art. 39 d.P.R. n. 633/1972, impone l'obbligo di conservazione elettronica esclusivamente nei confronti delle fatture elettroniche (emesse e ricevute).

Da ciò ne consegue che, fermo restando l'obbligo di conservazione, relativamente a tutti i documenti di rilevanza amministrativa e fiscale diversi dalle fatture elettroniche, il contribuente può decidere liberamente se procedere alla conservazione suddetta in forma analogica o digitale.

In conclusione, l'Agenzia delle Entrate - rifacendosi ad ampia normativa, giurisprudenza e prassi – ha confermato la possibilità, data al contribuente, di gestire e conservare alcuni documenti di rilevanza fiscale, nel caso di specie le note spese e le relative “pezze giustificative”, tramite procedimenti informatici / dematerializzati.

Per far questo, tuttavia, il contribuente deve rispettare attentamente alcune regole ben precise che l'amministrazione ha richiamato rispondendo ad un interpello posto alla sua attenzione.

Innanzitutto è necessario ricordare che la deducibilità del costo derivante dalla nota spese presentata dal dipendente deve essere verificata sulla base di quanto previsto dal TUIR (art. 95).

In particolare sarà necessario verificare la sussistenza dei requisiti di inerenza, congruità e competenza dei costi suddetti.

D'altra parte, al fine di verificare l'imponibilità o meno del rimborso a carico del lavoratore dipendente, sarà necessario attenersi a quanto previsto dal TUIR (art. 51 comma 5).

In merito, invece, al processo di dematerializzazione delle note spese e dei relativi documenti giustificativi è stato chiarito che tale procedura è consentita dal nostro ordinamento giuridico – fiscale a condizione che il documento dematerializzato possegga precise caratteristiche previste dalla legge: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Se il contribuente tenuto alla conservazione del documento in questione è in grado, anche grazie all'intervento di un soggetto terzo (es. casa software), di garantire il rispetto di tali caratteristiche, nulla vieta l'adozione di un sistema dematerializzato di gestione e conservazione delle note spese e relativi documento di supporto.

I documenti giustificativi posti alla base delle note spese, inoltre, possono rivestire la qualifica di “documenti originali non unici” oppure “documenti originali unici”.

È stato ricordato, infatti, che i giustificativi allegati alle note spese possono essere presenti anche nella contabilità dei cedenti o prestatori, se quest'ultimi sono tenuti agli adempimenti fiscali, come ad esempio nel caso in cui il cedente/prestatore risulti essere residente nel territorio italiano. In questo caso il documento giustificativo sarà un “documento originale non unico” e, data la sua natura, una volta sostituito da una sua copia correttamente dematerializzata e conservata, potrà essere distrutto. Nel caso in cui, invece, i documenti posti alla base della nota spese in questione, dovessero essere dei “documenti originali unici”, ossia dei documenti per i quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi, prima di procedere alla loro distruzione sarà necessario che un pubblico ufficiale rilasci una dichiarazione firmata di conformità all'originale, la quale dovrà poi essere allegata al documento informatico.

Infine, in merito al processo di conservazione del documento informatico creato, è stato evidenziato come non sussista l'obbligo di conservazione digitale dello stesso, lasciando alla libera discrezionalità del contribuente decidere se conservare il documento in questione in formato elettronico o analogico. Ad oggi, infatti, la conservazione elettronica risulta obbligatoria solo per quanto riguarda le fatture elettroniche. Gli altri documenti elettronici, comprese le note spese e relativi documenti giustificativi, sono esclusi da tale obbligo.

D.P.C.M. 3 dicembre 2013

Risoluzione AdE n. 96/E del 21 luglio 2017

Cassazione sentenza n. 6650 del 24/03/2006

Cassazione ord. N. 11241 del 9 maggio 2017