Covid-19: l'intervento della Consob in tema di assemblee societarie e di informativa d'impresa

Con due diversi provvedimenti, la Consob ha fornito in data 10 aprile 2020 indicazioni operative:

- in materia di modalità di svolgimento delle prossime assemblee ordinarie e straordinarie delle società quotate;

- in materia di informazioni finanziarie da rendere nei documenti di rendicontazione periodica e nei prospetti e in materia di svolgimento della revisione legale dei conti.

Si tratta, in particolare della Comunicazione n. 3/2020 del 10 aprile 2020 e del Richiamo di attenzione n. 6/2020 del 9 aprile 2020.

Come meglio analizzato nel prosieguo, la Comunicazione relativa allo svolgimento delle assemblee si è resa necessaria alla luce dell'emergenza sanitaria in corso per effetto dell'epidemia da coronavirus (Covid-19) e, in particolare, con riferimento alle disposizioni del decreto-legge "Cura Italia" del 17 marzo 2020, che ha introdotto, tra l'altro, disposizioni temporanee, volte a contemperare l'obiettivo prioritario di contrastare la diffusione dell'epidemia con le esigenze delle dinamiche d'impresa delle società quotate e l'esercizio dei diritti dei soci in assemblea.

Per quanto concerne, invece, le informazioni finanziarie da fornire nelle rendicontazioni contabili e nei prospetti informativi, il Richiamo di attenzione sollecita le società ad evidenziare con la maggiore trasparenza possibile - come richiesto dai principi contabili internazionali IAS/IFRS - gli effetti che l'emergenza sanitaria da Coronavirus potrà avere sulle attività aziendali, con riferimento sia ai bilanci al 31 dicembre 2019 in corso di approvazione sia alle successive rendicontazioni periodiche. Analogo richiamo viene rivolto ai revisori contabili per quanto riguarda la valutazione delle informazioni rese nei bilanci sugli effetti dell'epidemia. Un richiamo di attenzione è rivolto, infine, agli organi di controllo delle società quotate (collegio sindacale, nell'ambito del modello di amministrazione e controllo c.d. “tradizionale”), anche nel loro ruolo di audit committee secondo le previsioni di cui all'art. 19 del D.Lgs. 39/2010, sulla necessità di rafforzare in questo periodo le interlocuzioni con gli organi di amministrazione e lo scambio di informazioni con i revisori.

La Consob, richiamatati i contenuti del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 (“Decreto Cura Italia”, attualmente in corso di esame da parte del Parlamento per la sua conversione in legge) e contenente “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19”, evidenzia come lo stesso detti specifiche disposizioni in relazione allo svolgimento delle assemblee societarie ordinarie e straordinarie, anche allo scopo di contemperare il diritto degli azionisti alla partecipazione e al voto in assemblea con le misure di sicurezza imposte in relazione all'epidemia da COVID-19.

Come noto, il decreto-legge 18/2020 introduce deroghe alla disciplina vigente, rimuovendo limiti normativi e statutari all'utilizzo di strumenti di partecipazione a distanza all'assemblea. La Consob, tenuto conto dell'emergenza epidemiologica, nel periodo di vigenza delle misure di contenimento del COVID-19, auspica che gli emittenti con azioni quotate, come definiti dall'art. 119 del d.lgs. n. 58/98 (“TUF”), assumano iniziative per avvalersi di almeno uno degli strumenti di partecipazione e voto a distanza contemplati dall'art. 106 del Decreto Cura Italia, consentendo l'esercizio del diritto dei soci a votare nelle assemblee. Ciò importa l'osservanza delle pertinenti prescrizioni e l'adozione di appropriati accorgimenti operativi.

In particolare, con riguardo agli strumenti di partecipazione e voto a distanza, vengono in considerazione le regole previste dall'art. 127 del TUF (“Voto per corrispondenza o in via elettronica”), dall'art. 135-undecies del TUF e dalle relative norme di attuazione contenute nel Regolamento Consob n. 11971 del 14 maggio 1999 (“Regolamento Emittenti”) per:

- l'espressione del voto per corrispondenza;

- il ricorso a una o più forme di partecipazione in assemblea con mezzi elettronici;

- l'espressione del voto prima dell'assemblea mediante mezzi elettronici;

- il ricorso al rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF.

La Consob raccomanda l'attenzione degli emittenti sulle disposizioni che richiedono la riservatezza del voto fino all'inizio dello scrutinio in assemblea sia con riferimento al voto esercitato per corrispondenza e al voto espresso prima dell'assemblea ai sensi dell'art. 143-ter del Regolamento Emittenti, sia con riguardo alle deleghe con istruzioni di voto conferite dagli azionisti al rappresentante designato dalla società. La Consob sottolinea altresì che il presidente dell'organo di controllo nonché gli eventuali dipendenti e ausiliari di quest'ultimo sono responsabili, fino allo scrutinio in assemblea, della custodia e della riservatezza delle schede di voto e delle dichiarazioni di revoca, nel caso di voto per corrispondenza, ovvero della riservatezza dei dati relativi ai voti (e alle eventuali revoche), nel caso di esercizio del voto mediante mezzi elettronici prima dell'assemblea.

Per quanto attiene alle disposizioni relative al rilascio delle deleghe al rappresentante designato dalla società, viene richiamata la responsabilità di quest'ultimo di garantire la riservatezza sulle istruzioni di voto fino all'inizio dello scrutinio in assemblea, salva la possibilità di comunicare tali informazioni ai propri eventuali dipendenti e ausiliari soggetti al medesimo dovere di riservatezza.

Relativamente all'identificazione dei soggetti legittimati alla partecipazione e al voto in assemblea, la Consob richiama l'attenzione:

- sull'art. 106, comma 2, del Decreto Cura Italia che prevede che le società possono utilizzare in via esclusiva i mezzi di telecomunicazione purché sia garantita l'identificazione dei soggetti che con i predetti mezzi partecipano all'assemblea;

- sui requisiti previsti dalle società per l'identificazione dei soggetti a cui spetta il diritto di voto nel caso di voto per corrispondenza ovvero di partecipazione all'assemblea con mezzi elettronici ai sensi, rispettivamente, dell'art. 140, comma 1, e dell'art. 143-bis, comma 2, del Regolamento Emittenti.

Nelle ipotesi in cui le società prevedano la partecipazione in assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF, tutte le proposte di deliberazione su ciascun punto all'ordine del giorno devono essere pubblicate prima della stessa assemblea, in tempo utile per permettere agli azionisti di esercitare il diritto di voto attraverso la delega al rappresentante designato (in tempo utile per eventuali adeguamenti al relativo modulo di delega). Ne consegue la particolare attenzione che deve essere riservata affinché:

- che l'ordine del giorno sia formulato in modo analitico per consentire agli azionisti di votare attraverso il conferimento di deleghe al rappresentante designato su ciascuna delle materie su cui è richiesta una decisione assembleare;

- gli amministratori presentino una relazione illustrativa su ciascuna materia all'ordine del giorno, nelle ipotesi in cui non sia già previsto da altre norme di legge. Le predette relazioni dovrebbero contenere delle proposte dell'organo amministrativo su ciascuno dei punti all'ordine del giorno.

La Consob precisa che non sempre le relazioni ex art. 125-ter del TUF contengono proposte su ciascuna materia all'ordine del giorno con riguardo ad alcune scelte che la legge o lo statuto rimette all'assemblea, in quanto, tra l'altro, per prassi applicativa alcune proposte di delibera vengono presentate direttamente in assemblea dai soci (solitamente di maggioranza). Pertanto, nelle situazioni in cui sia esclusa la partecipazione diretta dei soci in assemblea, al fine di consentire la raccolta delle deleghe di voto su ciascuna materia all'ordine del giorno, viene richiamata l'attenzione:

- degli azionisti di maggioranza che intendono presentare proprie proposte di delibera sulla necessità che tali proposte siano trasmesse alla società con congruo anticipo rispetto alla data dell'assemblea o in conformità a quanto previsto dall'art. 126-bis del TUF per gli azionisti titolari di partecipazioni qualificate o al momento della presentazione delle liste, per le materie connesse al rinnovo degli organi sociali, ovvero entro il termine eventualmente indicato dalla società nell'avviso di convocazione per la presentazione di proposte individuali di delibera;

- sull'importanza che, con specifico riguardo alle assemblee di rinnovo degli organi sociali, coloro che presentano liste di candidati alla nomina di amministratori e/o sindaci indichino il candidato che intendono proporre all'assemblea come presidente dell'organo amministrativo, nell'ipotesi in cui lo statuto rimetta tale scelta all'assemblea, e/o il candidato che si intende proporre come presidente dell'organo di controllo qualora la lista dovesse risultare come “lista di minoranza” (a meno che lo statuto non contenga clausole per l'individuazione automatica del presidente dell'organo di controllo).

Con riferimento alla presentazione in assemblea di proposte individuali di delibera sulle materie all'ordine del giorno, ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del TUF, nei casi in cui sia previsto che la partecipazione avvenga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi del Decreto Cura Italia, la Consob richiama l'attenzione su:

- la circostanza che non risulta possibile la presentazione di proposte individuali direttamente in sede assembleare tramite lo stesso rappresentante designato;

- la circostanza che, qualora le società prevedano nell'avviso di convocazione un adeguato termine per la presentazione di proposte individuali di delibera sulle materie all'ordine del giorno da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, da pubblicare sul sito internet della società, tale termine sia individuato in modo tale da consentire ai soci l'esercizio del voto per delega tramite il rappresentante designato su ciascuna proposta di delibera pubblicata.

Al riguardo, la Consob evidenzia che alcune società hanno individuato come termine adeguato per la presentazione di proposte individuali di delibera sulle materie all'ordine del giorno quello di 15 giorni antecedenti la data dell'assemblea, termine mutuato da quello previsto dall'art. 126-bis, comma 2, del TUF per la pubblicazione delle proposte di delibera sulle materie all'ordine del giorno presentate da minoranze qualificate titolari di almeno un quarantesimo del capitale sociale.

Per quanto attiene al rappresentante designato dalla società ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF, l'art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia prevede che a quest'ultimo possano essere conferite deleghe e subdeleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga al comma 4 dell'art. 135-undecies del TUF e, pertanto, senza la necessità di compilare e sottoscrivere i moduli di delega (il cui contenuto è definito dal Regolamento Emittenti della Consob). La Consob precisa che:

- al rappresentante designato dalla società possono essere conferite solo deleghe con istruzioni di voto sulle singole materie all'ordine del giorno su cui l'azionista intenda votare;

- anche le deleghe o le subdeleghe ex art. 135-novies del TUF devono contenere istruzioni di voto per essere considerate efficaci.

Con specifico riguardo al diritto di porre domande prima dell'assemblea ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, si rammenta che la citata norma, come da ultimo modificata con il decreto n. 49/201910 , prevede due diversi e alternativi termini per la presentazione delle domande da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto (ossia per gli azionisti che siano tali anche alla data della c.d. record date indicata dall'art. 83-sexies, comma 2, del TUF). La scelta tra i due termini è rimessa agli emittenti e della stessa dovrà essere data notizia nell'avviso di convocazione dell'assemblea, ai sensi del citato art. 127-ter del TUF, per consentire agli azionisti di conoscerla.

Nelle ipotesi in cui le società optino per l'esercizio del voto esclusivamente tramite il rappresentante designato o il voto per corrispondenza ossia senza la partecipazione fisica dei soci in assemblea, si richiama l'attenzione delle società sui seguenti aspetti:

- il diritto di presentare domande prima dell'assemblea sulle materie all'ordine del giorno, in attuazione della direttiva sui diritti degli azionisti, è volto a consentire l'esercizio del voto in modo informato e consapevole da parte dei soggetti legittimati;

- in mancanza di un'adunanza assembleare con la partecipazione dei soci, delle risposte fornite durante lo svolgimento della stessa assemblea non potrebbe beneficiare alcun azionista.

Al fine di contemperare l'interesse della società ad avere tempo sufficiente per rispondere alle domande e quello degli azionisti di conoscere le risposte prima della scadenza del termine per conferire o revocare le deleghe al rappresentante designato, la Consob rappresenta la scelta già adottata da diverse società, di prevedere per la presentazione delle domande il termine di sette giorni di mercato aperto prima dell'assemblea previsto dall'art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF, valutando la possibilità di ridurre, anche se di poco, il termine a disposizione della società per rispondere (almeno due giorni prima dell'assemblea ai sensi dell'art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF), così da fornire tali risposte prima della scadenza del citato termine per conferire o revocare la delega.

La Consob, ulteriormente, sottolinea l'importanza del rispetto della disciplina in materia di sollecitazione di deleghe di voto di cui agli artt. 136 e seguenti del TUF, come attuata dagli artt. 135 e seguenti del Regolamento Emittenti, che resta comunque ferma anche nell'ipotesi in cui le società decidano di consentire l'intervento in assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato. In tema, al fine di garantire la completezza delle informazioni per gli azionisti sollecitati ai sensi dell'art. 143 del TUF, nelle ipotesi in cui la società abbia previsto la partecipazione all'assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato, viene richiamata l'attenzione sulla necessità di chiarire le specifiche modalità di svolgimento della sollecitazione di deleghe nell'avviso previsto dall'art. 136, comma 1, del Regolamento Emittenti, nonché nel prospetto pubblicato ai sensi del comma 3 del medesimo articolo.

Da ultimo, la Consob richiama l'attenzione delle società sulla disposizione contenuta nell'art. 83-sexies, comma 4, del TUF secondo la quale “... Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute all'emittente oltre i termini indicati nel presente comma, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione”.

Per quanto attiene all'informativa di bilancio, la Consob nel richiamo di attenzione del 9 aprile 2020 fa riferimento anzitutto ai contenuti dei public statements dell'ESMA del marzo 2020, relativi sugli impatti del COVID-19 sull'informativa finanziaria delle società quotate, contenenti raccomandazioni a cui la Consob invita gli emittenti a fare riferimento.

Ulteriormente, la Consob richiama l'attenzione dei componenti gli organi di amministrazione e di controllo e dei dirigenti preposti sulla necessità di osservare i principi che presiedono al processo di produzione dell'informativa finanziaria come di seguito illustrato.

In relazione alle rendicontazioni finanziarie, redatte dagli emittenti quotati aventi l'Italia come Stato membro d'origine e dagli emittenti strumenti finanziari diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell'art. 116 del D. Lgs. n. 58/1998 che applicano i principi contabili internazionali, l'epidemia da COVID-19 può essere considerata per la maggior parte come un evento sorto dopo la data di chiusura dell'esercizio e, in quanto tale, in conformità allo IAS 10, i correlati effetti non dovrebbero comportare rettifiche agli importi rilevati nel bilancio relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2019.

Diverse considerazioni dovranno essere effettuate nei casi in cui le conseguenze dell'epidemia rappresentano il concretizzarsi di situazioni di criticità già esistenti prima della data di riferimento del bilancio. Al riguardo, con riferimento ai “fatti intervenuti dopo la data di chiusura dell'esercizio che non comportano una rettifica”, i principi contabili internazionali richiedono di riportare nelle rendicontazioni contabili informazioni in merito all'evento e, se rilevante, una stima dei connessieffetti futuri sui valori contabili delle attività e delle passività (si veda: C. Sottoriva e A. Cerri, L'informativa di bilancio relativa ai fatti di rilievo intervenuti dopo la chiusura dell'esercizio, in questo portale).

Qualora tale stima non possa essere effettuata dovrà esserne data specifica evidenza (ai sensi del principio contabile internazionale IAS 10 paragrafo 21 e del principio contabile internazionale IAS 1 paragrafo 125).

In aggiunta, eventi sorti successivamente alla chiusura dell'esercizio possono assumere rilievo sulle stime delle previsioni future sottostanti, in particolare, alle verifiche relative alla continuità aziendale: i principi contabili internazionali chiariscono, infatti, che gli amministratori devono considerare anche eventi sorti successivamente alla data di chiusura dell'esercizio (così come previsto dal principio contabile internazionale IAS 1 paragrafo 26 e dal principio contabile internazionale IAS 10 paragrafi 15 e 16). Al riguardo la Consob richiama l'attenzione sulla corretta applicazione dei principi sopra indicati, che richiedono agli amministratori di basare le proprie valutazioni circa la sussistenza del presupposto della continuità aziendale su tutte le informazioni disponibili sul futuro, che è relativo ad almeno dodici mesi dopo la data di chiusura dell'esercizio, acquisite fino alla data di approvazione del bilancio.

Inoltre, l'attuale contesto di incertezza può assumere rilievo per le valutazioni delle attività (cd. impairment test), in particolare nei casi di utilizzo del c.d. value in use quale base per la stima del valore recuperabile.

Il principio richiede infatti che le proiezioni dei flussi finanziari utilizzate per la determinazione del valore recuperabile devono essere basate sul più recente budget/piano approvato dalla direzione aziendale nonché su presupposti ragionevoli e dimostrabili in grado di rappresentare la migliore stima delle condizioni economiche future, attese lungo la durata della vita utile delle attività, dando maggior peso alle evidenze provenienti dall'esterno (IAS 36 paragrafo 33). In particolare, considerata l'attuale situazione di incertezza, gli amministratori dovranno prestare particolare attenzione nel fornire informazioni dettagliate sugli assunti di base utilizzati per la proiezione dei flussi di cassa (IAS 36 paragrafo 134).

Ulteriormente, significativa attenzione dovrà essere prestata nello svolgimento delle analisi di sensitività, previste dal citato IAS 36, in merito ai potenziali impatti derivanti dalla pandemia sulle assunzioni sottostanti le stime effettuate. In particolare il paragrafo 33 dello IAS 36 “Riduzione di valore delle attività” richiede che un'entità basi le proiezioni dei flussi finanziari (a) su presupposti ragionevoli e dimostrabili, in grado di rappresentare la migliore stima effettuabile da parte della direzione aziendale di una serie di condizioni economiche che esisteranno lungo la restante vita utile dell'attività, dando maggior peso alle evidenze provenienti dall'esterno; (b) sul più recente budget/piano approvato dalla direzione aziendale.

Per quanto attiene invece l'informativa da fornire nella relazione sulla gestione ex art. 2428 c.c., laddove rilevante, la Consob richiama l'attenzione degli emittenti, a fornire informazioni aggiornate:

- sui rischi legati al COVID-19 che possono avere impatto sulla situazione economico-patrimoniale e finanziaria;

- sulle eventuali misure intraprese o pianificate per mitigare detti rischi;

- sui potenziali impatti che sono stati considerati per la stima dell'andamento futuro della società.

La Consob precisa che, fermi gli obblighi di comunicazione al pubblico richiesti dal Regolamento MAR, gli amministratori devono valutare se fornire in occasione delle assemblee di bilancio, qualora disponibili e rilevanti, informazioni in merito a tali impatti, aggiornate rispetto a quelle già eventualmente comunicate al mercato in occasione dell'approvazione dei dati 2019.

In aggiunta, viene richiamata l'attenzione degli amministratori a valutare attentamente, nelle rendicontazioni successive al 31 dicembre 2019, l'attualità della pianificazione industriale al fine di considerare i principali rischi correlati alla pandemia in oggetto che potrebbero precludere il raggiungimento degli obiettivi strategici e/o compromettere la continuità aziendale. Tali elementi potrebbero costituire un'indicazione che le attività iscritte in bilancio potrebbero aver subito una riduzione di valore evidenziando, pertanto, la necessità di procedere alla stima del valore recuperabile dell'attività (IAS 36 paragrafi 9 e seguenti). Specifiche valutazioni andranno, altresì, effettuate sulle altre aree di bilancio che potrebbero risultare impattate dalla emergenza epidemiologica in atto.

Sempre avuto riguardo all'informativa di bilancio, la Consob invita:

- i revisori, a prestare particolare attenzione alle procedure di revisione previste dai principi di revisione ISA che possono trovare applicazione nelle particolari circostanze createsi a seguito del COVID-19 e, in particolare, al contenuto dello Statement del 24 marzo 2020 del CEAOB nel quale vengono evidenziate le principali aree che possono essere interessate dall'impatto del COVID-19 nello svolgimento dell'attività di revisione sui bilanci chiusi al 31.12.2019 (continuità aziendale; disclosure degli effetti connessi agli “eventi successivi”; confronto con i responsabili dell'attività di governance delle società; rappresentazione degli “aspetti chiave” nella relazione di revisione);

- i componenti degli organi di controllo delle società quotate (anche nel loro ruolo di audit committee, ai sensi dell'art. 19 del D. Lgs. n. 39/2010), a: (i) rafforzare i flussi informativi con l'organo di amministrazione preposto alla redazione del progetto di bilancio; (ii) promuovere un'efficace e tempestiva comunicazione con i revisori, al fine del reciproco scambio di informazioni utili per lo svolgimento dei rispettivi compiti anche ai sensi dell'art. 150, comma 3, del TUF.

In relazione agli obblighi di comunicazione al pubblico price sensitive la Consob ribadisce come sia necessario mantenere un adeguato livello di comunicazione sugli impatti dell'epidemia sulla gestione dell'attività degli emittenti soggetti a tali obblighi di informativa, tenendo in considerazione le particolarità legate ad ogni settore di attività. Con particolare riferimento alle società assoggettate alla disciplina del Regolamento MAR, ai fini dell'individuazione delle informazioni privilegiate rilevanti per tale disciplina – relative anche alla eventuale necessità di pubblicare tempestivi profit warning – la Consob richiama le Linee Guida per la gestione delle informazioni privilegiate pubblicate nell'ottobre del 2017.