Corte d'appello di Brescia, manuale operativo sul PCT

La Corte d'appello di Brescia ha pubblicato le Linee guida sull'interpretazione delle norme tecniche e sulle prassi del Processo Civile Telematico destinate ai Magistrati, al Personale degli Uffici Giudiziari, agli Avvocati ed agli Ausiliari del Giudice.

Le linee guida sono dedicate a 6 temi centrali: Deposito telematico atti di parte; Comunicazioni telematiche di cancelleria; Accesso alle cancellerie rilascio copie e annotazioni sugli originali; Regole per la tenuta di udienza e modalità di redazione dei provvedimenti telematici; Procedure speciali; Decreto Ingiuntivo Telematico.

Ognuna di esse è sua volta articolata in paragrafi: ad. es. Il tema "Deposito telematico atti di parte" è diviso nei paragrafi: 1. Procura alle liti, 2. Modalità di redazione dell'atto telematico etc.).

Di seguito verranno esaminate alcune delle indicazioni di dettaglio fornite dalla Corte d'appello citata, con particolare riferimento a quelle di maggior interesse per chi esercita la professione forense.

Deposito telematico atti di parte

1. Procura alle liti

se cartacea va: sottoscritta dalla parte e dall'avvocato; scansionata per formare un file PDF denominato “Procura alle liti”; firmata digitalmente.

se telematica: creare la procura alle liti con un editor di testi (per esempio word); salvare la procura in formato PDF (si tratta quindi del c.d. "pdf nativo", ossia un file PDF non originato da scansione di un documento cartaceo); far firmare al cliente la procura PDF con il suo dispositivo di firma digitale; apporre sul documento così firmato la propria firma digitale (in CADES o PADES).

Essendo la procura alle liti un file separato rispetto all'atto introduttivo, è opportuno indicare: il nominativo del ricorrente/i ovvero attore/i, del resistente/i ovvero convenuto/i, l'Ufficio Giudiziario a cui ci si rivolge, l'oggetto dell'atto, oltre ai normali contenuti della procura alle liti.

2. Modalità di redazione dell'atto telematico

L'atto da depositare va: redatto in maniera sintetica; suddiviso in paragrafi o capitoli; indice degli atti possibilmente con link ipertestuale; redatto informaticamente e poi convertito in formato PDF; firmato digitalmente (così come la procura alle liti e la nota di iscrizione a ruolo); no scansione di atti cartacei.

3. Allegati

Gli allegati: sono nei formati previsti dalle specifiche tecniche; possono essere zippati; non vanno firmati digitalmente; un file separato per ogni allegato; “elenco allegati” in file separato allegato; numerazione a 2 cifre (01, 02, ecc.) e sintetica descrizione dell'oggetto; idem nell'elenco documenti in calce all'atto principale; link ipertestuali *; più invii per allegati sopra i 30MB.

4. Perfezionamento deposito telematico atti di parte

Il deposito telematico: si perfeziona quando viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC); il deposito può essere validamente effettuato nelle 24 ore; la cancelleria accetta le buste rispettando la data della RdAC (data di “Attestazione” nella finestra dell'“intervento manuale”), tranne che per le iscrizioni a ruolo; il deposito è visibile solo a seguito dell'accettazione della cancelleria; su richiesta, la cancelleria informa l'avvocato di controparte circa l'orario di deposito.

5. Deposito iscrizione a ruolo

Allegati obbligatori: nota di iscrizione a ruolo; copia per immagine della procura alle liti, ove prevista; ricevuta di pagamento telematico o scansione F23; copia dell'atto notificato.

6. Controlli delle cancellerie sugli atti depositati

L'avvocato: è opportuno depositi gli atti telematici almeno un giorno prima della scadenza.

La cancelleria: procederà all'accettazione tendenzialmente entro il giorno lavorativo successivo al deposito.

Errori: triangolo giallo: accettare sempre; pallino rosso: di norma accettare, salvo che il sistema non lo consenta; pallino nero: rifiutare sempre.

7. Contributo unificato

Pagamento telematico o con F23 (non richiede all'avvocato l'accesso in cancelleria): inserire nella busta come allegato semplice la ricevuta telematica; scannerizzare F23 ed inserirlo nella busta telematica come allegato semplice.

Pagamento con marche Lottomatica (impone all'avvocato di portare fisicamente le marche da bollo utilizzate in cancelleria, se ne sconsiglia l'utilizzo): annullare e scannerizzare le marche ed inserirle nella busta telematica come allegato semplice; inserire i numeri seriali delle marche negli appositi campi durante la formazione della busta telematica; depositare in cancelleria l'originale delle marche.

Se manca la marca per anticipazioni forfettarie: è motivo di rifiuto degli atti.

Accesso alle cancellerie rilascio copie e annotazioni sugli originali

12. Rilascio di copie dei provvedimenti digitali dei giudici

Attestazione ad hoc per l'autenticazione di: copia analogica dell'atto telematico; copia analogica di atto “misto” (analogico e telematico).

Il cancelliere: annota sui registri informatici il rilascio delle formule esecutive.

Per prevenire ogni contestazione è opportuno che, nel rilasciare la copia cartacea di provvedimenti telematici, il cancelliere, nell'ambito dei poteri conferiti ai sensi degli artt. 743 c.p.c. e s.s., apponga la seguente indicazione in calce all'atto “copia analogica autentica di provvedimento informatico, sottoscritto digitalmente dal giudice e depositato in data _______, estratta dai sistemi informatici di cancelleria”.

Nel caso di copia autentica di originale “misto” (es: ricorso ex art. 700 c.p.c. cartaceo e decreto di fissazione udienza telematico) la cancelleria rilascerà un'unica copia attestando “da pag.___ a pag.____ copia conforme all'originale cartaceo e da pag.____ a pag. ___ copia analogica autentica di provvedimento informatico, sottoscritto digitalmente dal giudice e depositato in data _______, estratta dai sistemi informatici di cancelleria".

Nel caso in cui vengano rilasciate copie con formula esecutiva, occorre annotare sui registri informatici il rilascio della formula.

13. Accesso alle cancellerie e consultazione del fascicolo telematico

L'avvocato: può interagire col PCT e consultare on line il fascicolo telematico; è invitato a limitare ai soli casi indispensabili l'accesso alla cancelleria.

La parte, i difensori, i CTU del fascicolo hanno modo di consultare on line 24 ore su 24 il proprio fascicolo telematico, con i provvedimenti digitali in esso contenuti, e avere cognizione dello stato della causa (rinvii, scioglimenti riserve ecc.), senza doversi recare in cancelleria.

Per razionalizzare i servizi di cancelleria e diminuire i tempi di attesa degli utenti è opportuno, che l'accesso alle stesse sia limitato alle sole attività per le quali l'interazione con il cancelliere è necessaria (ad esempio, richiesta copie conformi munite di formula esecutiva), e non per le richieste di informazioni che possono essere soddisfatte con la consultazione del PST o dal PDA.

14. Accesso al fascicolo informatico delle parti non ancora costituite

La parte non costituita che vuole accedere al fascicolo: deposita “richiesta di visibilità”; allega mandato alle liti.

Il difensore della parte non ancora costituita che abbia interesse alla visione degli atti ai fini di una eventuale successiva costituzione dovrà utilizzare uno specifico atto di parte depositabile telematicamente denominato “Atto Richiesta Visibilità” presente nella Consolle dell'Avvocato.

Si ricorda che la “visibilità” concessa è limitata nel tempo ed è automaticamente impostata su 4 giorni di calendario senza distinzione tra giorni feriali o festivi.

15. Annotazioni sugli originali

Integrazione originale: annotazione con associa evento; acquisizione atto: file pdf prodotto dal cancelliere firmato digitalmente al momento dell'acquisizione.

Nel caso in cui sorga la necessità di integrare un provvedimento giurisdizionale con una annotazione (es. correzione di errore materiale, concessione di provvisoria esecutorietà a d.i. in corso di causa di opposizione) è opportuno produrre un file PDF (firmato digitalmente dal cancelliere). Tale file dovrà essere acquisito al fascicolo telematico e associato al provvedimento giurisdizionale da integrare secondo le seguenti istruzioni: 1). Adattare un facsimile in word di annotazione (es. correzione errore materiale) al caso concreto - Salvare tale documento, in una apposita cartella, in PDF; 2). Aggiornare il fascicolo con “eventi particolari” annotazione - Scrivere in Argomento “correzione errore materiale” senza dimenticare di associare l'aggiornamento alla riga dello storico relativa al provvedimento corretto (cliccare in alto a destra associa evento). 3). Dallo storico del fascicolo sulla riga appena creata fare “acquisisci atto” - tipo di atto - atto in corso di causa - ok - mettere la spunta su carica da file - nuova acquisizione - selezionare il file PDF salvato - ok - firmare il documento? - Si - inserire la firma digitale – ok; 4). E' possibile acquisire al fascicolo il file PDF relativo all'annotazione anche contestualmente alla comunicazione di cancelleria.

16. Attestazione passaggio in giudicato

Certificato di passaggio in giudicato: richiesta passaggio in giudicato telematica; acquisizione atto “certificato di passaggio in giudicato” previa annotazione del rilascio; estrazione della copia conforme contenente la certificazione di passaggio in giudicato a cura del difensore.

La richiesta telematica del certificato di passaggio in giudicato della sentenza è opportuna in tutti i casi in cui le notifiche siano state effettuate in proprio dall'avvocato a mezzo PEC. Dovrà essere inoltrata come deposito “in corso di causa” (se possibile specificare “richiesta passaggio in giudicato sentenza”) all'interno del fascicolo della sentenza. L'atto principale sarà costituito dalla richiesta, l'allegato sarà costituito dal file .eml o .msg relativo alla notifica. In osservanza dell'art. 9, comma 1-bis, l. 53/1994 non è possibile depositare come allegato, quale prova dell'avvenuta notifica, copia stampata delle ricevute di notifica a mezzo PEC e dell'atto notificato accompagnate da certificazione di conformità.

Procedure speciali

25. Decreti ingiuntivi

25A. Redazione del ricorso

Il ricorso monitorio telematico va predisposto in modo da consentire, sia al giudice che alla cancelleria, l'immediata individuazione degli elementi e del contenuto del ricorso stesso.

Il ricorso deve essere in formato .pdf ottenuto da una trasformazione di documento testuale (word, odt etc), senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti.

Non è ammessa la scansione di immagini.

Deve essere predisposto ed inviato il solo ricorso, senza il decreto ingiuntivo già predisposto per la firma del Giudice.

25B. integrazione documentale

Qualora ritenuto necessario, il giudice potrà richiedere un'integrazione della documentazione al fine di emettere il provvedimento.

Per l'inoltro di tale documentazione, l'avvocato predisporrà una busta telematica da inviare nel fascicolo del decreto ingiuntivo contenente, come atto principale, l'elenco dei documenti e, come allegati, i documenti richiesti.

25.C. Istanza di correzione errore materiale di un decreto ingiuntivo telematico

Qualora si renda necessario il deposito di un'istanza di correzione di un errore materiale contenuto nel decreto ingiuntivo emesso, l'avvocato dovrà entrare nel fascicolo telematico e procedere con “istanza correzione errore materiale”.

Dovrà quindi predisporre l'istanza, come atto principale, inserirla in formato .pdf e firmare digitalmente l'atto.

25.D. Richiesta di esecutorietà ex art. 647 c.p.c.

Ai sensi dell'art. 16-bis, comma 4, d.l. 179/2012, anche la dichiarazione di esecutorietà, ai sensi dell'art. 647 c.p.c., di decreto ingiuntivo telematico deve essere depositata dal giudice in modalità telematica, previo deposito telematico della richiesta di esecutorietà, a cui va allegata la copia notificata del decreto. In particolare, dovranno essere scansionati il ricorso, il decreto e le relate di notifica complete, avendo cura di verificare la leggibilità del file allegato, una volta effettuata la scansione, con particolare riferimento alle notifiche cartacee, al fine di agevolare le verifiche da parte del Giudice.

La cancelleria provvederà ad attestare la non interposta opposizione, inserendo apposita annotazione nello storico del fascicolo.

Le richieste di esecutorietà andranno depositate dopo che sia scaduto il termine per proporre opposizione e siano decorsi ulteriori 10 giorni (40gg. dalla notifica+ 10gg. Per l'iscrizione della causa di opposizione).

Nel caso in cui la notifica del Decreto Ingiuntivo sia stata effettuata a mezzo PEC si ricorda che non è possibile produrre copia ad immagine della ricevuta di accettazione e della ricevuta di avvenuta consegna (RdAC).

25.E Procedimento di opposizione a decreto ingiuntivo

L'opponente deve depositare telematicamente, nel fascicolo monitorio, l'avviso di notificazione in proprio dell'opposizione, allegando prova dell'avvenuta notifica.

Al momento della costituzione della parte convenuta/opposta, pur essendo stata abilitata la visibilità automatica al giudice dell'opposizione del fascicolo monitorio, sarà in ogni caso opportuno il deposito del fascicolo di parte del procedimento monitorio (ricorso e documenti allegati).

Poiché il codice non prevede l'obbligatorietà della notifica della procura, è sufficiente la presenza della procura nel fascicolo telematico del monitorio, mentre non è necessario nella copia notificata. Di ciò l'ingiunto potrà averne cognizione verificando e consultando il fascicolo telematico del monitorio.

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Pertanto, si invita a verificare sempre con la cancelleria dell'ufficio giudiziario di interesse eventuali aggiornamenti.

Vi invitiamo a segnalarci eventuali modifiche ai protocolli pubblicati scrivendo a redazioneilprocessotelematico@giuffrefl.it.

*fonte: www.ilprocessotelematico.it