Il redattore “gabbato” e gli errori imprevisti

Talvolta un software di redazione atti per il Processo Civile Telematico può essere tratto in inganno in modo del tutto ingenuo e generare errori imprevisti, apparentemente incomprensibili al suo utilizzatore.

Vediamo il caso concreto, un po' romanzato ma realmente accaduto negli ultimi giorni a diversi avvocati e con software di redazione diversi.

Un avvocato procede al deposito telematico di atto un verso il Tribunale di Reggio Emilia, registro del contenzioso civile, il giorno venerdì 9 aprile 2021, che è anche l'ultimo giorno utile per il depositare nei termini.

Alle prime due ricevute di accettazione e consegna del messaggio PEC correttamente inviato, fa seguito la risposta del sistema ministeriale relativa ai controlli automatici, con il seguente esito:

• Esito dei controlli automatici: -1
• Errore Imprevisto, sono necessarie verifiche da parte dell'ufficio ricevente.

Come purtroppo spesso ancora accade, l'avvocato, leggendo il messaggio, confida nell'intervento risolutivo della cancelleria.

Per puro scrupolo l'avvocato la chiama il lunedì successivo, 12 aprile 2021 a termini oramai scaduti e dalla cancelleria riceve cortese comunicazione che le buste sono sì arrivate ma purtroppo risultano non lavorabili.

Non ho la certezza ma mi viene da supporre che le buste a cui si riferiva il cancelliere avessero l'indicazione del bollino nero che indica lo stato di errore fatale e che fossero state cercate nell'apposita sezione “Errori fatali” della sua consolle, purtroppo ancora da molti poco transitata.

La cancelleria quindi non potendo dare altre informazioni, suggerisce all'avvocato di effettuare nuovamente il deposito telematico allegando le ricevute del precedente non andato a buon fine.

L'avvocato seguendo le indicazioni fornite dalla cancelleria, procede diligentemente a produrre ed inviare un nuovo atto telematico utilizzando ovviamente lo stesso redattore usato per il primo deposito.

Purtroppo, per lui il risultato resta lo stesso, Errore Imprevisto.

L'avvocato a questo punto non sapendo cosa altro fare ricorre ad un altro redattore fornitogli da un collega ed effettua un terzo deposito che finalmente restituisce l'esito positivo dei controlli automatici.

Giustamente l'avvocato richiede l'intervento del fornitore del suo software di redazione, perché provveda ad attivare tutte le procedure di controllo e cercare di capire quale sia stata la natura del problema.

Come di norma accade in questi casi, il fornitore procede a verificare la correttezza degli elementi presenti nei due depositi effettuati, il formato degli allegati, la presenza di caratteri non ammessi nei nomi dei documenti, la presenza di firme digitali non valide o scadute, eccetera.

Tutto risulta perfettamente corretto.

Il fornitore allora cerca di ricostruire con l'avvocato i vari passaggi della compilazione dell'atto telematico per cercare di capire se vi fossero stati avvisi non notati o situazioni anomale.

Nulla viene rilevato, tutto corretto compreso il certificato di cifratura dell'ufficio giudiziario di destinazione che risultava avere come validità dal 13/04/2018 al 12/04/2021.

Bisogna tenere presente che i certificati dei singoli Uffici giudiziari (raggruppati per singolo distretto) hanno date di scadenza tra loro diverse e come tutti i certificati digitali, scadono e quindi vanno rinnovati, di norma dopo ogni tre anni.

Il Ministero provvede autonomamente e senza preavviso ad emettere ed installare tempestivamente sui propri sistemi informatici i nuovi certificati.

Gli stessi sono messi a disposizione delle software house che realizzano i redattori, tramite appositi servizi di consultazione attraverso i quali è possibile scaricarli.

Anche tramite il Portale dei Servizi telematici è possibile verificare liberamente e in qualsiasi momento la presenza e la validità di un certificato di un determinato ufficio giudiziario.

Tornando alla nostra storia, ho detto che di norma è compito dei redattori verificare preventivamente la validità o meno del certificato utilizzato per la cifratura dandone chiara evidenza all'utente e consigliandogli di avviare la funzione di aggiornamento dei certificati nel caso risulti scaduto.

Il fornitore esegue questa operazione e andando poi a verificare il certificato dell'ufficio giudiziario in questione, rileva l'esistenza di una versione aggiornata dello stesso, contenente data di inizio validità antecedente di un mese a quella del precedente certificato, dal 17/03/2021 al 06/02/2023.

Vecchio e nuovo certificato del Tribunale di Reggio Emilia:

Potrebbe essere stata questa la causa degli errori? Non vi è certezza però alcuni indizi lo fanno pensare. Allo stesso modo non ci sono informazioni utili che possano dirci con altrettanta certezza che il secondo redattore utilizzato avesse o meno i certificati aggiornati.

Come oramai molti sanno, nella meccanica del PCT il messaggio di posta creato dal software di redazione contenente tutti gli elementi del deposito compresi gli tutti allegati, prima di essere spedito a mezzo PEC, viene cifrato con la “chiave pubblica” estratta dal certificato dell'ufficio giudiziario di destinazione (CAD art. 1 Lettera s) firma digitale: un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici).

Questo processo si chiama Cifratura asincrona e genera il cosiddetto Atto.enc che sarà a sua volta l'allegato al messaggio PEC inviato al sistema ministeriale.

Nel certificato di firma digitale ci sono due chiavi una pubblica e una privata; con la prima si chiude la busta cifrandola; con la seconda in possesso del solo titolare, la si può aprire ed estrarre il contenuto.

Purtroppo, come già da tempo appurato, l'invio di un Atto.enc , cifrato con un certificato scaduto oppure ancora valido ma non più presente nel sistema ministeriale, può generare un errore FATALE nella fase dei controlli automatici, spesso indicato nei messaggi come “Errore imprevisto”.

Posso tranquillamente dire che fino a qualche tempo fa ciò non accadeva o meglio non accadeva con questa frequenza e non su tutti gli uffici giudiziari, il che mi porta a pensare che probabilmente vi era una prassi diversa per cui i certificati precedenti (anche se scaduti o non ancora scaduti) restavano installati sui cosiddetti “gestori locali” per un certo periodo di tempo.

Per concludere, anche se l'operazione può portare via qualche minuto, è sempre consigliabile aggiornare con le apposite funzionalità a messe disposizione dai vari redattori e con una certa frequenza, i certificati ministeriali e comunque farlo quando vi sono errori imprevisti che non trovano altra spiegazione apparente o nel contenuto del deposito.