Legittimità delle clausole statutarie che consentono l’intervento in assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione

La Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, con la massima n. 200, ha sancito la legittimità delle clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che attribuiscono espressamente all'organo amministrativo la facoltà di prevedere nell'avviso di convocazione che l'assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, senza indicazione di un luogo fisico di svolgimento della riunione.

Il medesimo Consiglio, con la massima I, già prima della modifica dell'art. 2370, comma 4, c.c. a seguito della riforma del diritto societario del 2003, aveva affermato la legittimità di clausole statutarie che consentissero la partecipazione alle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione purché fossero rispettati i principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento. Al riguardo il Comitato Notarile Triveneto, con la massima H.B.39, si è poi spinto oltre, ritenendo possibile prescindere anche dalla clausola statutaria, sussistendo le suddette condizioni.

Si è sempre ritenuto però che fosse, in ogni caso, necessaria la convocazione in un luogo fisico e la compresenza del Presidente dell'assemblea e del segretario o del notaio.

Successivamente, con la situazione di emergenza epidemiologica da Covid-19, il Consiglio Notarile di Milano, con la massima n. 187 (su cui si veda il precedente contributo) ha ritenuto legittimo, ove consentito dallo statuto o dalla vigente normativa, che l'intervento mediante mezzi di telecomunicazione potesse riguardare anche la totalità dei partecipanti all'assemblea, ivi compreso il presidente, ferma restando la necessaria presenza del segretario verbalizzante o del notaio nel luogo indicato nell'avviso di convocazione ai sensi dell'art. 2363 c.c.

L'art. 106 del D.L. n. 18/2020 ha poco dopo consentito lo svolgimento delle assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche in deroga ad eventuale diversa disposizione statutaria o in mancanza della stessa, senza un luogo fisico di convocazione. Tale regime emergenziale e di applicazione temporanea è stato poi più volte prorogato fino alla data del 31 luglio 2022 (con D.L. n. 228/2021, convertito con L. n. 15/2022), senza più essere poi prorogato fino alla L. n. 14/2023 che, in sede di conversione del D.L. n. 198/2022, ha nuovamente esteso l'applicazione del citato art. 106 a tutte le assemblee che saranno tenute entro il 31 luglio 2023.

Con la massima n. 200, il Consiglio Notarile di Milano ha esteso la suddetta possibilità, se espressamente prevista da una clausola statutaria, a prescindere dall'applicazione o meno della disciplina emergenziale e anche laddove manchino i presupposti per l'assemblea totalitaria.

Ciò, infatti, non sarebbe precluso né da quanto previsto dall'art. 2363, comma 1, c.c. in base al quale l'assemblea deve essere convocata nel comune ove ha sede la società, in quanto è ammessa una deroga statutaria, né dall'art. 2366, comma 1, c.c. ove è contenuto il riferimento al luogo dell'adunanza, dovendosi tale articolo interpretare in coerenza con l'evoluzione dei tempi e della legislazione, né dall'art. 2370, comma 4, c.c. che non prevede l'utilizzo dei mezzi di telecomunicazione solo come modalità aggiuntiva, lasciando quindi aperta la possibilità che tale utilizzo sia anche esclusivo.

Le attuali soluzioni tecnologiche consentono infatti il rispetto dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento, essendo maggiormente compresso il diritto del socio di partecipare ad una assemblea svolgentesi in un luogo diverso dalla sede sociale piuttosto che mediante l'utilizzo di mezzi di telecomunicazione.

Di conseguenza è reputata legittima la clausola contenente l'obbligo che l'avviso di convocazione preveda la possibilità di intervenire con tali mezzi di telecomunicazione come modalità aggiuntiva all'intervento di persona nel luogo di convocazione, lasciando così ad ogni socio la scelta sulla modalità di intervento.

Parimenti è ritenuta ammissibile la clausola statutaria attributiva all'organo amministrativo della scelta se convocare l'assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione o anche in un luogo fisico, fermo restando l'obbligo di ammettere la possibilità di intervenire mediante i suddetti mezzi.

È inoltre possibile, secondo il Consiglio Notarile di Milano, prevedere che la deroga statutaria al luogo di convocazione di cui all'art. 2363 c.c. sia ammessa solo se sia consentito l'intervento anche mediante mezzi di telecomunicazione.

Infine, con riferimento alle riunioni degli altri organi sociali, che hanno un potere-dovere di intervento e non un diritto come i soci, lo svolgimento esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione è ammissibile anche in assenza di una clausola statutaria specifica, essendo sufficiente la generica previsione di cui agli artt. 2388, comma 2, e 2404, comma 1, c.c.